Datenschutzerklärung

Entwurf – vor Veröffentlichung anwaltlich prüfen lassen. Platzhalter in [eckigen Klammern] müssen ausgefüllt werden. Stand: 27.10.2026.

1. Das Wichtigste in Kürze

Wir speichern keine Daten auf Servern. Weder deine Briefe noch Fotos, Fristen, Notizen, deinen Namen, eine E-Mail-Adresse oder ein Nutzerkonto. Letterbe hat keine Datenbank und keine Nutzerkonten. Alles, was du in Letterbe ablegst, bleibt auf deinem Gerät. Nur wenn du uns selbst schreibst, zum Beispiel per E-Mail, erhalten wir diese Nachricht (Nummer 7).

• Nur auf deinem Gerät: Briefe, Fotos, Fristen, Notizen und Einstellungen werden ausschließlich in der App auf deinem Gerät gespeichert. Wir haben keinen Zugriff darauf und keine Kopie.
• Nur der Text, nicht das Foto: Zum Lesen erkennt dein Gerät den Text des Briefes selbst. Nur dieser Text geht kurz und verschlüsselt über unseren Server an unseren KI-Dienstleister Amazon Web Services (AWS) und wird ausschließlich in Rechenzentren in der EU ausgewertet; erkannte IBAN, Kartennummern, Steuer-ID, Sozialversicherungs-, Versicherten-, Konto- und Ausweisnummern werden vorher auf deinem Gerät automatisch geschwärzt. Das Ergebnis geht direkt an dein Gerät zurück. Weder unser Server noch AWS speichern die Inhalte, und der Hersteller des KI-Modells (Anthropic) erhält sie nicht. [Erst stehen lassen, wenn im AWS-Konto Model invocation logging in allen EU-Regionen aus ist.]
• Basismodus ohne Cloud-KI: Die Auswertung über unseren Server ist freiwillig. Ohne deine Einwilligung verlässt kein Brief dein Gerät; Datum, Betrag und IBAN werden dann direkt auf dem Gerät erkannt. Auf unterstützten iPhones erstellt Apple Intelligence zusätzlich eine Kurzfassung, ebenfalls nur auf dem Gerät.
• Namensprüfung auf dem Gerät: Letterbe erfasst nur Briefe an dich oder an eine von dir eingetragene weitere Person. Ob dein Name auf dem Brief steht, prüft dein Gerät, bevor irgendetwas gesendet wird (Nummer 3).
• Übersetzen: Briefe in einer anderen Sprache übersetzt Letterbe zuerst auf deinem Gerät. Nur wenn das nicht geht und du eingewilligt hast, wird der geschwärzte Text über unseren Server von der KI übersetzt.
• Sicherungen legst du selbst an, in einem Ordner deiner Wahl (zum Beispiel auf deinem Computer oder in deinem eigenen Cloud-Speicher). Sie werden nicht an uns übertragen.
• Deine Briefe werden nicht zum Training von KI verwendet.
• Wir verkaufen keine Daten, zeigen keine Werbung und setzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein.
• Letterbe verschickt nie selbst Schreiben an Dritte und führt keine Zahlungen aus.
• Abos ohne Konto: Abos laufen über den App Store bzw. Google Play. Für die KI prüft unser Server bei jeder Anfrage den Kaufnachweis des Stores und speichert ihn nicht (Nummer 4).

2. Verantwortlicher

Pepper Media Vision
Inhaber: Reinhard Elvis Schütz
c/o POSTFLEX #PFX-554-853
Emsdettener Straße 10
48268 Greven
Deutschland
E-Mail: info@peppermediavision.de

Telefon: 0177 4330479

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt; als Ein-Personen-Unternehmen sind wir dazu nach § 38 BDSG grundsätzlich nicht verpflichtet. Bei Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter den oben genannten Kontaktdaten. [Anwaltlich prüfen: Ist wegen möglicher Gesundheitsdaten eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) nötig? Dann wäre nach § 38 Abs. 1 Satz 2 BDSG unabhängig von der Mitarbeiterzahl ein Datenschutzbeauftragter zu benennen.]

3. Was auf deinem Gerät gespeichert wird

In der App-Datenbank deines Browsers bzw. im geschützten App-Ordner deines Geräts liegen: deine Briefe (Fotos, Text und die daraus gelesenen Angaben, gegebenenfalls ihre Übersetzung und deine Bestätigung, dass ein Brief an dich bzw. die weitere Person gerichtet ist), dein Vor- und Nachname, auf Wunsch Vor- und Nachname einer weiteren Person mit Beziehung und deiner Bestätigung, dass du ihre Post verwalten darfst (jeweils mit Datum), das Datum deiner Einwilligung in die KI-Auswertung, Land, Sprache, Einstellungen, Vertrauenspersonen und das Datum deiner letzten Sicherung. Auf diese Daten haben wir keinen Zugriff. Du kannst sie unter „Mehr“ jederzeit vollständig löschen; auch beim Entfernen der App bzw. beim Löschen der Website-Daten werden sie gelöscht.

Bitte beachte: Wenn du die Sicherung deines Geräts eingeschaltet hast (iCloud-Backup bzw. Android-Sicherung in deinem Google-Konto), sind diese Daten in der App-Store-Fassung Teil dieser Sicherung, damit sie bei einem Gerätewechsel oder Defekt nicht verloren gehen. Bei Android ist diese Sicherung Ende-zu-Ende-verschlüsselt, sofern du eine Bildschirmsperre eingerichtet hast. Wir haben darauf keinen Zugriff; verantwortlich ist der jeweilige Anbieter. Sicherungen, die du in Letterbe erstellst, werden mit deinem Passwort verschlüsselt (AES-256), bevor du sie speicherst. Du entscheidest selbst, wo du sie ablegst, etwa in einem Ordner auf deinem Computer oder in deinem eigenen Cloud-Speicher; für diesen Speicherort ist der jeweilige Anbieter verantwortlich, nicht wir. Das lesbare Archiv (ZIP) ist nicht verschlüsselt; bewahre es nur an einem sicheren Ort auf. Weder Sicherungen noch Archive werden an uns übertragen.

Alltagshilfen: Haushaltskosten, Preissprünge, Steuer-Mappe, Belege und Garantien, Betrugs-Hinweise und Zählerstände berechnet Letterbe ausschließlich auf deinem Gerät aus den Angaben deiner Briefe; dafür wird nichts übertragen. Zu einem Brief speichert Letterbe auf deinem Gerät zusätzlich den erkannten Text, die Erklärung in einfacher Sprache, Warnhinweise, Rhythmus und Kündigungsfrist eines Betrags, die Art für die Steuer-Mappe sowie bei Kaufbelegen Artikel, Kaufdatum und Garantiedauer. Zähler und Ablesungen liegen ebenfalls nur auf deinem Gerät und sind Teil deiner Sicherung. Fotografierst du einen Zähler, liest dein Gerät die Zahl selbst; das Foto wird weder gespeichert noch übertragen. Die Steuer-Mappe speicherst du als ZIP-Datei an einem Ort deiner Wahl; sie ist nicht verschlüsselt.

Vorlesen: Letterbe nutzt dafür ausschließlich die auf deinem Gerät eingebaute Sprachausgabe (iPhone und iPad: Apple; Android: die auf dem Gerät installierten Stimmen; Browser: nur Stimmen, die der Browser als lokal kennzeichnet). Online-Stimmen, die Text an einen Anbieter senden würden, werden nicht verwendet. Ist keine eingebaute Stimme vorhanden, liest Letterbe nicht vor. Hast du in die KI-Auswertung eingewilligt, kann die KI den vorzulesenden Text vorher bereinigen (zum Beispiel Lesefehler, Briefkopf und Fußzeile); dafür wird der geschwärzte Text wie in Nummer 4 beschrieben übertragen.

Namensprüfung (Schutz des Briefgeheimnisses): Bei der Einrichtung trägst du deinen Vor- und Nachnamen ein; diese Angabe ist für die Nutzung von Letterbe erforderlich. Ohne sie können wir die App nicht bereitstellen, weil Letterbe nur Post an dich (und gegebenenfalls an eine weitere Person) erfassen soll. Nach jedem Scan prüft dein Gerät im erkannten Text, ob einer der eingetragenen Namen darauf steht. Das geschieht ausschließlich auf deinem Gerät und vor jeder Übertragung; dein Name wird dafür nicht gesendet. Wird kein Name gefunden, erscheint ein Datenschutzhinweis. Du kannst dann nur weitermachen, wenn du ausdrücklich bestätigst, dass der Brief an dich bzw. die weitere Person gerichtet ist; diese Bestätigung speichert Letterbe beim Brief auf deinem Gerät. Sonst wird der Brief nicht erfasst und nichts gesendet. Deinen eigenen Namen kannst du 24 Stunden nach der Einrichtung nicht mehr ändern (nur über „Alle Daten löschen“), die weitere Person höchstens alle 30 Tage. So soll verhindert werden, dass Letterbe für fremde Post genutzt wird. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der App) und lit. f (Schutz der Empfängerinnen und Empfänger fremder Post vor unbefugter Verarbeitung).

Weitere Person: Trägst du eine weitere Person ein (zum Beispiel Mutter oder Vater), speichert Letterbe auf deinem Gerät deren Vor- und Nachnamen, die Beziehung zu dir und deine Bestätigung, dass du ihre Post verwalten darfst (Einverständnis der Person oder rechtliche Vertretung, etwa Vollmacht oder Betreuung). Diese Angaben werden nicht an uns übertragen. Briefe an diese Person werden wie deine eigenen verarbeitet, mit deiner Einwilligung also auch mit der KI ausgewertet. Bitte informiere die Person darüber und gib ihr diese Datenschutzerklärung. Bei Briefen mit Gesundheitsdaten der weiteren Person brauchst du für die KI-Auswertung ihre ausdrückliche Einwilligung oder eine Vertretungsbefugnis, die das umfasst. [Anwaltlich prüfen: Rechtsgrundlage für besondere Kategorien personenbezogener Daten der weiteren Person und sonstiger Dritter in Briefen (Art. 9 DSGVO) sowie die Rollenverteilung (Nutzer als Verantwortlicher bzw. Haushaltsausnahme).]

Übersetzung auf dem Gerät: Ist ein Brief in einer anderen Sprache als die App, übersetzt Letterbe ihn in die Sprache der App und liest ihn so vor. Auf iPhone und iPad (ab iOS bzw. iPadOS 18) nutzt Letterbe dafür zuerst Apples Übersetzungsfunktion auf dem Gerät; der Text verlässt dabei dein Gerät nicht. Fehlt ein Sprachpaket, lädt dein Gerät es von Apple herunter; dabei verarbeitet Apple technische Daten wie deine IP-Adresse und die gewünschte Sprache in eigener Verantwortung, aber nicht den Brieftext. Geht das nicht, wird nur mit deiner Einwilligung über unseren Server übersetzt (Nummer 4). Die Übersetzung speichert Letterbe beim Brief auf deinem Gerät.

Apple Intelligence auf dem Gerät: Auf iPhones, die Apple Intelligence unterstützen und bei denen es eingeschaltet ist, kann Letterbe im Basismodus mit dem Sprachmodell von Apple auf dem Gerät eine Kurzfassung, die Aufgabe und eine Erklärung in einfacher Sprache erstellen. Dabei verlässt nichts dein Gerät; wir und Apple erhalten keine Inhalte. Bei Gerichts- und Rechtsschreiben nutzt Letterbe diese Funktion nicht.

4. Was beim Lesen eines Briefes übertragen wird

Hochzeit, Geburt, Umzug: Was du dort einträgst (Datum, Namen, Postleitzahl, Bundesland, neue Anschrift, weitere Empfänger mit E-Mail-Adresse), bleibt auf deinem Gerät und ist Teil deiner Sicherung. Tippst du auf „Senden über …“, gibt Letterbe das Schreiben und auf Wunsch die gescannte Urkunde an die App deiner Wahl weiter, zum Beispiel an deine Mail-App. Den Versand übernimmt diese App; Letterbe und unser Server sind daran nicht beteiligt. E-Mails sind meist nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Verlinkte Behördenseiten öffnen sich in deinem Browser; dort gelten die Datenschutzhinweise der jeweiligen Stelle.

Scannen und Texterkennung auf dem Gerät: Scannst oder fotografierst du einen Brief, nutzt die App den Dokumentenscanner und die Texterkennung deines Geräts (iPhone und iPad: Apple VisionKit und Apple Vision; Android: Google ML Kit, bereitgestellt über die Google-Play-Dienste). Bilder und Text werden dabei auf deinem Gerät verarbeitet; das Foto verlässt dein Gerät nicht. Auf Android erhebt Google nach eigenen Angaben für ML Kit technische Diagnosedaten (zum Beispiel Gerätemodell, Android-Version, App-Version, Bildgröße, Verarbeitungsdauer und Fehlercodes), nicht aber Bilder oder Texte. Diese Daten verarbeitet Google in eigener Verantwortung; wir erhalten sie nicht.

PDFs und Dateien aus anderen Apps: Wählst du eine PDF aus oder teilst du eine PDF oder ein Foto aus einer anderen App (zum Beispiel aus deinem E-Mail-Programm) mit Letterbe, öffnet die App die Datei auf deinem Gerät. Die Seiten werden wie ein Scan als Bilder gespeichert; enthält die PDF Text, liest die App ihn direkt aus der Datei, sonst mit der Texterkennung deines Geräts. Die von deinem Gerät angelegte Kopie der Datei wird danach gelöscht. Für eine Auswertung mit KI gelten dieselben Regeln wie bei einem Scan.

Schwärzen: Bevor Text dein Gerät verlässt, ersetzt die App erkannte IBAN, Kreditkartennummern, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungs- und Krankenversichertennummer sowie Konto-, Ausweis- und Passnummern automatisch durch Platzhalter. Die Originale bleiben auf deinem Gerät und werden dort nach der Auswertung wieder eingesetzt.

Übertragung: Mit deiner Einwilligung überträgt die App dann verschlüsselt (HTTPS) an unseren Server: den geschwärzten Text, Sprache, Land, das heutige Datum und die Namen deiner bisherigen Absender (damit gleiche Absender gleich geschrieben werden). Dein eigener Name wird nicht übertragen, sondern erst auf dem Gerät in Antwortentwürfe eingesetzt. Unser Server reicht diese Daten an AWS weiter und gibt das Ergebnis an dein Gerät zurück. Er speichert dabei weder den Text noch das Ergebnis und schreibt keine Inhalte in Protokolle. Aus demselben Text erstellt die KI auch die Erklärung in einfacher Sprache, Warnhinweise und Angaben wie Steuer-Art oder Kaufdatum; dafür werden keine weiteren Daten übertragen.

Übersetzen und Vorlesefassung mit KI: Ist eine Übersetzung auf dem Gerät nicht möglich, überträgt die App mit deiner Einwilligung den geschwärzten Brieftext, die erkannte Sprache des Briefes und die Sprache der App auf demselben Weg; die Übersetzung erstellt ein kleineres KI-Modell von Anthropic (Claude Haiku) über Amazon Bedrock in der EU. Für die Vorlesefassung (Nummer 3) wird nur der geschwärzte Text und die Sprache übertragen. Auch hier wird nichts gespeichert.

Antwortentwurf mit KI ändern: Bittest du die KI, einen Antwortentwurf zu ändern (zum Beispiel „kürzer“ oder eine eigene Anweisung), überträgt die App mit deiner Einwilligung den Entwurf, deine Anweisung und Absender, Betreff und Kurzfassung des Briefes auf demselben Weg. Erkannte sensible Nummern sind automatisch geschwärzt, statt deines Namens wird ein Platzhalter übertragen. Die neue Fassung erstellt Claude Haiku über Amazon Bedrock in der EU; gespeichert wird nichts. Auch das gehört zu deiner Einwilligung in die KI-Funktionen.

Wer die Inhalte sieht: Die übermittelten Texte werden automatisch verarbeitet. Wir sehen sie nicht ein und können sie mangels Speicherung auch später nicht einsehen.

Ausnahme Foto: Ist auf deinem Gerät keine Texterkennung möglich (zum Beispiel in einem Browser), fragt die App jedes Mal vorher. Nur wenn du dann „Foto senden“ wählst, wird das Foto auf demselben Weg übertragen; ein Schwärzen ist dabei nicht möglich. Wählst du „Selbst eintragen“, verlässt nichts dein Gerät.

Basismodus ohne KI: Die Einwilligung ist freiwillig. Ohne sie überträgt die App keine Briefe; Datum, Betrag, IBAN und Aktenzeichen werden nur auf deinem Gerät nach festen Regeln erkannt, den Rest trägst du selbst ein. Fragen an die Post sind dann nicht möglich.

Stellst du eine Frage an deine Post, werden die Frage und eine Kurzfassung deiner abgelegten Briefe übertragen (Absender, Titel, Art, Betrag, Datum, Status, Aufgabe, Zusammenfassung, Aktenzeichen, Eingangsdatum), aber keine Fotos, keine IBAN und keine Antwortentwürfe.

Briefe können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, etwa Gesundheitsdaten, und Daten anderer Personen nennen.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von dir gewünschten Funktion) und, für besondere Kategorien personenbezogener Daten, deine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die du bei der Einrichtung oder später unter „Mehr“ gibst (Art. 7 DSGVO; Letterbe speichert dazu das Datum auf deinem Gerät). Die Einwilligung umfasst die Auswertung, Fragen an deine Post, die Vorlesefassung und die Übersetzung mit KI. Du kannst sie unter „Mehr“ jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, so einfach, wie du sie erteilt hast; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Danach arbeitet Letterbe im Basismodus und überträgt keine Briefe mehr. Für Daten anderer Personen in deinen Briefen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, dir deinen Brief verständlich zu machen).

Prüfung deines Abos: Damit nur Abonnentinnen und Abonnenten die KI nutzen, sendet die App bei jeder Auswertung und jeder Frage zusätzlich den Kaufnachweis deines Abos mit. Im App Store ist das die von Apple signierte Transaktion (sie enthält unter anderem App, Produkt, Kauf- und Ablaufdatum sowie eine Transaktionsnummer, aber keinen Namen, keine Apple-ID und keine Zahlungsdaten); bei Google Play ist es das Kauf-Token. Unser Server prüft die Signatur von Apple bzw. fragt mit dem Token bei Google den Stand des Abos ab (Google Play Developer API). Wir speichern den Nachweis nicht, protokollieren ihn nicht und legen kein Konto an. Im Arbeitsspeicher hält der Server nur einen unumkehrbar verschlüsselten Wert (Hash), um die Zahl der Anfragen je Abo und Tag bzw. Monat zu begrenzen, sowie bei Google das Prüfergebnis für höchstens 10 Minuten. Auf deinem Gerät speichert Letterbe die Zahl der KI-Auswertungen im laufenden Monat; welches Abo aktiv ist, erfährt die App vom Store. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Abovertrags) und lit. f (Schutz vor Missbrauch).

5. Technische Daten beim Aufruf

Beim Laden der App und bei jeder Auswertung verarbeitet unser Server technisch notwendig deine IP-Adresse. Wir nutzen sie nur im Arbeitsspeicher, unumkehrbar verschlüsselt (Hash), um Missbrauch zu begrenzen (Anzahl der Auswertungen pro Stunde und Tag). Sie wird weder gespeichert noch protokolliert und nach etwa 24 Stunden verworfen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen sind auf unserem Server und beim Hoster abgeschaltet. [Nur so stehen lassen, wenn es beim Hoster tatsächlich abgeschaltet ist; sonst Umfang und Dauer eintragen.]

6. Cookies und Speicher auf deinem Gerät

Letterbe setzt keine Cookies und keine Werbe- oder Analyse-Kennungen. Die App speichert die in Nummer 3 genannten Daten in der Datenbank deines Browsers bzw. Geräts sowie die App-Dateien für die Nutzung ohne Internet und liest sie dort wieder aus. Das ist für die von dir gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung dafür ist nicht nötig.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Hosting: [Anbieter, Standort Rechenzentrum, z. B. Deutschland] – Betrieb des Servers. Dort werden keine Briefe und keine sonstigen Nutzerdaten gespeichert.
• KI-Auswertung: Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg (Dienst „Amazon Bedrock“) – liest die übermittelten Briefe und Fragen mit einem KI-Modell von Anthropic (Claude). Die Verarbeitung findet ausschließlich in Rechenzentren in der EU statt: über ein EU-Inferenzprofil mit Zugang über die Region Frankfurt (eu-central-1); je nach Auslastung verarbeitet AWS die Anfragen in verschiedenen EU-Regionen. AWS speichert Eingaben und Ergebnisse nach eigenen Angaben nicht und nutzt sie nicht zum Training; die Protokollierung von Modellaufrufen ist in unserem Konto nicht eingeschaltet. An Anthropic gibt AWS die Inhalte nicht weiter. AWS gehört zu einem US-Konzern; für den Fall eines Zugriffs aus einem Drittland ist die Amazon-Gruppe nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, zusätzlich gelten Standardvertragsklauseln. [Angaben mit dem AWS-Vertrag (AWS GDPR DPA) abgleichen.]
• E-Mail: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland; eingehende E-Mails werden an ein Postfach bei Google Ireland Limited (Gmail) weitergeleitet – wenn du uns schreibst.
• KI-Modell: Die Modelle Claude (Auswertung) und Claude Haiku (Fragen an deine Post, Vorlesefassung, Übersetzung und Neufassung von Antwortentwürfen) stammen von Anthropic PBC, USA. Anthropic stellt die Modelle über Amazon Bedrock bereit, erhält aber weder deine Inhalte noch andere Daten von dir und ist daher kein Empfänger.
• Prüfung von Abos aus Google Play: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Unser Server übermittelt nur das Kauf-Token an die Google Play Developer API und erhält den Stand des Abos zurück. Google kennt dein Abo bereits als Anbieter von Google Play. [Rolle von Google (eigene Verantwortung oder Auftragsverarbeitung) anwaltlich einordnen.]

Mit den Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Andere Empfänger gibt es nicht. [Prüfen: Auftragsverarbeitungsverträge mit Hoster und E-Mail-Anbieter tatsächlich abgeschlossen; AWS GDPR DPA gilt über die AWS-Dienstbedingungen.]

Feedback und Meldungen: Gibst du in der App Feedback oder meldest du ein KI-Ergebnis, öffnet Letterbe deine eigene E-Mail-App mit einem vorbereiteten Text; ob und was du sendest, entscheidest du dort. Die Meldung enthält nur den Grund, deine optionale Beschreibung und die App-Version, keine Briefinhalte. Auf deinem Gerät speichert Letterbe nur, wann du zuletzt Feedback gegeben hast, und blendet gemeldete KI-Ergebnisse aus. Unser Server ist daran nicht beteiligt. Bewertest du Letterbe öffentlich im App Store oder bei Google Play, verarbeiten Apple bzw. Google die Bewertung in eigener Verantwortung.

Wenn du uns schreibst: Meldest du uns ein Problem mit einem Entwurf, stellst du eine Frage oder widerrufst du einen Kauf, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, deinen Namen (falls angegeben) und den Inhalt deiner Nachricht, um zu antworten bzw. den Widerruf zu bearbeiten. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, beim Widerruf zusätzlich lit. c (gesetzliche Pflicht zur Eingangsbestätigung). Wir löschen die Nachricht, wenn sie erledigt ist, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Schicke uns bitte keine Briefinhalte, die du nicht teilen möchtest.

App Store und Google Play: Lädst du Letterbe herunter oder kaufst du etwas in der App, verarbeiten Apple bzw. Google deine Konto- und Zahlungsdaten in eigener Verantwortung. Wir erhalten keine Zahlungsdaten. Hast du in den Einstellungen deines Geräts erlaubt, Absturzberichte mit App-Entwicklern zu teilen, stellen Apple bzw. Google uns solche technischen Berichte ohne Briefinhalte zur Verfügung. Letterbe selbst enthält kein Analyse- oder Absturzwerkzeug.

Was du selbst weitergibst: Wenn du eine Frist in deinen Kalender überträgst, einen Antwortentwurf teilst oder eine Datei speicherst, entscheidest du selbst, wohin diese Daten gehen. Kalendereinträge von Letterbe enthalten nur die Art der Frist und den Absender, keine Beträge und keine Inhalte. Wird dein Kalender mit einem Cloud-Dienst abgeglichen, ist dieser dafür verantwortlich. In der App für iPhone, iPad und Android trägt Letterbe Fristen nach deiner Erlaubnis direkt in den Kalender deines Geräts ein. Auf iPhone und iPad (ab iOS bzw. iPadOS 17) genügt dafür das Recht „Nur Hinzufügen“; Letterbe liest deinen Kalender nicht. Auf Android umfasst die Kalender-Berechtigung technisch auch das Lesen; Letterbe ermittelt damit nur, in welchen Kalender es schreiben darf, und überträgt nichts. Die Erlaubnis kannst du in den Einstellungen deines Geräts jederzeit widerrufen.

8. Sicherheit

Alle Verbindungen sind per HTTPS verschlüsselt. Die App lädt keine Inhalte von fremden Servern und darf technisch nur mit unserem eigenen Server sprechen (Content-Security-Policy). Unser Server hat keine Datenbank und speichert keine Briefe. Sicherungsdateien werden mit deinem Passwort verschlüsselt (PBKDF2 und AES-256-GCM). Schütze dein Gerät mit einer Bildschirmsperre, denn wer dein entsperrtes Gerät nutzt, kann auch Letterbe öffnen. In der App für iPhone, iPad und Android kannst du Letterbe zusätzlich mit Face ID, Fingerabdruck oder dem Code deines Geräts sperren. Die Prüfung übernimmt das Betriebssystem deines Geräts; Letterbe erhält nur die Antwort „bestätigt“ oder „nicht bestätigt“, niemals biometrische Daten. Auf iPhone und iPad sind die Dateien von Letterbe zusätzlich so gespeichert, dass sie nur bei entsperrtem Gerät lesbar sind.

9. Speicherdauer

• Auf deinem Gerät: bis du die Daten in Letterbe löschst, die App entfernst oder die Website-Daten löschst. Das gilt auch für deinen Namen, die Angaben zur weiteren Person (bis du sie entfernst) und die Bestätigungen zu einzelnen Briefen (bis du den Brief löschst).
• Auf unserem Server: keine Speicherung, keine Datenbank, keine Nutzerkonten. Briefe und Fragen werden nur während der Auswertung (wenige Sekunden) im Arbeitsspeicher gehalten und danach verworfen.
• Gehashte IP-Adressen für den Missbrauchsschutz: etwa 24 Stunden im Arbeitsspeicher, bei einem Neustart des Servers sofort gelöscht.
• Kaufnachweis deines Abos: keine Speicherung. Gehashter Wert für die Grenzen je Abo: bis Tages- bzw. Monatsende im Arbeitsspeicher; Prüfergebnis von Google: höchstens 10 Minuten im Arbeitsspeicher.
• Bei AWS: keine Speicherung der Inhalte (siehe Nummer 7).
• E-Mails an uns: bis zur Erledigung, darüber hinaus nur bei gesetzlicher Aufbewahrungspflicht.

10. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Da deine Briefe nur auf deinem Gerät liegen, kannst du sie dort selbst einsehen, ändern, als Sicherung oder Tabelle exportieren und löschen. Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Auf unserem Server liegen keine Daten von dir, die wir beauskunften oder löschen könnten; für E-Mails an uns erfüllen wir deine Rechte selbstverständlich.

Widerspruchsrecht: Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Fragen beantworten wir unter info@peppermediavision.de. Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der Behörde deines Wohnorts oder bei der für uns zuständigen: Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland, Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken.

11. Künstliche Intelligenz und keine automatisierten Entscheidungen

Letterbe ist eine KI-Anwendung. Auswertungen, Zusammenfassungen, Erklärungen in einfacher Sprache, Antwortentwürfe, Antworten auf Fragen, Vorlesefassungen und Übersetzungen werden von einer KI erstellt (mit Einwilligung: Claude bzw. Claude Haiku von Anthropic über Amazon Bedrock; im Basismodus auf unterstützten iPhones: Apple Intelligence auf dem Gerät). Sie können falsch oder unvollständig sein; KI-Ergebnisse kannst du in der App melden. Maßgeblich ist immer das Originalschreiben.

Die KI macht Vorschläge (Frist, Betrag, Antwortentwurf). Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung trifft Letterbe nicht (Art. 22 DSGVO): Du prüfst und handelst selbst.

12. Alter

Letterbe richtet sich an Personen ab 18 Jahren.

13. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Über wesentliche Änderungen informieren wir dich in der App.

Privacy policy

Draft – to be reviewed by a lawyer before publication. Placeholders in [square brackets] must be filled in. Last updated: 27 Oct 2026. Depending on the country, further local requirements may apply.

Language versions: This translation is meant to inform you clearly and in plain language in your own language (Art. 12 GDPR). In case of discrepancies the German version prevails; your rights as a data subject are not affected.

1. Summary

We do not store any data on servers. Neither your letters nor photos, deadlines, notes, your name, an email address or a user account. Letterbe has no database and no user accounts. Everything you file in Letterbe stays on your device. Only if you write to us yourself, for example by email, do we receive that message (section 7).

• Only on your device: letters, photos, deadlines, notes and settings are stored only in the app on your device. We have no access to them and no copy.
• Only the text, not the photo: To read a letter, your device recognises its text itself. Only this text is sent briefly and encrypted via our server to our AI service provider Amazon Web Services (AWS) and is analysed exclusively in data centres in the EU; detected IBANs, card numbers, tax ID, social security, health insurance, account and ID document numbers are automatically blacked out on your device beforehand. The result goes straight back to your device. Neither our server nor AWS stores the content, and the maker of the AI model (Anthropic) does not receive it. [Keep only once model invocation logging is switched off in all EU regions in the AWS account.]
• Basic mode without cloud AI: Analysis via our server is optional. Without your consent no letter leaves your device; date, amount and IBAN are then recognised directly on the device. On supported iPhones, Apple Intelligence also creates a summary, likewise only on the device.
• Name check on the device: Letterbe only captures letters addressed to you or to one other person you have entered. Your device checks whether your name is on the letter before anything is sent (section 3).
• Translation: Letterbe first translates letters in another language on your device. Only if that is not possible and you have consented is the blacked-out text translated by the AI via our server.
• Backups are created by you, in a folder of your choice (for example on your computer or in your own cloud storage). They are not sent to us.
• Your letters are not used to train AI.
• We do not sell data, show ads or use analytics or tracking tools.
• Letterbe never sends letters to third parties by itself and never makes payments.
• Subscriptions without an account: Subscriptions run through the App Store or Google Play. For the AI, our server checks the store’s proof of purchase with each request and does not store it (section 4).

2. Controller

Pepper Media Vision
Owner: Reinhard Elvis Schütz
c/o POSTFLEX #PFX-554-853
Emsdettener Straße 10
48268 Greven
Germany
Email: info@peppermediavision.de

Phone: +49 177 4330479

We have not appointed a data protection officer; as a one-person business we are generally not obliged to do so under § 38 BDSG. For data protection questions, please use the contact details above. [Lawyer to check: is a data protection impact assessment (Art. 35 GDPR) required because of possible health data? If so, § 38(1) sentence 2 BDSG requires a DPO regardless of headcount.]

3. What is stored on your device

The app database of your browser or the protected app folder on your device holds: your letters (photos, text and the details read from them, where applicable their translation and your confirmation that a letter is addressed to you or the other person), your first and last name, if you wish the first and last name of one other person with the relationship and your confirmation that you may manage their mail (each with a date), the date of your consent to the AI analysis, country, language, settings, trusted people and the date of your last backup. We have no access to this data. You can delete it completely at any time under “More”; removing the app or clearing the website data also deletes it.

Please note: if you have switched on your device backup (iCloud Backup or Android backup in your Google account), this data is part of that backup in the app store version, so that it is not lost if you change or damage your device. On Android this backup is end-to-end encrypted if you have set a screen lock. We have no access to it; the respective provider is responsible. Backups you create in Letterbe are encrypted with your password (AES-256) before you save them. You decide where to keep them, for example in a folder on your computer or in your own cloud storage; the respective provider is responsible for that location, not us. The readable archive (ZIP) is not encrypted; keep it only in a safe place. Neither backups nor archives are sent to us.

Everyday tools: Letterbe calculates household costs, price increases, the tax folder, receipts and guarantees, scam hints and meter readings exclusively on your device from the details of your letters; nothing is transmitted for this. For each letter, Letterbe additionally stores on your device the recognised text, the plain-language explanation, warnings, the frequency and cancellation deadline of an amount, the type for the tax folder and, for purchase receipts, the item, purchase date and guarantee period. Meters and readings are also stored only on your device and are part of your backup. If you photograph a meter, your device reads the number itself; the photo is neither stored nor transmitted. You save the tax folder as a ZIP file in a place of your choice; it is not encrypted.

Reading aloud: Letterbe uses only the speech output built into your device (iPhone and iPad: Apple; Android: the voices installed on the device; browser: only voices that the browser marks as local). Online voices that would send text to a provider are not used. If no built-in voice is available, Letterbe does not read aloud. If you have consented to the AI analysis, the AI may first clean up the text to be read aloud (for example reading errors, letterhead and footer); for this the blacked-out text is transmitted as described in section 4.

Name check (protecting the secrecy of correspondence): During setup you enter your first and last name; this is required to use Letterbe. Without it we cannot provide the app, because Letterbe is meant to capture only mail addressed to you (and, where applicable, one other person). After each scan, your device checks the recognised text for one of the entered names. This happens only on your device and before any transmission; your name is not sent for this. If no name is found, a privacy notice appears. You can only continue if you expressly confirm that the letter is addressed to you or the other person; Letterbe stores this confirmation with the letter on your device. Otherwise the letter is not captured and nothing is sent. You can no longer change your own name 24 hours after setup (only via “Delete all data”), and the other person at most every 30 days. This is to prevent Letterbe from being used for other people’s mail. Legal bases: Art. 6(1)(b) GDPR (providing the app) and (f) (protecting recipients of other people’s mail from unauthorised processing).

Other person: If you add another person (for example your mother or father), Letterbe stores on your device their first and last name, their relationship to you and your confirmation that you may manage their mail (the person’s consent or legal representation, such as a power of attorney or court-appointed carer). This information is not sent to us. Letters to this person are processed like your own, so with your consent they are also analysed by the AI. Please inform the person about this and give them this privacy policy. For letters containing health data of the other person, you need their explicit consent or a power of representation covering this for the AI analysis. [Lawyer to check: legal basis for special categories of personal data of the other person and other third parties in letters (Art. 9 GDPR) and the allocation of roles (user as controller or household exemption).]

Translation on the device: If a letter is in a language other than the app language, Letterbe translates it into the app language and reads it aloud that way. On iPhone and iPad (iOS or iPadOS 18 and later), Letterbe first uses Apple’s on-device translation; the text does not leave your device. If a language pack is missing, your device downloads it from Apple; Apple processes technical data such as your IP address and the requested language under its own responsibility, but not the letter text. If that is not possible, translation via our server only happens with your consent (section 4). Letterbe stores the translation with the letter on your device.

Apple Intelligence on the device: On iPhones that support Apple Intelligence and have it switched on, Letterbe can use Apple’s on-device language model in basic mode to create a summary, the task and a plain-language explanation. Nothing leaves your device; neither we nor Apple receive any content. Letterbe does not use this function for court and legal letters.

4. What is transmitted when a letter is read

Wedding, birth, moving: What you enter there (date, names, postcode, federal state, new address, further recipients with email address) stays on your device and is part of your backup. When you tap “Send via …”, Letterbe passes the letter and, if you wish, the scanned certificate to the app of your choice, for example your mail app. That app does the sending; Letterbe and our server are not involved. Emails are usually not end-to-end encrypted. Linked official websites open in your browser; the privacy notices of the respective office apply there.

Scanning and text recognition on the device: When you scan or photograph a letter, the app uses your device’s document scanner and text recognition (iPhone and iPad: Apple VisionKit and Apple Vision; Android: Google ML Kit, provided through Google Play services). Images and text are processed on your device; the photo does not leave your device. On Android, Google states that it collects technical diagnostic data for ML Kit (for example device model, Android version, app version, image size, processing time and error codes), but not images or text. Google processes this data under its own responsibility; we do not receive it.

PDFs and files from other apps: If you choose a PDF or share a PDF or photo from another app (for example your email app) with Letterbe, the app opens the file on your device. The pages are stored as images, just like a scan; if the PDF contains text, the app reads it directly from the file, otherwise with your device’s text recognition. The copy of the file created by your device is then deleted. The same rules as for a scan apply to an analysis with AI.

Blacking out: Before text leaves your device, the app automatically replaces detected IBANs, credit card numbers, tax identification number, social security and health insurance numbers as well as account, ID card and passport numbers with placeholders. The originals stay on your device and are put back there after the analysis.

Transmission: With your consent, the app then sends to our server, encrypted (HTTPS): the blacked-out text, language, country, today’s date and the names of your previous senders (so that the same sender is written the same way). Your own name is not transmitted; it is only inserted into reply drafts on your device. Our server passes this data to AWS and returns the result to your device. It stores neither the text nor the result and writes no content to logs. From the same text, the AI also creates the plain-language explanation, warnings and details such as the tax type or purchase date; no further data is transmitted for this.

Translation and read-aloud version with AI: If translation on the device is not possible, the app, with your consent, sends the blacked-out letter text, the recognised language of the letter and the app language the same way; the translation is created by a smaller AI model by Anthropic (Claude Haiku) via Amazon Bedrock in the EU. For the read-aloud version (section 3), only the blacked-out text and the language are sent. Nothing is stored here either.

Changing a reply draft with AI: If you ask the AI to change a reply draft (for example “shorter” or your own instruction), the app, with your consent, sends the draft, your instruction and the sender, subject and summary of the letter the same way. Detected sensitive numbers are automatically blacked out and a placeholder is sent instead of your name. The new version is created by Claude Haiku via Amazon Bedrock in the EU; nothing is stored. This is also covered by your consent to the AI features.

Who sees the content: The transmitted texts are processed automatically. We do not look at them and, as nothing is stored, cannot do so later.

Exception photo: If text recognition is not possible on your device (for example in a browser), the app asks you every time beforehand. Only if you then choose “Send photo” is the photo transmitted the same way; blacking out is not possible in that case. If you choose “Fill in myself”, nothing leaves your device.

Basic mode without AI: Consent is optional. Without it the app transmits no letters; date, amount, IBAN and reference are recognised only on your device using fixed rules, and you fill in the rest yourself. Questions about your mail are then not possible.

If you ask a question about your mail, the question and a short version of your filed letters are sent (sender, title, type, amount, date, status, task, summary, reference, date received), but no photos, no IBAN and no reply drafts.

Letters may contain special categories of personal data, such as health data, and mention other people.

Legal bases: Art. 6(1)(b) GDPR (providing the function you requested) and, for special categories of personal data, your explicit consent under Art. 9(2)(a) GDPR, which you give during setup or later under “More” (Art. 7 GDPR; Letterbe stores the date on your device). The consent covers the analysis, questions about your mail, the read-aloud version and translation with AI. You can withdraw it at any time under “More” with effect for the future, as easily as you gave it; processing up to then remains lawful. Letterbe then works in basic mode and no longer transmits letters. For data of other people in your letters: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in making your letter understandable to you).

Checking your subscription: So that only subscribers use the AI, the app also sends the proof of purchase of your subscription with every analysis and every question. In the App Store this is the transaction signed by Apple (it contains, among other things, the app, product, purchase and expiry date and a transaction number, but no name, no Apple ID and no payment data); in Google Play it is the purchase token. Our server checks Apple’s signature or uses the token to ask Google for the status of the subscription (Google Play Developer API). We do not store or log the proof and create no account. In memory, the server only keeps an irreversibly encrypted value (hash) to limit the number of requests per subscription and day or month and, for Google, the result of the check for at most 10 minutes. On your device, Letterbe stores the number of AI analyses in the current month; the app learns from the store which subscription is active. Legal bases: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of the subscription contract) and (f) (abuse prevention).

5. Technical data when using the app

When the app loads and for each analysis, our server necessarily processes your IP address. We only use it in memory, irreversibly hashed, to limit abuse (number of analyses per hour and day). It is neither stored nor logged and is discarded after about 24 hours. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR. Access logs with IP addresses are switched off on our server and at the host. [Keep only if this is actually switched off at the host; otherwise state scope and duration.]

6. Cookies and on-device storage

Letterbe sets no cookies and uses no advertising or analytics identifiers. The app stores the data listed in section 3 in the database of your browser or device, plus the app files for offline use, and reads them back from there. This is strictly necessary for the function you requested (§ 25(2) no. 2 TDDDG); no consent is required for it.

7. Recipients and processors

• Hosting: [provider, data centre location] – running the server. No letters and no other user data are stored there.
• AI analysis: Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg (service “Amazon Bedrock”) – reads the transmitted letters and questions with an AI model by Anthropic (Claude). Processing takes place exclusively in data centres in the EU: via an EU inference profile, accessed through the Frankfurt region (eu-central-1); depending on load, AWS processes requests in different EU regions. According to AWS, it does not store inputs or outputs and does not use them for training; model invocation logging is not switched on in our account. AWS does not pass the content on to Anthropic. AWS belongs to a US group; in case of access from a third country, the Amazon group is certified under the EU-US Data Privacy Framework, and Standard Contractual Clauses also apply. [Check against the AWS contract (AWS GDPR DPA).]
• Email: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Germany; incoming emails are forwarded to a mailbox at Google Ireland Limited (Gmail) – when you write to us.
• AI model: The models Claude (analysis) and Claude Haiku (questions about your mail, read-aloud version, translation and rewriting reply drafts) are made by Anthropic PBC, USA. Anthropic provides the models via Amazon Bedrock but receives neither your content nor any other data from you and is therefore not a recipient.
• Checking Google Play subscriptions: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland. Our server only sends the purchase token to the Google Play Developer API and receives the status of the subscription. Google already knows your subscription as the provider of Google Play. [Lawyer to classify Google’s role (independent controller or processor).]

Data processing agreements under Art. 28 GDPR are in place with the processors. There are no other recipients. [Check: processing agreements with host and email provider actually concluded; the AWS GDPR DPA applies via the AWS Service Terms.]

Feedback and reports: If you give feedback in the app or report an AI result, Letterbe opens your own email app with a prepared text; you decide there whether and what you send. A report only contains the reason, your optional description and the app version, no letter contents. On your device, Letterbe only stores when you last gave feedback and hides reported AI results. Our server is not involved. If you rate Letterbe publicly on the App Store or Google Play, Apple or Google process the rating under their own responsibility.

When you write to us: If you report a problem with a draft, ask a question or withdraw from a purchase, we process your email address, your name (if given) and the content of your message in order to reply or to handle the withdrawal. Legal bases: Art. 6(1)(b) GDPR and, for withdrawals, also (c) (legal obligation to confirm receipt). We delete the message once it has been dealt with, unless a statutory retention obligation applies. Please do not send us letter content you do not want to share.

App Store and Google Play: When you download Letterbe or buy something in the app, Apple or Google process your account and payment data under their own responsibility. We receive no payment data. If you have allowed crash reports to be shared with app developers in your device settings, Apple or Google provide us with such technical reports without letter content. Letterbe itself contains no analytics or crash reporting tool.

What you share yourself: When you add a deadline to your calendar, share a reply draft or save a file, you decide where this data goes. Letterbe calendar entries only contain the type of deadline and the sender, no amounts and no content. If your calendar syncs with a cloud service, that service is responsible for it. In the iPhone, iPad and Android app, Letterbe adds deadlines directly to your device’s calendar with your permission. On iPhone and iPad (iOS or iPadOS 17 and later), the “Add Events Only” permission is enough; Letterbe does not read your calendar. On Android, the calendar permission technically also includes reading; Letterbe only uses it to find a calendar it may write to and transmits nothing. You can withdraw the permission at any time in your device’s settings.

8. Security

All connections are encrypted with HTTPS. The app loads no content from third-party servers and is technically only allowed to talk to our own server (Content Security Policy). Our server has no database and stores no letters. Backup files are encrypted with your password (PBKDF2 and AES-256-GCM). Protect your device with a screen lock, because anyone using your unlocked device can also open Letterbe. In the iPhone, iPad and Android app you can also lock Letterbe with Face ID, fingerprint or your device’s passcode. Your device’s operating system performs the check; Letterbe only receives the answer “confirmed” or “not confirmed”, never biometric data. On iPhone and iPad, Letterbe’s files are also stored so that they can only be read while the device is unlocked.

9. Retention

• On your device: until you delete the data in Letterbe, remove the app or clear the website data. This also applies to your name, the details of the other person (until you remove them) and the confirmations for individual letters (until you delete the letter).
• On our server: no storage, no database, no user accounts. Letters and questions are only held in memory during the analysis (a few seconds) and then discarded.
• Hashed IP addresses for abuse protection: about 24 hours in memory, deleted immediately when the server restarts.
• Proof of purchase of your subscription: not stored. Hashed value for the per-subscription limits: in memory until the end of the day or month; Google’s check result: at most 10 minutes in memory.
• At AWS: content is not stored (see section 7).
• Emails to us: until dealt with, beyond that only where a statutory retention obligation applies.

10. Your rights

You have the right of access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18) and data portability (Art. 20 GDPR). As your letters are only on your device, you can view, edit, export (as a backup or table) and delete them there yourself. You can withdraw consent at any time with effect for the future (Art. 7(3) GDPR). There is no data about you on our server that we could provide or delete; for emails to us, we will of course fulfil your rights.

Right to object: You can object at any time, on grounds relating to your particular situation, to processing based on Art. 6(1)(f) GDPR (Art. 21 GDPR).

We answer questions at info@peppermediavision.de. You can complain to a data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR), for example in your country of residence, or to the one responsible for us: the Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland (Independent Data Protection Centre Saarland), Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken, Germany.

11. Artificial intelligence and no automated decisions

Letterbe is an AI application. Analyses, summaries, plain-language explanations, reply drafts, answers to questions, read-aloud versions and translations are created by an AI (with consent: Claude or Claude Haiku by Anthropic via Amazon Bedrock; in basic mode on supported iPhones: Apple Intelligence on the device). They may be wrong or incomplete; you can report AI results in the app. The original letter always prevails.

The AI makes suggestions (deadline, amount, reply draft). Letterbe makes no decisions with legal effect (Art. 22 GDPR): you check and act yourself.

12. Age

Letterbe is intended for people aged 18 and over.

13. Changes

We update this policy when the app or the law changes. We will inform you of material changes in the app.

Gizlilik Politikası

Taslak – yayımlanmadan önce bir avukata kontrol ettirilmelidir. [Köşeli parantez] içindeki yer tutucular doldurulmalıdır. Tarih: 27.10.2026.

Dil sürümleri: Bu çeviri, sizi kendi dilinizde açık ve anlaşılır biçimde bilgilendirmek içindir (GDPR Madde 12). Farklılık hâlinde Almanca sürüm esas alınır; ilgili kişi olarak sahip olduğunuz haklar bundan etkilenmez.

1. Özetle en önemli bilgiler

Sunucularda hiçbir veri saklamayız. Ne mektuplarınızı ne de fotoğrafları, süreleri, notları, adınızı, bir e-posta adresini veya bir kullanıcı hesabını. Letterbe’nin bir veritabanı ve kullanıcı hesapları yoktur. Letterbe’ye kaydettiğiniz her şey cihazınızda kalır. Yalnızca bize kendiniz yazdığınızda, örneğin e-postayla, bu mesajı alırız (bölüm 7).

• Yalnızca cihazınızda: Mektuplar, fotoğraflar, süreler, notlar ve ayarlar yalnızca cihazınızdaki uygulamada saklanır. Bunlara erişimimiz yoktur ve kopyalarına sahip değiliz.
• Fotoğraf değil, yalnızca metin: Okuma için mektubun metnini cihazınız kendisi tanır. Yalnızca bu metin, kısa süreliğine ve şifreli olarak sunucumuz üzerinden yapay zekâ hizmet sağlayıcımız Amazon Web Services’e (AWS) gider ve yalnızca AB’deki veri merkezlerinde analiz edilir; tanınan IBAN, kart numaraları, vergi kimlik numarası, sosyal sigorta numarası, sigortalı numarası, hesap numarası ve kimlik numaraları önceden cihazınızda otomatik olarak karartılır. Sonuç doğrudan cihazınıza geri döner. Ne sunucumuz ne de AWS içerikleri saklar ve yapay zekâ modelinin üreticisi (Anthropic) bunları almaz. [Ancak AWS hesabında tüm AB bölgelerinde Model invocation logging kapalı olduğunda bu şekilde bırakılmalıdır.]
• Bulut yapay zekâsı olmadan temel mod: Sunucumuz üzerinden analiz isteğe bağlıdır. Onayınız olmadan hiçbir mektup cihazınızdan çıkmaz; bu durumda tarih, tutar ve IBAN doğrudan cihazda tanınır. Desteklenen iPhone’larda Apple Intelligence ayrıca, yine yalnızca cihazda, bir kısa özet oluşturur.
• Cihazda ad kontrolü: Letterbe yalnızca size veya sizin eklediğiniz bir diğer kişiye gönderilen mektupları kaydeder. Adınızın mektupta yazıp yazmadığını, herhangi bir şey gönderilmeden önce cihazınız kontrol eder (bölüm 3).
• Çeviri: Başka bir dildeki mektupları Letterbe önce cihazınızda çevirir. Yalnızca bu mümkün değilse ve onay verdiyseniz, karartılmış metin sunucumuz üzerinden yapay zekâ tarafından çevrilir.
• Yedekleri kendi seçtiğiniz bir klasörde (örneğin bilgisayarınızda veya kendi bulut depolama alanınızda) kendiniz oluşturursunuz. Bunlar bize aktarılmaz.
• Mektuplarınız yapay zekâ eğitimi için kullanılmaz.
• Veri satmayız, reklam göstermeyiz ve analiz ya da izleme araçları kullanmayız.
• Letterbe hiçbir zaman üçüncü kişilere kendisi yazı göndermez ve ödeme yapmaz.
• Hesapsız abonelikler: Abonelikler App Store veya Google Play üzerinden yürür. Yapay zekâ için sunucumuz her talepte mağazanın satın alma kanıtını kontrol eder ve onu saklamaz (bölüm 4).

2. Veri sorumlusu

Pepper Media Vision
Sahibi: Reinhard Elvis Schütz
c/o POSTFLEX #PFX-554-853
Emsdettener Straße 10
48268 Greven
Deutschland
E-posta: info@peppermediavision.de

Telefon: 0177 4330479

Bir veri koruma görevlisi atamadık; tek kişilik bir işletme olarak § 38 BDSG uyarınca kural olarak buna yükümlü değiliz. Veri korumayla ilgili sorularınız için bize yukarıdaki iletişim bilgilerinden ulaşabilirsiniz. [Avukat kontrolü: Olası sağlık verileri nedeniyle bir veri koruma etki değerlendirmesi (GDPR Madde 35) gerekli mi? Bu durumda § 38 Abs. 1 Satz 2 BDSG uyarınca çalışan sayısından bağımsız olarak bir veri koruma görevlisi atanması gerekir.]

3. Cihazınızda neler saklanır

Tarayıcınızın uygulama veritabanında veya cihazınızın korumalı uygulama klasöründe şunlar bulunur: mektuplarınız (fotoğraflar, metin ve bunlardan okunan bilgiler, varsa çevirileri ve bir mektubun size veya diğer kişiye gönderildiğine ilişkin teyidiniz), adınız ve soyadınız, isteğe bağlı olarak bir diğer kişinin adı ve soyadı ile yakınlık derecesi ve onun postasını yönetmeye yetkili olduğunuza ilişkin teyidiniz (her biri tarihiyle birlikte), yapay zekâ ile analize verdiğiniz onayın tarihi, ülke, dil, ayarlar, güvenilir kişiler ve son yedeğinizin tarihi. Bu verilere erişimimiz yoktur. Bunları “Diğer” bölümünden istediğiniz zaman tamamen silebilirsiniz; uygulama kaldırıldığında veya web sitesi verileri silindiğinde de silinirler.

Lütfen dikkat: Cihazınızın yedeklemesini açtıysanız (iCloud Yedekleme veya Google hesabınızdaki Android yedeklemesi), bu veriler App Store sürümünde, cihaz değişikliğinde veya arızada kaybolmamaları için bu yedeğin bir parçasıdır. Android’de bu yedek, bir ekran kilidi ayarlamış olmanız koşuluyla uçtan uca şifrelidir. Buna erişimimiz yoktur; sorumlu olan ilgili hizmet sağlayıcıdır. Letterbe’de oluşturduğunuz yedekler, siz onları kaydetmeden önce parolanızla şifrelenir (AES-256). Onları nereye koyacağınıza, örneğin bilgisayarınızdaki bir klasöre veya kendi bulut depolama alanınıza, kendiniz karar verirsiniz; bu depolama yerinden biz değil, ilgili hizmet sağlayıcı sorumludur. Okunabilir arşiv (ZIP) şifreli değildir; yalnızca güvenli bir yerde saklayın. Ne yedekler ne de arşivler bize aktarılır.

Günlük yardımlar: Ev giderlerini, fiyat artışlarını, vergi klasörünü, belgeleri ve garantileri, dolandırıcılık uyarılarını ve sayaç değerlerini Letterbe yalnızca cihazınızda, mektuplarınızdaki bilgilerden hesaplar; bunun için hiçbir şey aktarılmaz. Letterbe bir mektupla ilgili olarak cihazınızda ayrıca tanınan metni, sade dildeki açıklamayı, uyarıları, bir tutarın ödeme sıklığını ve fesih bildirim süresini, vergi klasörü için türü ve satın alma belgelerinde ürünü, satın alma tarihini ve garanti süresini saklar. Sayaçlar ve okumalar da yalnızca cihazınızda bulunur ve yedeğinizin bir parçasıdır. Bir sayacın fotoğrafını çekerseniz sayıyı cihazınız kendisi okur; fotoğraf ne saklanır ne de aktarılır. Vergi klasörünü kendi seçtiğiniz bir yere ZIP dosyası olarak kaydedersiniz; bu dosya şifreli değildir.

Sesli okuma: Letterbe bunun için yalnızca cihazınızda yerleşik olan ses çıkışını kullanır (iPhone ve iPad: Apple; Android: cihazda yüklü sesler; tarayıcı: yalnızca tarayıcının yerel olarak işaretlediği sesler). Metni bir hizmet sağlayıcıya gönderecek çevrim içi sesler kullanılmaz. Yerleşik bir ses yoksa Letterbe sesli okuma yapmaz. Yapay zekâ ile analize onay verdiyseniz, yapay zekâ sesli okunacak metni önceden düzenleyebilir (örneğin okuma hataları, antet ve alt bilgi); bunun için karartılmış metin bölüm 4’te açıklandığı şekilde aktarılır.

Ad kontrolü (haberleşmenin gizliliğinin korunması): Kurulum sırasında adınızı ve soyadınızı girersiniz; bu bilgi Letterbe’nin kullanımı için gereklidir. Bu bilgi olmadan uygulamayı sunamayız, çünkü Letterbe yalnızca size (ve gerektiğinde bir diğer kişiye) gönderilen postayı kaydetmelidir. Her taramadan sonra cihazınız, tanınan metinde girilen adlardan birinin yazıp yazmadığını kontrol eder. Bu yalnızca cihazınızda ve her türlü aktarımdan önce gerçekleşir; bunun için adınız gönderilmez. Hiçbir ad bulunamazsa bir veri koruma uyarısı görünür. Bu durumda yalnızca mektubun size veya diğer kişiye gönderildiğini açıkça teyit ederseniz devam edebilirsiniz; Letterbe bu teyidi mektupla birlikte cihazınızda saklar. Aksi takdirde mektup kaydedilmez ve hiçbir şey gönderilmez. Kendi adınızı kurulumdan 24 saat sonra artık değiştiremezsiniz (yalnızca “Bu cihazdaki tüm verileri sil” ile), diğer kişi ise en fazla 30 günde bir değiştirilebilir. Bu şekilde Letterbe’nin başkalarına ait posta için kullanılması önlenmek istenmektedir. Hukuki dayanaklar: Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) Madde 6(1)(b) (uygulamanın sunulması) ve (f) bendi (başkalarına ait postanın alıcılarının yetkisiz işlemeye karşı korunması).

Diğer kişi: Bir diğer kişiyi eklerseniz (örneğin annenizi veya babanızı), Letterbe cihazınızda bu kişinin adını ve soyadını, sizinle yakınlık derecesini ve onun postasını yönetmeye yetkili olduğunuza ilişkin teyidinizi (kişinin onayı veya vekâletname ya da yasal vasilik gibi hukuki temsil) saklar. Bu bilgiler bize aktarılmaz. Bu kişiye gönderilen mektuplar sizinkiler gibi işlenir, yani onayınızla yapay zekâ ile de analiz edilir. Lütfen kişiyi bu konuda bilgilendirin ve ona bu gizlilik politikasını verin. Diğer kişinin sağlık verilerini içeren mektuplarda, yapay zekâ ile analiz için onun açık onayına veya bunu kapsayan bir temsil yetkisine ihtiyacınız vardır. [Avukat kontrolü: diğer kişinin ve mektuplardaki diğer üçüncü kişilerin özel nitelikli kişisel verileri için hukuki dayanak (GDPR Madde 9) ile rol dağılımı (veri sorumlusu olarak kullanıcı veya ev içi faaliyet istisnası).]

Cihazda çeviri: Bir mektup uygulamanın dilinden farklı bir dilde ise Letterbe onu uygulamanın diline çevirir ve bu şekilde sesli okur. iPhone ve iPad’de (iOS veya iPadOS 18 ve üzeri) Letterbe bunun için önce Apple’ın cihaz üzerindeki çeviri işlevini kullanır; bu sırada metin cihazınızdan çıkmaz. Bir dil paketi eksikse cihazınız onu Apple’dan indirir; bu sırada Apple, IP adresiniz ve istenen dil gibi teknik verileri kendi sorumluluğunda işler, ancak mektup metnini işlemez. Bu mümkün değilse çeviri yalnızca onayınızla sunucumuz üzerinden yapılır (bölüm 4). Letterbe çeviriyi mektupla birlikte cihazınızda saklar.

Cihazda Apple Intelligence: Apple Intelligence’ı destekleyen ve bu özelliğin açık olduğu iPhone’larda Letterbe, temel modda Apple’ın cihaz üzerindeki dil modeliyle bir kısa özet, yapılacak işi ve sade dilde bir açıklama oluşturabilir. Bu sırada hiçbir şey cihazınızdan çıkmaz; ne biz ne de Apple içerik alır. Mahkeme yazılarında ve hukuki yazılarda Letterbe bu işlevi kullanmaz.

4. Bir mektup okunurken neler aktarılır

Evlilik, doğum, taşınma: Burada girdiğiniz bilgiler (tarih, adlar, posta kodu, eyalet, yeni adres, e-posta adresli diğer alıcılar) cihazınızda kalır ve yedeğinizin bir parçasıdır. “Şununla gönder …” seçeneğine dokunursanız Letterbe yazıyı ve isteğe bağlı olarak taranmış belgeyi seçtiğiniz uygulamaya, örneğin e-posta uygulamanıza iletir. Gönderimi bu uygulama yapar; Letterbe ve sunucumuz buna dahil değildir. E-postalar çoğunlukla uçtan uca şifreli değildir. Bağlantısı verilen resmî kurum sayfaları tarayıcınızda açılır; orada ilgili kurumun gizlilik bildirimleri geçerlidir.

Cihazda tarama ve metin tanıma: Bir mektubu tarar veya fotoğrafını çekerseniz uygulama, cihazınızın belge tarayıcısını ve metin tanıma işlevini kullanır (iPhone ve iPad: Apple VisionKit ve Apple Vision; Android: Google Play hizmetleri üzerinden sağlanan Google ML Kit). Görüntüler ve metin bu sırada cihazınızda işlenir; fotoğraf cihazınızdan çıkmaz. Android’de Google, kendi açıklamasına göre ML Kit için teknik tanılama verileri (örneğin cihaz modeli, Android sürümü, uygulama sürümü, görüntü boyutu, işlem süresi ve hata kodları) toplar, ancak görüntü veya metin toplamaz. Bu verileri Google kendi sorumluluğunda işler; biz bunları almayız.

Diğer uygulamalardan PDF’ler ve dosyalar: Bir PDF seçerseniz veya başka bir uygulamadan (örneğin e-posta uygulamanızdan) bir PDF’yi ya da fotoğrafı Letterbe ile paylaşırsanız, uygulama dosyayı cihazınızda açar. Sayfalar bir taramada olduğu gibi görüntü olarak saklanır; PDF metin içeriyorsa uygulama metni doğrudan dosyadan, aksi hâlde cihazınızın metin tanıma işleviyle okur. Cihazınızın oluşturduğu dosya kopyası ardından silinir. Yapay zekâ ile analiz için bir taramadaki kurallar aynen geçerlidir.

Karartma: Metin cihazınızdan çıkmadan önce uygulama tanınan IBAN’ı, kredi kartı numaralarını, vergi kimlik numarasını, sosyal sigorta ve sağlık sigortası sigortalı numarasını ve hesap, kimlik kartı ve pasaport numaralarını otomatik olarak yer tutucularla değiştirir. Asılları cihazınızda kalır ve analizden sonra orada yeniden yerine konur.

Aktarım: Onayınızla uygulama ardından sunucumuza şifreli olarak (HTTPS) şunları aktarır: karartılmış metni, dili, ülkeyi, bugünün tarihini ve önceki gönderenlerinizin adlarını (aynı gönderenlerin aynı şekilde yazılması için). Kendi adınız aktarılmaz; yanıt taslaklarına ancak cihazınızda eklenir. Sunucumuz bu verileri AWS’ye iletir ve sonucu cihazınıza geri gönderir. Bu sırada ne metni ne de sonucu saklar ve kayıtlara (log) hiçbir içerik yazmaz. Aynı metinden yapay zekâ ayrıca sade dildeki açıklamayı, uyarıları ve vergi türü veya satın alma tarihi gibi bilgileri oluşturur; bunun için başka veri aktarılmaz.

Yapay zekâ ile çeviri ve sesli okuma sürümü: Cihazda çeviri mümkün değilse uygulama, onayınızla karartılmış mektup metnini, mektubun tanınan dilini ve uygulamanın dilini aynı yoldan aktarır; çeviriyi, AB’de Amazon Bedrock üzerinden Anthropic’in daha küçük bir yapay zekâ modeli (Claude Haiku) oluşturur. Sesli okuma sürümü (bölüm 3) için yalnızca karartılmış metin ve dil aktarılır. Burada da hiçbir şey saklanmaz.

Cevap taslağını yapay zekâ ile değiştirme: Yapay zekâdan bir cevap taslağını değiştirmesini istersen (örneğin „daha kısa“ veya kendi talimatın), uygulama onayınla taslağı, talimatını ve mektubun göndericisini, konusunu ve özetini aynı yoldan iletir. Tanınan hassas numaralar otomatik olarak karartılır, adının yerine bir yer tutucu gönderilir. Yeni sürümü AB’de Amazon Bedrock üzerinden Claude Haiku oluşturur; hiçbir şey saklanmaz. Bu da yapay zekâ işlevlerine verdiğin onaya dahildir.

İçerikleri kim görür: İletilen metinler otomatik olarak işlenir. Biz bunları görmeyiz ve saklanmadıkları için daha sonra da göremeyiz.

Fotoğraf istisnası: Cihazınızda metin tanıma mümkün değilse (örneğin bir tarayıcıda), uygulama her seferinde önceden sorar. Fotoğraf yalnızca bu durumda “Fotoğrafı gönder” seçeneğini seçerseniz aynı yoldan aktarılır; bu sırada karartma mümkün değildir. “Kendim gireyim” seçeneğini seçerseniz hiçbir şey cihazınızdan çıkmaz.

Yapay zekâ olmadan temel mod: Onay isteğe bağlıdır. Onay olmadan uygulama hiçbir mektup aktarmaz; tarih, tutar, IBAN ve dosya numarası yalnızca cihazınızda sabit kurallara göre tanınır, gerisini kendiniz girersiniz. Bu durumda postanız hakkında soru sormak mümkün değildir.

Postanız hakkında bir soru sorarsanız, soru ve kaydettiğiniz mektupların kısa bir özeti (gönderen, başlık, tür, tutar, tarih, durum, yapılacak iş, özet, dosya numarası, alınma tarihi) aktarılır; ancak fotoğraf, IBAN ve yanıt taslakları aktarılmaz.

Mektuplar, örneğin sağlık verileri gibi özel nitelikli kişisel veriler içerebilir ve başka kişilere ait verileri anabilir.

Hukuki dayanaklar: GDPR Madde 6(1)(b) (istediğiniz işlevin sunulması) ve özel nitelikli kişisel veriler için, kurulum sırasında veya daha sonra “Diğer” bölümünden verdiğiniz, GDPR Madde 9(2)(a) uyarınca açık onayınız (açık rıza) (GDPR Madde 7; Letterbe bunun için tarihi cihazınızda saklar). Onay; analizi, postanız hakkındaki soruları, sesli okuma sürümünü ve yapay zekâ ile çeviriyi kapsar. Onayınızı “Diğer” bölümünden, verdiğiniz kadar kolay bir şekilde, ileriye dönük olarak istediğiniz zaman geri alabilirsiniz; o zamana kadar yapılan işleme hukuka uygun kalır. Bundan sonra Letterbe temel modda çalışır ve artık hiçbir mektup aktarmaz. Mektuplarınızdaki başka kişilere ait veriler için: GDPR Madde 6(1)(f) (mektubunuzu size anlaşılır kılmaya yönelik meşru menfaat).

Aboneliğinizin kontrolü: Yapay zekâyı yalnızca abonelerin kullanabilmesi için uygulama, her analizde ve her soruda ayrıca aboneliğinizin satın alma kanıtını da gönderir. App Store’da bu, Apple tarafından imzalanmış işlemdir (diğerlerinin yanı sıra uygulamayı, ürünü, satın alma ve sona erme tarihini ve bir işlem numarasını içerir, ancak ad, Apple Kimliği veya ödeme verisi içermez); Google Play’de ise satın alma token’ıdır. Sunucumuz Apple’ın imzasını kontrol eder veya token ile Google’dan aboneliğin durumunu sorgular (Google Play Developer API). Kanıtı saklamayız, kayda geçirmeyiz ve hesap oluşturmayız. Sunucu bellekte yalnızca, abonelik başına günlük veya aylık talep sayısını sınırlamak için geri döndürülemez şekilde şifrelenmiş bir değer (hash) ve Google’da kontrol sonucunu en fazla 10 dakika tutar. Letterbe cihazınızda içinde bulunulan aydaki yapay zekâ analizlerinin sayısını saklar; hangi aboneliğin etkin olduğunu uygulama mağazadan öğrenir. Hukuki dayanaklar: GDPR Madde 6(1)(b) (abonelik sözleşmesinin ifası) ve (f) bendi (kötüye kullanıma karşı koruma).

5. Erişim sırasında teknik veriler

Uygulama yüklenirken ve her analizde sunucumuz teknik olarak zorunlu şekilde IP adresinizi işler. Bunu yalnızca bellekte, geri döndürülemez şekilde şifrelenmiş (hash) olarak, kötüye kullanımı sınırlamak için (saat ve gün başına analiz sayısı) kullanırız. IP adresi ne saklanır ne de kayda geçirilir ve yaklaşık 24 saat sonra atılır. Hukuki dayanak: GDPR Madde 6(1)(f). IP adresi içeren erişim kayıtları sunucumuzda ve barındırma hizmeti sağlayıcısında kapatılmıştır. [Yalnızca barındırma hizmeti sağlayıcısında gerçekten kapatılmışsa bu şekilde bırakılmalıdır; aksi takdirde kapsam ve süre yazılmalıdır.]

6. Çerezler ve cihazınızdaki depolama

Letterbe çerez ve reklam ya da analiz tanımlayıcıları kullanmaz. Uygulama, bölüm 3’te belirtilen verileri ve internetsiz kullanım için uygulama dosyalarını tarayıcınızın veya cihazınızın veritabanında saklar ve oradan yeniden okur. Bu, istediğiniz işlev için kesinlikle gereklidir (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); bunun için onay gerekmez.

7. Alıcılar ve veri işleyenler

• Barındırma: [Hizmet sağlayıcı, veri merkezinin yeri, ör. Almanya] – sunucunun işletilmesi. Orada mektup ve başka kullanıcı verisi saklanmaz.
• Yapay zekâ ile analiz: Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg (“Amazon Bedrock” hizmeti) – iletilen mektupları ve soruları Anthropic’in bir yapay zekâ modeliyle (Claude) okur. İşleme yalnızca AB’deki veri merkezlerinde gerçekleşir: Frankfurt bölgesi (eu-central-1) üzerinden erişilen bir AB çıkarım profiliyle; yoğunluğa bağlı olarak AWS istekleri farklı AB bölgelerinde işler. AWS kendi açıklamasına göre girdileri ve sonuçları saklamaz ve eğitim için kullanmaz; model çağrılarının kayıt altına alınması (logging) hesabımızda açık değildir. AWS içerikleri Anthropic’e iletmez. AWS bir ABD şirketler grubuna aittir; üçüncü bir ülkeden erişim ihtimaline karşı Amazon grubu EU-US Data Privacy Framework (AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi) kapsamında sertifikalıdır, ayrıca standart sözleşme hükümleri uygulanır. [Bilgiler AWS sözleşmesiyle (AWS GDPR DPA) karşılaştırılmalıdır.]
• E-posta: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Almanya; gelen e-postalar Google Ireland Limited’deki (Gmail) bir posta kutusuna yönlendirilir – bize yazdığınızda.
• Yapay zekâ modeli: Claude (analiz) ve Claude Haiku (postanız hakkındaki sorular, sesli okuma sürümü, çeviri ve cevap taslaklarının yeniden yazılması) modelleri ABD’deki Anthropic PBC’ye aittir. Anthropic modelleri Amazon Bedrock üzerinden sunar, ancak ne içeriklerinizi ne de sizden başka veri alır ve bu nedenle alıcı değildir.
• Google Play aboneliklerinin kontrolü: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Sunucumuz Google Play Developer API’ye yalnızca satın alma token’ını iletir ve aboneliğin durumunu geri alır. Google, Google Play’in sağlayıcısı olarak aboneliğinizi zaten bilmektedir. [Google’ın rolü (kendi sorumluluğu veya veri işleyen) avukat tarafından nitelendirilmelidir.]

Veri işleyenlerle GDPR Madde 28 uyarınca sözleşmeler mevcuttur. Başka alıcı yoktur. [Kontrol: barındırma ve e-posta hizmet sağlayıcısıyla veri işleme sözleşmelerinin gerçekten yapılmış olması; AWS GDPR DPA, AWS hizmet koşulları üzerinden geçerlidir.]

Geri bildirim ve bildirimler: Uygulamada geri bildirim verir veya bir yapay zekâ sonucunu bildirirseniz Letterbe, hazırlanmış bir metinle kendi e-posta uygulamanızı açar; bir şey gönderip göndermeyeceğinize ve neyi göndereceğinize orada siz karar verirsiniz. Bildirim yalnızca nedeni, isteğe bağlı açıklamanızı ve uygulama sürümünü içerir, mektup içeriği içermez. Letterbe cihazınızda yalnızca en son ne zaman geri bildirim verdiğinizi saklar ve bildirilen yapay zekâ sonuçlarını gizler. Sunucumuz buna dahil değildir. Letterbe’yi App Store’da veya Google Play’de herkese açık olarak değerlendirirseniz, değerlendirmeyi Apple veya Google kendi sorumluluğunda işler.

Bize yazdığınızda: Bize bir taslakla ilgili sorun bildirirseniz, bir soru sorarsanız veya bir satın almadan cayarsanız, yanıt vermek veya cayma talebini işleme almak için e-posta adresinizi, adınızı (belirtildiyse) ve mesajınızın içeriğini işleriz. Hukuki dayanaklar: GDPR Madde 6(1)(b), caymada ayrıca (c) bendi (alındı teyidi verme yasal yükümlülüğü). Yasal bir saklama yükümlülüğü bulunmadığı sürece mesajı, işlem tamamlandığında sileriz. Lütfen bize paylaşmak istemediğiniz mektup içeriklerini göndermeyin.

App Store ve Google Play: Letterbe’yi indirdiğinizde veya uygulamada bir şey satın aldığınızda Apple veya Google hesap ve ödeme verilerinizi kendi sorumluluğunda işler. Biz hiçbir ödeme verisi almayız. Cihazınızın ayarlarında çökme raporlarının uygulama geliştiricileriyle paylaşılmasına izin verdiyseniz Apple veya Google bu tür teknik raporları mektup içerikleri olmadan bize sunar. Letterbe’nin kendisi hiçbir analiz veya çökme raporlama aracı içermez.

Kendi paylaştıklarınız: Bir süreyi takviminize aktardığınızda, bir yanıt taslağını paylaştığınızda veya bir dosya kaydettiğinizde bu verilerin nereye gideceğine kendiniz karar verirsiniz. Letterbe’nin takvim kayıtları yalnızca sürenin türünü ve göndereni içerir, tutar veya içerik içermez. Takviminiz bir bulut hizmetiyle eşitleniyorsa bundan o hizmet sorumludur. iPhone, iPad ve Android uygulamasında Letterbe, izninizden sonra süreleri doğrudan cihazınızın takvimine girer. iPhone ve iPad’de (iOS veya iPadOS 17 ve üzeri) bunun için “Yalnızca ekleme” izni yeterlidir; Letterbe takviminizi okumaz. Android’de takvim izni teknik olarak okumayı da kapsar; Letterbe bununla yalnızca hangi takvime yazabileceğini belirler ve hiçbir şey aktarmaz. İzni cihazınızın ayarlarından istediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

8. Güvenlik

Tüm bağlantılar HTTPS ile şifrelenir. Uygulama yabancı sunuculardan içerik yüklemez ve teknik olarak yalnızca kendi sunucumuzla iletişim kurabilir (Content-Security-Policy). Sunucumuzun veritabanı yoktur ve mektup saklamaz. Yedek dosyaları parolanızla şifrelenir (PBKDF2 ve AES-256-GCM). Cihazınızı bir ekran kilidiyle koruyun, çünkü kilidi açık cihazınızı kullanan herkes Letterbe’yi de açabilir. iPhone, iPad ve Android uygulamasında Letterbe’yi ayrıca Face ID, parmak izi veya cihazınızın koduyla kilitleyebilirsiniz. Kontrolü cihazınızın işletim sistemi yapar; Letterbe yalnızca “onaylandı” veya “onaylanmadı” yanıtını alır, hiçbir zaman biyometrik veri almaz. iPhone ve iPad’de Letterbe’nin dosyaları ayrıca yalnızca cihazın kilidi açıkken okunabilecek şekilde saklanır.

9. Saklama süresi

• Cihazınızda: Letterbe’deki verileri silene, uygulamayı kaldırana veya web sitesi verilerini silene kadar. Bu, adınız, diğer kişiye ilişkin bilgiler (onu kaldırana kadar) ve tek tek mektuplara ilişkin teyitler (mektubu silene kadar) için de geçerlidir.
• Sunucumuzda: saklama yok, veritabanı yok, kullanıcı hesabı yok. Mektuplar ve sorular yalnızca analiz süresince (birkaç saniye) bellekte tutulur ve ardından atılır.
• Kötüye kullanıma karşı koruma için hash’lenmiş IP adresleri: yaklaşık 24 saat bellekte; sunucu yeniden başlatıldığında hemen silinir.
• Aboneliğinizin satın alma kanıtı: saklama yok. Abonelik başına sınırlar için hash’lenmiş değer: gün veya ay sonuna kadar bellekte; Google’ın kontrol sonucu: en fazla 10 dakika bellekte.
• AWS’de: içeriklerin saklanması yok (bkz. bölüm 7).
• Bize gönderilen e-postalar: işlem tamamlanana kadar, bunun ötesinde yalnızca yasal saklama yükümlülüğü varsa.

10. Haklarınız

Erişim (bilgi alma) (Madde 15), düzeltme (Madde 16), silme (Madde 17), işlemenin kısıtlanması (Madde 18) ve veri taşınabilirliği (GDPR Madde 20) haklarına sahipsiniz. Mektuplarınız yalnızca cihazınızda bulunduğundan onları orada kendiniz görüntüleyebilir, değiştirebilir, yedek veya tablo olarak dışa aktarabilir ve silebilirsiniz. Onaylarınızı ileriye dönük olarak istediğiniz zaman geri alabilirsiniz (GDPR Madde 7(3)). Sunucumuzda, hakkında bilgi verebileceğimiz veya silebileceğimiz hiçbir veriniz bulunmamaktadır; bize gönderilen e-postalar için haklarınızı elbette yerine getiririz.

İtiraz hakkı: GDPR Madde 6(1)(f)’ye dayanan işlemelere, kendi özel durumunuzdan kaynaklanan nedenlerle istediğiniz zaman itiraz edebilirsiniz (GDPR Madde 21).

Sorularınızı info@peppermediavision.de adresinden yanıtlıyoruz. Bir veri koruma denetim makamına şikâyette bulunabilirsiniz (GDPR Madde 77), örneğin ikamet ettiğiniz yerdeki makama veya bizden sorumlu olan makama: Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland (Saarland Bağımsız Veri Koruma Merkezi), Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken.

11. Yapay zekâ ve otomatik kararların bulunmaması

Letterbe bir yapay zekâ uygulamasıdır. Analizler, özetler, sade dildeki açıklamalar, yanıt taslakları, sorulara verilen yanıtlar, sesli okuma sürümleri ve çeviriler bir yapay zekâ tarafından oluşturulur (onayla: Amazon Bedrock üzerinden Anthropic’in Claude veya Claude Haiku modeli; temel modda desteklenen iPhone’larda: cihaz üzerindeki Apple Intelligence). Bunlar yanlış veya eksik olabilir; yapay zekâ sonuçlarını uygulamada bildirebilirsiniz. Esas olan her zaman yazının aslıdır.

Yapay zekâ önerilerde bulunur (süre, tutar, yanıt taslağı). Letterbe hukuki sonuç doğuran kararlar almaz (GDPR Madde 22): Kontrolü yapan ve harekete geçen sizsiniz.

12. Yaş

Letterbe 18 yaşını doldurmuş kişilere yöneliktir.

13. Değişiklikler

Uygulama veya hukuki durum değiştiğinde bu politikayı uyarlarız. Önemli değişiklikler hakkında sizi uygulamada bilgilendiririz.

Polityka prywatności

Projekt – przed publikacją do sprawdzenia przez prawnika. Miejsca oznaczone [nawiasami kwadratowymi] muszą zostać uzupełnione. Stan na: 27.10.2026.

Wersje językowe: Niniejsze tłumaczenie ma przekazać Ci informacje w jasnej i zrozumiałej formie, w Twoim języku (art. 12 RODO). W razie rozbieżności rozstrzyga wersja niemiecka; nie ogranicza to Twoich praw jako osoby, której dane dotyczą.

1. Najważniejsze w skrócie

Nie przechowujemy żadnych danych na serwerach. Ani Twoich listów, ani zdjęć, terminów, notatek, Twojego imienia i nazwiska, adresu e-mail czy konta użytkownika. Letterbe nie ma bazy danych ani kont użytkowników. Wszystko, co zapisujesz w Letterbe, pozostaje na Twoim urządzeniu. Tylko jeśli sam(a) do nas napiszesz, na przykład e-mailem, otrzymujemy tę wiadomość (punkt 7).

• Tylko na Twoim urządzeniu: listy, zdjęcia, terminy, notatki i ustawienia są przechowywane wyłącznie w aplikacji na Twoim urządzeniu. Nie mamy do nich dostępu ani ich kopii.
• Tylko tekst, nie zdjęcie: do odczytu Twoje urządzenie samo rozpoznaje tekst listu. Tylko ten tekst jest na krótko i w formie zaszyfrowanej przesyłany przez nasz serwer do naszego dostawcy AI, Amazon Web Services (AWS), i analizowany wyłącznie w centrach danych w UE; IBAN, numery kart, numer identyfikacji podatkowej, numery ubezpieczenia społecznego, ubezpieczenia zdrowotnego, kont i dokumentów tożsamości są wcześniej automatycznie zamazywane na Twoim urządzeniu, o ile zostaną rozpoznane. Wynik wraca bezpośrednio na Twoje urządzenie. Ani nasz serwer, ani AWS nie przechowują treści, a producent modelu AI (Anthropic) ich nie otrzymuje. [Pozostawić dopiero wtedy, gdy na koncie AWS Model invocation logging jest wyłączone we wszystkich regionach UE.]
• Tryb podstawowy bez AI w chmurze: analiza za pośrednictwem naszego serwera jest dobrowolna. Bez Twojej zgody żaden list nie opuszcza Twojego urządzenia; data, kwota i IBAN są wtedy rozpoznawane bezpośrednio na urządzeniu. Na obsługiwanych iPhone’ach Apple Intelligence tworzy dodatkowo krótkie streszczenie, również tylko na urządzeniu.
• Sprawdzanie nazwiska na urządzeniu: Letterbe zapisuje tylko listy adresowane do Ciebie lub do wpisanej przez Ciebie drugiej osoby. To, czy Twoje nazwisko widnieje na liście, Twoje urządzenie sprawdza, zanim cokolwiek zostanie wysłane (punkt 3).
• Tłumaczenie: listy w innym języku Letterbe tłumaczy najpierw na Twoim urządzeniu. Tylko jeśli nie jest to możliwe i wyraziłeś(-aś) zgodę, zamazany tekst jest tłumaczony przez AI za pośrednictwem naszego serwera.
• Kopie zapasowe tworzysz sam(a), w wybranym przez siebie folderze (na przykład na swoim komputerze lub we własnej chmurze). Nie są one do nas przekazywane.
• Twoje listy nie są wykorzystywane do trenowania AI.
• Nie sprzedajemy danych, nie wyświetlamy reklam i nie używamy narzędzi analitycznych ani śledzących.
• Letterbe nigdy samo nie wysyła pism do osób trzecich i nie wykonuje płatności.
• Subskrypcje bez konta: subskrypcje są obsługiwane przez App Store lub Google Play. Na potrzeby AI nasz serwer przy każdym zapytaniu sprawdza dowód zakupu ze sklepu i go nie przechowuje (punkt 4).

2. Administrator

Pepper Media Vision
Właściciel: Reinhard Elvis Schütz
c/o POSTFLEX #PFX-554-853
Emsdettener Straße 10
48268 Greven
Niemcy
E-mail: info@peppermediavision.de

Telefon: 0177 4330479

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; jako przedsiębiorstwo jednoosobowe co do zasady nie mamy takiego obowiązku zgodnie z § 38 BDSG (niemiecka federalna ustawa o ochronie danych). W sprawach dotyczących ochrony danych możesz skontaktować się z nami, korzystając z powyższych danych kontaktowych. [Do sprawdzenia przez prawnika: czy ze względu na możliwe dane dotyczące zdrowia konieczna jest ocena skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO)? W takim przypadku zgodnie z § 38 ust. 1 zdanie 2 BDSG należałoby wyznaczyć inspektora ochrony danych niezależnie od liczby pracowników.]

3. Co jest przechowywane na Twoim urządzeniu

W bazie danych aplikacji w Twojej przeglądarce lub w chronionym folderze aplikacji na Twoim urządzeniu znajdują się: Twoje listy (zdjęcia, tekst i odczytane z nich dane, w stosownych przypadkach ich tłumaczenie oraz Twoje potwierdzenie, że list jest skierowany do Ciebie lub do drugiej osoby), Twoje imię i nazwisko, na życzenie imię i nazwisko drugiej osoby wraz z relacją i Twoim potwierdzeniem, że możesz zarządzać jej pocztą (każde z datą), data Twojej zgody na analizę przez AI, kraj, język, ustawienia, osoby zaufane oraz data Twojej ostatniej kopii zapasowej. Nie mamy dostępu do tych danych. Możesz je w każdej chwili całkowicie usunąć w sekcji „Więcej”; są one usuwane także przy usunięciu aplikacji lub danych witryny.

Pamiętaj: jeśli masz włączoną kopię zapasową urządzenia (kopia zapasowa iCloud lub kopia zapasowa Androida na Twoim koncie Google), w wersji z App Store te dane są częścią tej kopii, aby nie przepadły przy zmianie urządzenia lub jego awarii. W przypadku Androida ta kopia jest szyfrowana metodą end-to-end, o ile masz ustawioną blokadę ekranu. Nie mamy do niej dostępu; odpowiada za nią dany dostawca. Kopie zapasowe, które tworzysz w Letterbe, są szyfrowane Twoim hasłem (AES-256), zanim je zapiszesz. Sam(a) decydujesz, gdzie je przechowujesz, np. w folderze na swoim komputerze lub we własnej chmurze; za to miejsce przechowywania odpowiada dany dostawca, a nie my. Czytelne archiwum (ZIP) nie jest szyfrowane; przechowuj je wyłącznie w bezpiecznym miejscu. Ani kopie zapasowe, ani archiwa nie są do nas przekazywane.

Pomoc w codziennych sprawach: koszty domowe, podwyżki cen, teczkę podatkową, dowody zakupu i gwarancje, ostrzeżenia przed oszustwem oraz stany liczników Letterbe oblicza wyłącznie na Twoim urządzeniu na podstawie danych z Twoich listów; nic nie jest w tym celu przesyłane. Do listu Letterbe zapisuje na Twoim urządzeniu dodatkowo rozpoznany tekst, wyjaśnienie prostym językiem, ostrzeżenia, częstotliwość i okres wypowiedzenia dla kwoty, rodzaj dokumentu dla teczki podatkowej, a w przypadku dowodów zakupu – artykuł, datę zakupu i okres gwarancji. Liczniki i odczyty również znajdują się tylko na Twoim urządzeniu i są częścią Twojej kopii zapasowej. Jeśli fotografujesz licznik, Twoje urządzenie samo odczytuje liczbę; zdjęcie nie jest ani zapisywane, ani przesyłane. Teczkę podatkową zapisujesz jako plik ZIP w wybranym przez siebie miejscu; nie jest ona szyfrowana.

Czytanie na głos: Letterbe używa do tego wyłącznie syntezy mowy wbudowanej w Twoje urządzenie (iPhone i iPad: Apple; Android: głosy zainstalowane na urządzeniu; przeglądarka: tylko głosy, które przeglądarka oznacza jako lokalne). Głosy online, które przesyłałyby tekst do dostawcy, nie są używane. Jeśli brak wbudowanego głosu, Letterbe nie czyta na głos. Jeśli wyraziłeś(-aś) zgodę na analizę przez AI, AI może wcześniej oczyścić tekst przeznaczony do odczytania (na przykład z błędów odczytu, nagłówka i stopki listu); w tym celu zamazany tekst jest przesyłany w sposób opisany w punkcie 4.

Sprawdzanie nazwiska (ochrona tajemnicy korespondencji): podczas konfiguracji wpisujesz swoje imię i nazwisko; ta informacja jest niezbędna do korzystania z Letterbe. Bez niej nie możemy udostępnić aplikacji, ponieważ Letterbe ma zapisywać wyłącznie pocztę adresowaną do Ciebie (i ewentualnie do drugiej osoby). Po każdym skanowaniu Twoje urządzenie sprawdza w rozpoznanym tekście, czy widnieje w nim jedno z wpisanych nazwisk. Odbywa się to wyłącznie na Twoim urządzeniu i przed jakimkolwiek przesłaniem; Twoje nazwisko nie jest w tym celu wysyłane. Jeśli żadne nazwisko nie zostanie znalezione, pojawia się informacja dotycząca ochrony danych. Możesz wtedy kontynuować tylko wtedy, gdy wyraźnie potwierdzisz, że list jest skierowany do Ciebie lub do drugiej osoby; to potwierdzenie Letterbe zapisuje przy liście na Twoim urządzeniu. W przeciwnym razie list nie zostanie zapisany i nic nie zostanie wysłane. Własnego imienia i nazwiska nie możesz zmienić po upływie 24 godzin od konfiguracji (tylko przez „Usuń wszystkie dane”), a drugą osobę – najwyżej raz na 30 dni. Ma to zapobiec wykorzystywaniu Letterbe do cudzej poczty. Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (udostępnienie aplikacji) i lit. f (ochrona adresatów cudzej poczty przed nieuprawnionym przetwarzaniem).

Druga osoba: jeśli wpiszesz drugą osobę (na przykład matkę lub ojca), Letterbe zapisuje na Twoim urządzeniu jej imię i nazwisko, jej relację z Tobą oraz Twoje potwierdzenie, że możesz zarządzać jej pocztą (zgoda tej osoby lub przedstawicielstwo prawne, np. pełnomocnictwo lub opieka prawna). Te dane nie są do nas przekazywane. Listy do tej osoby są przetwarzane tak jak Twoje własne, a więc za Twoją zgodą także analizowane przez AI. Poinformuj o tym tę osobę i przekaż jej niniejszą politykę prywatności. W przypadku listów zawierających dane dotyczące zdrowia drugiej osoby do analizy przez AI potrzebujesz jej wyraźnej zgody lub umocowania do reprezentowania jej, które to obejmuje. [Do sprawdzenia przez prawnika: podstawa prawna dla szczególnych kategorii danych osobowych drugiej osoby i innych osób trzecich w listach (art. 9 RODO) oraz podział ról (użytkownik jako administrator lub wyłączenie dotyczące działalności czysto osobistej lub domowej).]

Tłumaczenie na urządzeniu: jeśli list jest w innym języku niż aplikacja, Letterbe tłumaczy go na język aplikacji i w tej wersji czyta go na głos. Na iPhonie i iPadzie (z iOS lub iPadOS 18 lub nowszym) Letterbe korzysta w tym celu najpierw z funkcji tłumaczenia Apple na urządzeniu; tekst nie opuszcza przy tym Twojego urządzenia. Jeśli brakuje pakietu językowego, Twoje urządzenie pobiera go od Apple; Apple przetwarza przy tym na własną odpowiedzialność dane techniczne, takie jak Twój adres IP i wybrany język, ale nie tekst listu. Jeśli to nie jest możliwe, tłumaczenie odbywa się za pośrednictwem naszego serwera wyłącznie za Twoją zgodą (punkt 4). Tłumaczenie Letterbe zapisuje przy liście na Twoim urządzeniu.

Apple Intelligence na urządzeniu: na iPhone’ach, które obsługują Apple Intelligence i na których jest ona włączona, Letterbe może w trybie podstawowym za pomocą modelu językowego Apple na urządzeniu utworzyć krótkie streszczenie, zadanie i wyjaśnienie prostym językiem. Nic nie opuszcza przy tym Twojego urządzenia; ani my, ani Apple nie otrzymujemy treści. W przypadku pism sądowych i prawnych Letterbe nie korzysta z tej funkcji.

4. Co jest przesyłane podczas odczytu listu

Ślub, narodziny, przeprowadzka: to, co tam wpisujesz (data, imiona i nazwiska, kod pocztowy, kraj związkowy, nowy adres, dodatkowi odbiorcy z adresem e-mail), pozostaje na Twoim urządzeniu i jest częścią Twojej kopii zapasowej. Jeśli stukniesz „Wyślij przez …”, Letterbe przekaże pismo, a na życzenie także zeskanowany akt lub dokument, do wybranej przez Ciebie aplikacji, na przykład do Twojej aplikacji pocztowej. Wysyłkę wykonuje ta aplikacja; Letterbe i nasz serwer nie biorą w niej udziału. E-maile zazwyczaj nie są szyfrowane metodą end-to-end. Strony urzędów, do których prowadzą linki, otwierają się w Twojej przeglądarce; obowiązują tam informacje o ochronie danych danej instytucji.

Skanowanie i rozpoznawanie tekstu na urządzeniu: gdy skanujesz lub fotografujesz list, aplikacja korzysta ze skanera dokumentów i funkcji rozpoznawania tekstu Twojego urządzenia (iPhone i iPad: Apple VisionKit i Apple Vision; Android: Google ML Kit, udostępniany za pośrednictwem usług Google Play). Obrazy i tekst są przy tym przetwarzane na Twoim urządzeniu; zdjęcie nie opuszcza Twojego urządzenia. Na Androidzie Google według własnych informacji zbiera na potrzeby ML Kit techniczne dane diagnostyczne (na przykład model urządzenia, wersję Androida, wersję aplikacji, rozmiar obrazu, czas przetwarzania i kody błędów), ale nie obrazy ani teksty. Google przetwarza te dane na własną odpowiedzialność; my ich nie otrzymujemy.

Pliki PDF i pliki z innych aplikacji: jeśli wybierzesz plik PDF albo udostępnisz Letterbe plik PDF lub zdjęcie z innej aplikacji (na przykład z programu pocztowego), aplikacja otworzy plik na Twoim urządzeniu. Strony są zapisywane jako obrazy, tak jak skan; jeśli plik PDF zawiera tekst, aplikacja odczytuje go bezpośrednio z pliku, w przeciwnym razie za pomocą funkcji rozpoznawania tekstu Twojego urządzenia. Kopia pliku utworzona przez Twoje urządzenie jest następnie usuwana. Do analizy z użyciem AI stosuje się te same zasady co do skanu.

Zamazywanie: zanim tekst opuści Twoje urządzenie, aplikacja automatycznie zastępuje IBAN, numery kart kredytowych, numer identyfikacji podatkowej, numer ubezpieczenia społecznego i numer ubezpieczenia zdrowotnego, a także numery kont, dokumentów tożsamości i paszportów symbolami zastępczymi, o ile zostaną rozpoznane. Oryginały pozostają na Twoim urządzeniu i są tam ponownie wstawiane po analizie.

Przesyłanie: za Twoją zgodą aplikacja przesyła następnie w formie zaszyfrowanej (HTTPS) do naszego serwera: zamazany tekst, język, kraj, dzisiejszą datę oraz nazwy Twoich dotychczasowych nadawców (aby ci sami nadawcy byli zapisywani tak samo). Twoje imię i nazwisko nie są przesyłane; są wstawiane do projektów odpowiedzi dopiero na Twoim urządzeniu. Nasz serwer przekazuje te dane do AWS i zwraca wynik na Twoje urządzenie. Nie przechowuje przy tym ani tekstu, ani wyniku i nie zapisuje treści w logach. Z tego samego tekstu AI tworzy także wyjaśnienie prostym językiem, ostrzeżenia oraz informacje takie jak rodzaj podatkowy dokumentu lub data zakupu; nie są w tym celu przesyłane żadne dodatkowe dane.

Tłumaczenie i wersja do czytania na głos z AI: jeśli tłumaczenie na urządzeniu nie jest możliwe, aplikacja za Twoją zgodą przesyła tą samą drogą zamazany tekst listu, rozpoznany język listu i język aplikacji; tłumaczenie tworzy mniejszy model AI firmy Anthropic (Claude Haiku) za pośrednictwem Amazon Bedrock w UE. Na potrzeby wersji do czytania na głos (punkt 3) przesyłany jest tylko zamazany tekst i język. Również tutaj nic nie jest przechowywane.

Zmiana projektu odpowiedzi z AI: Jeśli poprosisz AI o zmianę projektu odpowiedzi (np. „krócej” lub własne polecenie), aplikacja za Twoją zgodą przesyła tą samą drogą projekt, Twoje polecenie oraz nadawcę, temat i streszczenie listu. Rozpoznane wrażliwe numery są automatycznie zaczernione, zamiast Twojego nazwiska przesyłany jest symbol zastępczy. Nową wersję tworzy Claude Haiku przez Amazon Bedrock w UE; nic nie jest zapisywane. To również obejmuje Twoja zgoda na funkcje AI.

Kto widzi treści: przesłane teksty są przetwarzane automatycznie. Nie wglądamy w nie i z powodu braku ich przechowywania nie możemy się z nimi zapoznać także później.

Wyjątek – zdjęcie: jeśli rozpoznawanie tekstu na Twoim urządzeniu nie jest możliwe (na przykład w przeglądarce), aplikacja za każdym razem pyta o to wcześniej. Tylko jeśli wybierzesz wtedy „Wyślij zdjęcie”, zdjęcie zostanie przesłane tą samą drogą; zamazanie danych nie jest przy tym możliwe. Jeśli wybierzesz „Wpiszę sam(a)”, nic nie opuszcza Twojego urządzenia.

Tryb podstawowy bez AI: zgoda jest dobrowolna. Bez niej aplikacja nie przesyła żadnych listów; data, kwota, IBAN i sygnatura sprawy są rozpoznawane tylko na Twoim urządzeniu według stałych reguł, a resztę wpisujesz sam(a). Pytania o pocztę nie są wtedy możliwe.

Gdy zadajesz pytanie o swoją pocztę, przesyłane jest pytanie i skrócona wersja Twoich zapisanych listów (nadawca, tytuł, rodzaj, kwota, data, status, zadanie, streszczenie, sygnatura sprawy, data wpływu), ale bez zdjęć, numerów IBAN i projektów odpowiedzi.

Listy mogą zawierać szczególne kategorie danych osobowych, np. dane dotyczące zdrowia, oraz wymieniać dane innych osób.

Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (udostępnienie wybranej przez Ciebie funkcji), a w przypadku szczególnych kategorii danych osobowych – Twoja wyraźna zgoda zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO, której udzielasz podczas konfiguracji lub później w sekcji „Więcej” (art. 7 RODO; Letterbe zapisuje w tym celu datę na Twoim urządzeniu). Zgoda obejmuje analizę, pytania o Twoją pocztę, wersję do czytania na głos i tłumaczenie z AI. Możesz ją w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość w sekcji „Więcej”, równie łatwo, jak jej udzieliłeś(-aś); wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Następnie Letterbe działa w trybie podstawowym i nie przesyła już żadnych listów. W przypadku danych innych osób w Twoich listach: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na tym, aby Twój list był dla Ciebie zrozumiały).

Weryfikacja Twojej subskrypcji: aby z AI korzystali tylko subskrybenci, aplikacja przy każdej analizie i każdym pytaniu przesyła dodatkowo dowód zakupu Twojej subskrypcji. W App Store jest to transakcja podpisana przez Apple (zawiera m.in. aplikację, produkt, datę zakupu i datę wygaśnięcia oraz numer transakcji, ale nie zawiera imienia i nazwiska, Apple ID ani danych płatniczych); w Google Play jest to token zakupu. Nasz serwer sprawdza podpis Apple lub za pomocą tokenu sprawdza w Google stan subskrypcji (Google Play Developer API). Nie przechowujemy dowodu zakupu, nie zapisujemy go w logach i nie zakładamy konta. W pamięci operacyjnej serwer przechowuje jedynie nieodwracalnie zaszyfrowaną wartość (hash), aby ograniczyć liczbę zapytań na subskrypcję dziennie lub miesięcznie, a w przypadku Google – wynik weryfikacji przez maksymalnie 10 minut. Na Twoim urządzeniu Letterbe zapisuje liczbę analiz z AI w bieżącym miesiącu; o tym, która subskrypcja jest aktywna, aplikacja dowiaduje się ze sklepu. Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy subskrypcji) i lit. f (ochrona przed nadużyciami).

5. Dane techniczne przy wywołaniu

Podczas ładowania aplikacji i przy każdej analizie nasz serwer przetwarza z przyczyn technicznych Twój adres IP. Wykorzystujemy go wyłącznie w pamięci operacyjnej, w postaci nieodwracalnie zaszyfrowanej (hash), aby ograniczać nadużycia (liczba analiz na godzinę i na dzień). Nie jest on ani przechowywany, ani zapisywany w logach i zostaje odrzucony po około 24 godzinach. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Logi dostępu z adresami IP są wyłączone na naszym serwerze i u dostawcy hostingu. [Pozostawić w tym brzmieniu tylko wtedy, gdy u dostawcy hostingu są one faktycznie wyłączone; w przeciwnym razie wpisać zakres i okres.]

6. Pliki cookie i pamięć na Twoim urządzeniu

Letterbe nie używa plików cookie ani identyfikatorów reklamowych lub analitycznych. Aplikacja zapisuje dane wymienione w punkcie 3 w bazie danych Twojej przeglądarki lub urządzenia, a także pliki aplikacji umożliwiające korzystanie bez internetu, i odczytuje je stamtąd. Jest to bezwzględnie niezbędne do świadczenia wybranej przez Ciebie funkcji (§ 25 ust. 2 nr 2 TDDDG, niemiecka ustawa o ochronie danych w telekomunikacji i usługach cyfrowych); zgoda nie jest do tego wymagana.

7. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

• Hosting: [dostawca, lokalizacja centrum danych, np. Niemcy] – obsługa serwera. Nie są tam przechowywane żadne listy ani inne dane użytkowników.
• Analiza przez AI: Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luksemburg (usługa „Amazon Bedrock”) – odczytuje przesłane listy i pytania za pomocą modelu AI firmy Anthropic (Claude). Przetwarzanie odbywa się wyłącznie w centrach danych w UE: za pośrednictwem profilu wnioskowania UE z dostępem przez region Frankfurt (eu-central-1); w zależności od obciążenia AWS przetwarza zapytania w różnych regionach UE. Według własnych informacji AWS nie przechowuje danych wejściowych ani wyników i nie wykorzystuje ich do trenowania; rejestrowanie wywołań modeli nie jest włączone na naszym koncie. AWS nie przekazuje treści firmie Anthropic. AWS należy do koncernu amerykańskiego; na wypadek dostępu z państwa trzeciego grupa Amazon posiada certyfikację w ramach EU-US Data Privacy Framework, a dodatkowo obowiązują standardowe klauzule umowne. [Porównać dane z umową AWS (AWS GDPR DPA).]
• E-mail: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Niemcy; przychodzące e-maile są przekazywane do skrzynki pocztowej w Google Ireland Limited (Gmail) – gdy do nas piszesz.
• Model AI: modele Claude (analiza) oraz Claude Haiku (pytania o Twoją pocztę, wersja do czytania na głos, tłumaczenie i nowa wersja projektów odpowiedzi) pochodzą od Anthropic PBC, USA. Anthropic udostępnia modele za pośrednictwem Amazon Bedrock, ale nie otrzymuje ani Twoich treści, ani innych Twoich danych, i w związku z tym nie jest odbiorcą.
• Weryfikacja subskrypcji z Google Play: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia. Nasz serwer przekazuje do Google Play Developer API wyłącznie token zakupu i otrzymuje z powrotem stan subskrypcji. Google zna Twoją subskrypcję już jako operator Google Play. [Do oceny przez prawnika: rola Google (odrębny administrator czy podmiot przetwarzający).]

Z podmiotami przetwarzającymi zawarto umowy zgodnie z art. 28 RODO. Innych odbiorców nie ma. [Sprawdzić: czy umowy powierzenia przetwarzania danych z dostawcą hostingu i dostawcą poczty e-mail zostały faktycznie zawarte; AWS GDPR DPA obowiązuje na podstawie warunków świadczenia usług AWS.]

Opinie i zgłoszenia: jeśli w aplikacji wyrażasz opinię lub zgłaszasz wynik AI, Letterbe otwiera Twoją własną aplikację pocztową z przygotowanym tekstem; czy i co wyślesz, decydujesz tam sam(a). Zgłoszenie zawiera tylko powód, Twój opcjonalny opis i wersję aplikacji, bez treści listów. Na Twoim urządzeniu Letterbe zapisuje tylko, kiedy ostatnio wyraziłeś(-aś) opinię, i ukrywa zgłoszone wyniki AI. Nasz serwer nie bierze w tym udziału. Jeśli publicznie ocenisz Letterbe w App Store lub w Google Play, Apple lub Google przetwarzają tę ocenę na własną odpowiedzialność.

Gdy do nas piszesz: jeśli zgłaszasz nam problem z projektem, zadajesz pytanie lub odstępujesz od zakupu, przetwarzamy Twój adres e-mail, Twoje imię i nazwisko (jeśli je podasz) i treść Twojej wiadomości, aby odpowiedzieć lub rozpatrzyć odstąpienie od umowy. Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku odstąpienia od umowy dodatkowo lit. c (ustawowy obowiązek potwierdzenia otrzymania). Usuwamy wiadomość po załatwieniu sprawy, o ile nie istnieje ustawowy obowiązek przechowywania. Prosimy nie przesyłać nam treści listów, których nie chcesz udostępniać.

App Store i Google Play: jeśli pobierasz Letterbe lub kupujesz coś w aplikacji, Apple lub Google przetwarzają dane Twojego konta i dane płatnicze na własną odpowiedzialność. Nie otrzymujemy żadnych danych płatniczych. Jeśli w ustawieniach swojego urządzenia zezwoliłeś(-aś) na udostępnianie raportów o awariach twórcom aplikacji, Apple lub Google udostępniają nam takie raporty techniczne bez treści listów. Samo Letterbe nie zawiera żadnego narzędzia analitycznego ani narzędzia do raportowania awarii.

Co przekazujesz sam(a): jeśli przenosisz termin do swojego kalendarza, udostępniasz projekt odpowiedzi lub zapisujesz plik, sam(a) decydujesz, dokąd trafiają te dane. Wpisy Letterbe w kalendarzu zawierają tylko rodzaj terminu i nadawcę, bez kwot i treści. Jeśli Twój kalendarz jest synchronizowany z usługą w chmurze, odpowiada za to ta usługa. W aplikacji na iPhone’a, iPada i Androida Letterbe po uzyskaniu Twojego zezwolenia wpisuje terminy bezpośrednio do kalendarza Twojego urządzenia. Na iPhonie i iPadzie (z iOS lub iPadOS 17 lub nowszym) wystarcza do tego uprawnienie „Tylko dodawanie”; Letterbe nie odczytuje Twojego kalendarza. Na Androidzie uprawnienie do kalendarza technicznie obejmuje również odczyt; Letterbe ustala za jego pomocą jedynie, do którego kalendarza może zapisywać, i niczego nie przesyła. Zezwolenie możesz w każdej chwili cofnąć w ustawieniach swojego urządzenia.

8. Bezpieczeństwo

Wszystkie połączenia są szyfrowane za pomocą HTTPS. Aplikacja nie ładuje treści z obcych serwerów i technicznie może komunikować się wyłącznie z naszym własnym serwerem (Content-Security-Policy). Nasz serwer nie ma bazy danych i nie przechowuje listów. Pliki kopii zapasowej są szyfrowane Twoim hasłem (PBKDF2 i AES-256-GCM). Zabezpiecz swoje urządzenie blokadą ekranu, ponieważ każdy, kto korzysta z Twojego odblokowanego urządzenia, może również otworzyć Letterbe. W aplikacji na iPhone’a, iPada i Androida możesz dodatkowo zablokować Letterbe za pomocą Face ID, odcisku palca lub kodu swojego urządzenia. Weryfikację przeprowadza system operacyjny Twojego urządzenia; Letterbe otrzymuje jedynie odpowiedź „potwierdzono” lub „nie potwierdzono”, nigdy dane biometryczne. Na iPhonie i iPadzie pliki Letterbe są dodatkowo zapisywane w taki sposób, że można je odczytać tylko przy odblokowanym urządzeniu.

9. Okres przechowywania

• Na Twoim urządzeniu: do momentu, w którym usuniesz dane w Letterbe, usuniesz aplikację lub usuniesz dane witryny. Dotyczy to również Twojego imienia i nazwiska, danych drugiej osoby (do momentu jej usunięcia) oraz potwierdzeń dotyczących poszczególnych listów (do momentu usunięcia listu).
• Na naszym serwerze: brak przechowywania, brak bazy danych, brak kont użytkowników. Listy i pytania są przechowywane w pamięci operacyjnej tylko podczas analizy (kilka sekund), a następnie odrzucane.
• Zahashowane adresy IP na potrzeby ochrony przed nadużyciami: około 24 godzin w pamięci operacyjnej, przy ponownym uruchomieniu serwera usuwane natychmiast.
• Dowód zakupu Twojej subskrypcji: brak przechowywania. Zahashowana wartość na potrzeby limitów na subskrypcję: do końca dnia lub miesiąca w pamięci operacyjnej; wynik weryfikacji Google: maksymalnie 10 minut w pamięci operacyjnej.
• W AWS: brak przechowywania treści (zob. punkt 7).
• E-maile do nas: do czasu załatwienia sprawy, dłużej tylko w przypadku ustawowego obowiązku przechowywania.

10. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych (art. 15), ich sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18) i przenoszenia danych (art. 20 RODO). Ponieważ Twoje listy znajdują się tylko na Twoim urządzeniu, możesz je tam sam(a) przeglądać, zmieniać, eksportować jako kopię zapasową lub tabelę oraz usuwać. Zgody możesz w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość (art. 7 ust. 3 RODO). Na naszym serwerze nie ma Twoich danych, w zakresie których moglibyśmy udzielić informacji lub które moglibyśmy usunąć; w odniesieniu do e-maili wysłanych do nas oczywiście realizujemy Twoje prawa.

Prawo sprzeciwu: wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 RODO).

Na pytania odpowiadamy pod adresem info@peppermediavision.de. Możesz wnieść skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych (art. 77 RODO), na przykład do organu właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania lub do organu właściwego dla nas: Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland (Niezależne Centrum Ochrony Danych Kraju Saary), Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken.

11. Sztuczna inteligencja i brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji

Letterbe jest aplikacją AI. Analizy, streszczenia, wyjaśnienia prostym językiem, projekty odpowiedzi, odpowiedzi na pytania, wersje do czytania na głos i tłumaczenia są tworzone przez AI (za zgodą: Claude lub Claude Haiku firmy Anthropic za pośrednictwem Amazon Bedrock; w trybie podstawowym na obsługiwanych iPhone’ach: Apple Intelligence na urządzeniu). Mogą one być błędne lub niepełne; wyniki AI możesz zgłaszać w aplikacji. Rozstrzygające jest zawsze oryginalne pismo.

AI przedstawia propozycje (termin, kwota, projekt odpowiedzi). Letterbe nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne (art. 22 RODO): sprawdzasz i działasz sam(a).

12. Wiek

Letterbe jest przeznaczone dla osób, które ukończyły 18 lat.

13. Zmiany

Dostosowujemy niniejszą politykę, gdy zmienia się aplikacja lub stan prawny. O istotnych zmianach informujemy Cię w aplikacji.

Politique de confidentialité

Projet – à faire vérifier par un avocat avant publication. Les éléments à compléter figurant [entre crochets] doivent être renseignés. Version du 27/10/2026.

Versions linguistiques : Cette traduction a pour but de vous informer de manière claire et compréhensible dans votre langue (article 12 du RGPD). En cas de divergence, la version allemande prévaut ; vos droits en tant que personne concernée n’en sont pas affectés.

1. L’essentiel en bref

Nous n’enregistrons aucune donnée sur des serveurs. Ni vos lettres, ni vos photos, délais, notes, votre nom, une adresse e-mail ou un compte utilisateur. Letterbe n’a ni base de données ni comptes utilisateurs. Tout ce que vous classez dans Letterbe reste sur votre appareil. Ce n’est que si vous nous écrivez vous-même, par exemple par e-mail, que nous recevons ce message (point 7).

• Uniquement sur votre appareil : les lettres, photos, délais, notes et réglages sont enregistrés exclusivement dans l’application sur votre appareil. Nous n’y avons pas accès et n’en avons aucune copie.
• Uniquement le texte, pas la photo : pour la lecture, votre appareil reconnaît lui-même le texte de la lettre. Seul ce texte est transmis brièvement et de manière chiffrée via notre serveur à notre prestataire d’IA Amazon Web Services (AWS) et analysé exclusivement dans des centres de données situés dans l’UE ; lorsqu’ils sont détectés, l’IBAN, les numéros de carte, le numéro d’identification fiscale, les numéros de sécurité sociale, d’assuré, de compte et de pièce d’identité sont automatiquement masqués au préalable sur votre appareil. Le résultat est renvoyé directement à votre appareil. Ni notre serveur ni AWS n’enregistrent les contenus, et le fabricant du modèle d’IA (Anthropic) ne les reçoit pas. [À ne conserver que si le Model invocation logging est désactivé dans toutes les régions de l’UE dans le compte AWS.]
• Mode de base sans IA dans le cloud : l’analyse via notre serveur est facultative. Sans votre consentement, aucune lettre ne quitte votre appareil ; la date, le montant et l’IBAN sont alors reconnus directement sur l’appareil. Sur les iPhone compatibles, Apple Intelligence établit en outre un résumé, là aussi uniquement sur l’appareil.
• Vérification du nom sur l’appareil : Letterbe ne traite que les lettres qui vous sont adressées ou qui sont adressées à une autre personne que vous avez enregistrée. Votre appareil vérifie si votre nom figure sur la lettre avant que quoi que ce soit ne soit envoyé (point 3).
• Traduction : Letterbe traduit d’abord sur votre appareil les lettres rédigées dans une autre langue. Ce n’est que si cela n’est pas possible et que vous y avez consenti que le texte masqué est traduit par l’IA via notre serveur.
• Vous créez vous-même les sauvegardes, dans un dossier de votre choix (par exemple sur votre ordinateur ou dans votre propre espace de stockage en ligne). Elles ne nous sont pas transmises.
• Vos lettres ne sont pas utilisées pour l’entraînement de l’IA.
• Nous ne vendons aucune donnée, n’affichons aucune publicité et n’utilisons aucun outil d’analyse ou de traçage.
• Letterbe n’envoie jamais elle-même de courriers à des tiers et n’effectue aucun paiement.
• Abonnements sans compte : les abonnements passent par l’App Store ou Google Play. Pour l’IA, notre serveur vérifie à chaque requête la preuve d’achat du store et ne l’enregistre pas (point 4).

2. Responsable du traitement

Pepper Media Vision
Titulaire : Reinhard Elvis Schütz
c/o POSTFLEX #PFX-554-853
Emsdettener Straße 10
48268 Greven
Allemagne
E-mail : info@peppermediavision.de

Téléphone : 0177 4330479

Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données ; en tant qu’entreprise unipersonnelle, nous n’y sommes en principe pas tenus en vertu du § 38 BDSG (loi fédérale allemande sur la protection des données). Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez nous joindre aux coordonnées indiquées ci-dessus. [À faire vérifier par un avocat : une analyse d’impact relative à la protection des données (art. 35 RGPD) est-elle nécessaire en raison de possibles données de santé ? Dans ce cas, un délégué à la protection des données devrait être désigné en vertu du § 38, al. 1, phrase 2 BDSG, indépendamment du nombre de salariés.]

3. Ce qui est enregistré sur votre appareil

Dans la base de données d’application de votre navigateur ou dans le dossier protégé de l’application sur votre appareil se trouvent : vos lettres (photos, texte et informations qui en ont été extraites, le cas échéant leur traduction et votre confirmation qu’une lettre vous est adressée ou est adressée à l’autre personne), vos prénom et nom, sur demande les prénom et nom d’une autre personne avec le lien qui vous unit et votre confirmation que vous êtes autorisé(e) à gérer son courrier (chacun avec la date), la date de votre consentement à l’analyse par l’IA, le pays, la langue, les réglages, les personnes de confiance et la date de votre dernière sauvegarde. Nous n’avons pas accès à ces données. Vous pouvez les supprimer intégralement à tout moment sous « Plus » ; elles sont également supprimées lors de la désinstallation de l’application ou de la suppression des données du site web.

Veuillez noter : si vous avez activé la sauvegarde de votre appareil (sauvegarde iCloud ou sauvegarde Android dans votre compte Google), ces données font partie de cette sauvegarde dans la version de l’App Store, afin qu’elles ne soient pas perdues en cas de changement d’appareil ou de panne. Sous Android, cette sauvegarde est chiffrée de bout en bout, à condition que vous ayez configuré un verrouillage de l’écran. Nous n’y avons pas accès ; le fournisseur concerné en est responsable. Les sauvegardes que vous créez dans Letterbe sont chiffrées avec votre mot de passe (AES-256) avant que vous ne les enregistriez. Vous décidez vous-même où vous les placez, par exemple dans un dossier de votre ordinateur ou dans votre propre espace de stockage en ligne ; le fournisseur concerné est responsable de cet emplacement de stockage, et non nous. L’archive lisible (ZIP) n’est pas chiffrée ; conservez-la uniquement en lieu sûr. Ni les sauvegardes ni les archives ne nous sont transmises.

Aides du quotidien : Letterbe calcule les dépenses du foyer, les hausses de prix, le dossier fiscal, les justificatifs et garanties, les indications de fraude et les relevés de compteurs exclusivement sur votre appareil à partir des informations de vos lettres ; rien n’est transmis à cet effet. Pour chaque lettre, Letterbe enregistre en outre sur votre appareil le texte reconnu, l’explication en langage simple, les avertissements, la périodicité et le délai de résiliation d’un montant, la catégorie pour le dossier fiscal ainsi que, pour les preuves d’achat, l’article, la date d’achat et la durée de garantie. Les compteurs et relevés se trouvent également uniquement sur votre appareil et font partie de votre sauvegarde. Si vous photographiez un compteur, votre appareil lit lui-même le chiffre ; la photo n’est ni enregistrée ni transmise. Vous enregistrez le dossier fiscal sous forme de fichier ZIP à l’emplacement de votre choix ; il n’est pas chiffré.

Lecture à voix haute : Letterbe utilise à cet effet exclusivement la synthèse vocale intégrée à votre appareil (iPhone et iPad : Apple ; Android : les voix installées sur l’appareil ; navigateur : uniquement les voix que le navigateur signale comme locales). Les voix en ligne, qui enverraient le texte à un fournisseur, ne sont pas utilisées. En l’absence de voix intégrée, Letterbe ne lit pas à voix haute. Si vous avez consenti à l’analyse par l’IA, l’IA peut préalablement nettoyer le texte à lire (par exemple erreurs de lecture, en-tête et pied de page) ; le texte masqué est alors transmis comme décrit au point 4.

Vérification du nom (protection du secret de la correspondance) : lors de la configuration, vous saisissez vos prénom et nom ; cette information est nécessaire à l’utilisation de Letterbe. Sans elle, nous ne pouvons pas fournir l’application, car Letterbe ne doit traiter que le courrier qui vous est adressé (et, le cas échéant, celui adressé à une autre personne). Après chaque numérisation, votre appareil vérifie dans le texte reconnu si l’un des noms enregistrés y figure. Cela se fait exclusivement sur votre appareil et avant toute transmission ; votre nom n’est pas envoyé à cet effet. Si aucun nom n’est trouvé, un avis relatif à la protection des données s’affiche. Vous ne pouvez alors poursuivre que si vous confirmez expressément que la lettre vous est adressée ou est adressée à l’autre personne ; Letterbe enregistre cette confirmation avec la lettre sur votre appareil. À défaut, la lettre n’est pas traitée et rien n’est envoyé. Vous ne pouvez plus modifier votre propre nom 24 heures après la configuration (sauf par « Supprimer toutes les données »), et l’autre personne au maximum une fois tous les 30 jours. Il s’agit d’empêcher que Letterbe soit utilisée pour le courrier d’autrui. Bases juridiques : art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD (fourniture de l’application) et point f) (protection des destinataires du courrier d’autrui contre un traitement non autorisé).

Autre personne : si vous enregistrez une autre personne (par exemple votre mère ou votre père), Letterbe enregistre sur votre appareil ses prénom et nom, son lien avec vous et votre confirmation que vous êtes autorisé(e) à gérer son courrier (accord de la personne ou représentation légale, par exemple procuration ou curatelle). Ces informations ne nous sont pas transmises. Les lettres adressées à cette personne sont traitées comme les vôtres, donc, avec votre consentement, également analysées par l’IA. Veuillez en informer la personne et lui remettre la présente politique de confidentialité. Pour les lettres contenant des données de santé de l’autre personne, vous avez besoin, pour l’analyse par l’IA, de son consentement explicite ou d’un pouvoir de représentation qui couvre ce traitement. [À faire vérifier par un avocat : base juridique pour les catégories particulières de données à caractère personnel de l’autre personne et d’autres tiers figurant dans les lettres (art. 9 RGPD) ainsi que la répartition des rôles (utilisateur en tant que responsable du traitement ou exemption domestique).]

Traduction sur l’appareil : si une lettre est rédigée dans une autre langue que celle de l’application, Letterbe la traduit dans la langue de l’application et la lit ainsi à voix haute. Sur iPhone et iPad (à partir d’iOS ou d’iPadOS 18), Letterbe utilise d’abord pour cela la fonction de traduction d’Apple sur l’appareil ; le texte ne quitte alors pas votre appareil. S’il manque un pack de langue, votre appareil le télécharge auprès d’Apple ; à cette occasion, Apple traite sous sa propre responsabilité des données techniques telles que votre adresse IP et la langue souhaitée, mais pas le texte de la lettre. Si cela n’est pas possible, la traduction n’est effectuée via notre serveur qu’avec votre consentement (point 4). Letterbe enregistre la traduction avec la lettre sur votre appareil.

Apple Intelligence sur l’appareil : sur les iPhone qui prennent en charge Apple Intelligence et sur lesquels elle est activée, Letterbe peut, en mode de base, établir sur l’appareil, avec le modèle de langage d’Apple, un résumé, la tâche à accomplir et une explication en langage simple. Rien ne quitte alors votre appareil ; ni nous ni Apple ne recevons de contenus. Letterbe n’utilise pas cette fonction pour les courriers judiciaires et juridiques.

4. Ce qui est transmis lors de la lecture d’une lettre

Mariage, naissance, déménagement : ce que vous y saisissez (date, noms, code postal, Land, nouvelle adresse, autres destinataires avec adresse e-mail) reste sur votre appareil et fait partie de votre sauvegarde. Si vous appuyez sur « Envoyer via … », Letterbe transmet le courrier et, sur demande, l’acte numérisé à l’application de votre choix, par exemple à votre application de messagerie. Cette application se charge de l’envoi ; Letterbe et notre serveur n’y participent pas. Les e-mails ne sont généralement pas chiffrés de bout en bout. Les sites des administrations vers lesquels renvoient les liens s’ouvrent dans votre navigateur ; les informations sur la protection des données de l’organisme concerné y sont applicables.

Numérisation et reconnaissance de texte sur l’appareil : lorsque vous numérisez ou photographiez une lettre, l’application utilise le scanner de documents et la reconnaissance de texte de votre appareil (iPhone et iPad : Apple VisionKit et Apple Vision ; Android : Google ML Kit, fourni via les services Google Play). Les images et le texte sont alors traités sur votre appareil ; la photo ne quitte pas votre appareil. Sous Android, Google collecte, selon ses propres indications, des données techniques de diagnostic pour ML Kit (par exemple modèle de l’appareil, version d’Android, version de l’application, taille de l’image, durée de traitement et codes d’erreur), mais pas les images ni les textes. Google traite ces données sous sa propre responsabilité ; nous ne les recevons pas.

PDF et fichiers provenant d’autres applications : si vous choisissez un PDF ou partagez un PDF ou une photo depuis une autre application (par exemple votre messagerie) avec Letterbe, l’application ouvre le fichier sur votre appareil. Les pages sont enregistrées sous forme d’images, comme un scan ; si le PDF contient du texte, l’application le lit directement dans le fichier, sinon avec la reconnaissance de texte de votre appareil. La copie du fichier créée par votre appareil est ensuite supprimée. Les mêmes règles que pour un scan s’appliquent à une analyse par IA.

Masquage : avant que le texte ne quitte votre appareil, l’application remplace automatiquement, lorsqu’ils sont détectés, l’IBAN, les numéros de carte de crédit, le numéro d’identification fiscale, les numéros de sécurité sociale et d’assuré à l’assurance maladie ainsi que les numéros de compte, de carte d’identité et de passeport par des caractères de substitution. Les originaux restent sur votre appareil et y sont réinsérés après l’analyse.

Transmission : avec votre consentement, l’application transmet ensuite de manière chiffrée (HTTPS) à notre serveur : le texte masqué, la langue, le pays, la date du jour et les noms de vos expéditeurs précédents (afin que les mêmes expéditeurs soient orthographiés de la même manière). Vos propres prénom et nom ne sont pas transmis ; ils ne sont insérés dans les brouillons de réponse que sur votre appareil. Notre serveur transmet ces données à AWS et renvoie le résultat à votre appareil. Il n’enregistre ni le texte ni le résultat et n’inscrit aucun contenu dans des journaux. À partir du même texte, l’IA établit également l’explication en langage simple, les avertissements et des informations telles que la catégorie fiscale ou la date d’achat ; aucune autre donnée n’est transmise à cet effet.

Traduction et version destinée à la lecture à voix haute par l’IA : si une traduction sur l’appareil n’est pas possible, l’application transmet, avec votre consentement, le texte masqué de la lettre, la langue reconnue de la lettre et la langue de l’application par la même voie ; la traduction est établie par un modèle d’IA plus petit d’Anthropic (Claude Haiku) via Amazon Bedrock dans l’UE. Pour la version destinée à la lecture à voix haute (point 3), seuls le texte masqué et la langue sont transmis. Là non plus, rien n’est enregistré.

Modifier un brouillon de réponse avec l’IA : si tu demandes à l’IA de modifier un brouillon de réponse (par exemple « plus court » ou ta propre consigne), l’application transmet par la même voie, avec ton consentement, le brouillon, ta consigne ainsi que l’expéditeur, l’objet et le résumé du courrier. Les numéros sensibles détectés sont automatiquement masqués et un espace réservé est envoyé à la place de ton nom. La nouvelle version est créée par Claude Haiku via Amazon Bedrock dans l’UE ; rien n’est enregistré. Cela fait aussi partie de ton consentement aux fonctions d’IA.

Qui voit les contenus : les textes transmis sont traités automatiquement. Nous ne les consultons pas et, faute d’enregistrement, ne pouvons pas non plus les consulter ultérieurement.

Exception de la photo : si aucune reconnaissance de texte n’est possible sur votre appareil (par exemple dans un navigateur), l’application vous le demande au préalable à chaque fois. Ce n’est que si vous choisissez alors « Envoyer la photo » que la photo est transmise par la même voie ; un masquage n’est alors pas possible. Si vous choisissez « Saisir moi-même », rien ne quitte votre appareil.

Mode de base sans IA : le consentement est facultatif. Sans lui, l’application ne transmet aucune lettre ; la date, le montant, l’IBAN et la référence du dossier sont reconnus uniquement sur votre appareil selon des règles fixes, et vous saisissez vous-même le reste. Il n’est alors pas possible de poser des questions sur le courrier.

Si vous posez une question sur votre courrier, la question et un résumé de vos lettres classées sont transmis (expéditeur, titre, type, montant, date, statut, tâche, résumé, référence du dossier, date de réception), mais aucune photo, aucun IBAN et aucun brouillon de réponse.

Les lettres peuvent contenir des catégories particulières de données à caractère personnel, par exemple des données de santé, et mentionner des données d’autres personnes.

Bases juridiques : art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD (fourniture de la fonction que vous avez demandée) et, pour les catégories particulières de données à caractère personnel, votre consentement explicite au sens de l’art. 9, paragraphe 2, point a), du RGPD, que vous donnez lors de la configuration ou ultérieurement sous « Plus » (art. 7 RGPD ; Letterbe enregistre à cet effet la date sur votre appareil). Le consentement couvre l’analyse, les questions sur votre courrier, la version destinée à la lecture à voix haute et la traduction par l’IA. Vous pouvez le retirer à tout moment sous « Plus » avec effet pour l’avenir, aussi simplement que vous l’avez donné ; le traitement effectué jusqu’alors reste licite. Letterbe fonctionne ensuite en mode de base et ne transmet plus aucune lettre. Pour les données d’autres personnes figurant dans vos lettres : art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (intérêt légitime à vous rendre votre lettre compréhensible).

Vérification de votre abonnement : afin que seuls les abonnées et abonnés utilisent l’IA, l’application envoie en outre, à chaque analyse et à chaque question, la preuve d’achat de votre abonnement. Dans l’App Store, il s’agit de la transaction signée par Apple (elle contient notamment l’application, le produit, la date d’achat et d’expiration ainsi qu’un numéro de transaction, mais aucun nom, aucun identifiant Apple et aucune donnée de paiement) ; sur Google Play, il s’agit du jeton d’achat. Notre serveur vérifie la signature d’Apple ou interroge Google, au moyen du jeton, sur l’état de l’abonnement (Google Play Developer API). Nous n’enregistrons pas la preuve, ne la consignons pas dans des journaux et ne créons aucun compte. Dans la mémoire vive, le serveur ne conserve qu’une valeur chiffrée de manière irréversible (hachage), afin de limiter le nombre de requêtes par abonnement et par jour ou par mois, ainsi que, pour Google, le résultat de la vérification pendant 10 minutes au maximum. Sur votre appareil, Letterbe enregistre le nombre d’analyses par l’IA du mois en cours ; l’application apprend du store quel abonnement est actif. Bases juridiques : art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD (exécution du contrat d’abonnement) et point f) (protection contre les abus).

5. Données techniques lors de la connexion

Lors du chargement de l’application et à chaque analyse, notre serveur traite votre adresse IP, ce qui est techniquement nécessaire. Nous ne l’utilisons que dans la mémoire vive, chiffrée de manière irréversible (hachage), afin de limiter les abus (nombre d’analyses par heure et par jour). Elle n’est ni enregistrée ni consignée dans des journaux et est effacée au bout de 24 heures environ. Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Les journaux d’accès contenant des adresses IP sont désactivés sur notre serveur et chez l’hébergeur. [À ne conserver tel quel que si cela est effectivement désactivé chez l’hébergeur ; sinon, indiquer l’étendue et la durée.]

6. Cookies et stockage sur votre appareil

Letterbe ne dépose aucun cookie et n’utilise aucun identifiant publicitaire ou d’analyse. L’application enregistre les données mentionnées au point 3 dans la base de données de votre navigateur ou de votre appareil ainsi que les fichiers de l’application pour une utilisation sans Internet, et les y lit à nouveau. Cela est strictement nécessaire à la fonction que vous avez demandée (§ 25, al. 2, n° 2 TDDDG, loi allemande sur la protection des données dans les télécommunications et les services numériques) ; aucun consentement n’est requis à cet effet.

7. Destinataires et sous-traitants

• Hébergement : [Fournisseur, localisation du centre de données, par ex. Allemagne] – exploitation du serveur. Aucune lettre ni aucune autre donnée d’utilisateur n’y est enregistrée.
• Analyse par l’IA : Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg (service « Amazon Bedrock ») – lit les lettres et questions transmises au moyen d’un modèle d’IA d’Anthropic (Claude). Le traitement a lieu exclusivement dans des centres de données situés dans l’UE : via un profil d’inférence UE, avec un accès par la région Francfort (eu-central-1) ; selon la charge, AWS traite les requêtes dans différentes régions de l’UE. Selon ses propres indications, AWS n’enregistre ni les entrées ni les résultats et ne les utilise pas pour l’entraînement ; la journalisation des appels de modèle n’est pas activée dans notre compte. AWS ne transmet pas les contenus à Anthropic. AWS appartient à un groupe américain ; pour le cas d’un accès depuis un pays tiers, le groupe Amazon est certifié au titre du cadre de protection des données UE–États-Unis (EU-US Data Privacy Framework), et des clauses contractuelles types s’appliquent en outre. [Comparer ces informations avec le contrat AWS (AWS GDPR DPA).]
• E-mail : IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Allemagne ; les e-mails entrants sont transférés vers une boîte aux lettres chez Google Ireland Limited (Gmail) – si vous nous écrivez.
• Modèle d’IA : les modèles Claude (analyse) et Claude Haiku (questions sur votre courrier, version destinée à la lecture à voix haute, traduction et reformulation des brouillons de réponse) proviennent d’Anthropic PBC, États-Unis. Anthropic met les modèles à disposition via Amazon Bedrock, mais ne reçoit ni vos contenus ni d’autres données vous concernant et n’est donc pas destinataire.
• Vérification des abonnements souscrits sur Google Play : Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. Notre serveur transmet uniquement le jeton d’achat à la Google Play Developer API et reçoit en retour l’état de l’abonnement. Google connaît déjà votre abonnement en tant que fournisseur de Google Play. [Faire qualifier par un avocat le rôle de Google (responsabilité propre ou sous-traitance).]

Des contrats conformes à l’art. 28 RGPD ont été conclus avec les sous-traitants. Il n’existe pas d’autres destinataires. [À vérifier : contrats de sous-traitance effectivement conclus avec l’hébergeur et le fournisseur de messagerie ; l’AWS GDPR DPA s’applique via les conditions de service d’AWS.]

Avis et signalements : si vous donnez votre avis dans l’application ou signalez un résultat de l’IA, Letterbe ouvre votre propre application de messagerie avec un texte préparé ; vous y décidez si vous envoyez quelque chose, et quoi. Le signalement ne contient que le motif, votre description facultative et la version de l’application, aucun contenu de lettre. Sur votre appareil, Letterbe enregistre uniquement la date à laquelle vous avez donné votre avis pour la dernière fois et masque les résultats de l’IA signalés. Notre serveur n’y participe pas. Si vous évaluez Letterbe publiquement dans l’App Store ou sur Google Play, Apple ou Google traitent l’évaluation sous leur propre responsabilité.

Si vous nous écrivez : si vous nous signalez un problème concernant un brouillon, posez une question ou exercez votre droit de rétractation pour un achat, nous traitons votre adresse e-mail, votre nom (s’il est indiqué) et le contenu de votre message afin de répondre ou de traiter la rétractation. Bases juridiques : art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD et, en cas de rétractation, en outre point c) (obligation légale d’accuser réception). Nous supprimons le message une fois qu’il a été traité, sauf obligation légale de conservation. Veuillez ne pas nous envoyer de contenus de lettres que vous ne souhaitez pas partager.

App Store et Google Play : si vous téléchargez Letterbe ou effectuez un achat dans l’application, Apple ou Google traitent vos données de compte et de paiement sous leur propre responsabilité. Nous ne recevons aucune donnée de paiement. Si vous avez autorisé, dans les réglages de votre appareil, le partage des rapports de plantage avec les développeurs d’applications, Apple ou Google nous mettent à disposition de tels rapports techniques, sans contenu de lettre. Letterbe ne contient elle-même aucun outil d’analyse ou de rapport de plantage.

Ce que vous transmettez vous-même : lorsque vous reportez un délai dans votre calendrier, partagez un brouillon de réponse ou enregistrez un fichier, vous décidez vous-même où vont ces données. Les événements de calendrier de Letterbe ne contiennent que la nature du délai et l’expéditeur, ni montants ni contenus. Si votre calendrier est synchronisé avec un service en ligne, ce dernier en est responsable. Dans l’application pour iPhone, iPad et Android, Letterbe inscrit les délais directement dans le calendrier de votre appareil après votre autorisation. Sur iPhone et iPad (à partir d’iOS ou d’iPadOS 17), le droit « Ajout uniquement » suffit à cet effet ; Letterbe ne lit pas votre calendrier. Sous Android, l’autorisation d’accès au calendrier comprend techniquement aussi la lecture ; Letterbe s’en sert uniquement pour déterminer dans quel calendrier elle peut écrire et ne transmet rien. Vous pouvez retirer cette autorisation à tout moment dans les réglages de votre appareil.

8. Sécurité

Toutes les connexions sont chiffrées par HTTPS. L’application ne charge aucun contenu depuis des serveurs tiers et ne peut techniquement communiquer qu’avec notre propre serveur (Content-Security-Policy). Notre serveur n’a pas de base de données et n’enregistre aucune lettre. Les fichiers de sauvegarde sont chiffrés avec votre mot de passe (PBKDF2 et AES-256-GCM). Protégez votre appareil par un verrouillage de l’écran, car toute personne qui utilise votre appareil déverrouillé peut aussi ouvrir Letterbe. Dans l’application pour iPhone, iPad et Android, vous pouvez en outre verrouiller Letterbe avec Face ID, l’empreinte digitale ou le code de votre appareil. La vérification est effectuée par le système d’exploitation de votre appareil ; Letterbe reçoit uniquement la réponse « confirmé » ou « non confirmé », jamais de données biométriques. Sur iPhone et iPad, les fichiers de Letterbe sont en outre enregistrés de manière à n’être lisibles que lorsque l’appareil est déverrouillé.

9. Durée de conservation

• Sur votre appareil : jusqu’à ce que vous supprimiez les données dans Letterbe, désinstalliez l’application ou supprimiez les données du site web. Cela vaut également pour votre nom, les informations relatives à l’autre personne (jusqu’à ce que vous la retiriez) et les confirmations relatives à des lettres individuelles (jusqu’à ce que vous supprimiez la lettre).
• Sur notre serveur : aucun enregistrement, aucune base de données, aucun compte utilisateur. Les lettres et questions ne sont conservées dans la mémoire vive que pendant l’analyse (quelques secondes), puis effacées.
• Adresses IP hachées pour la protection contre les abus : environ 24 heures dans la mémoire vive, supprimées immédiatement en cas de redémarrage du serveur.
• Preuve d’achat de votre abonnement : aucun enregistrement. Valeur hachée pour les limites par abonnement : jusqu’à la fin de la journée ou du mois dans la mémoire vive ; résultat de la vérification par Google : 10 minutes au maximum dans la mémoire vive.
• Chez AWS : aucun enregistrement des contenus (voir point 7).
• E-mails qui nous sont adressés : jusqu’à leur traitement, au-delà uniquement en cas d’obligation légale de conservation.

10. Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès (art. 15), de rectification (art. 16), d’effacement (art. 17), de limitation du traitement (art. 18) et à la portabilité des données (art. 20 RGPD). Vos lettres se trouvant uniquement sur votre appareil, vous pouvez vous-même les y consulter, les modifier, les exporter sous forme de sauvegarde ou de tableau et les supprimer. Vous pouvez retirer vos consentements à tout moment avec effet pour l’avenir (art. 7, paragraphe 3, RGPD). Notre serveur ne contient aucune donnée vous concernant sur laquelle nous pourrions vous renseigner ou que nous pourrions supprimer ; pour les e-mails qui nous sont adressés, nous respectons bien entendu vos droits.

Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, aux traitements fondés sur l’art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (art. 21 RGPD).

Nous répondons à vos questions à l’adresse info@peppermediavision.de. Vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données (art. 77 RGPD), par exemple auprès de l’autorité de votre lieu de résidence ou de celle compétente à notre égard : Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland (Centre indépendant de protection des données de la Sarre), Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken.

11. Intelligence artificielle et absence de décisions automatisées

Letterbe est une application d’IA. Les analyses, résumés, explications en langage simple, brouillons de réponse, réponses aux questions, versions destinées à la lecture à voix haute et traductions sont établis par une IA (avec consentement : Claude ou Claude Haiku d’Anthropic via Amazon Bedrock ; en mode de base sur les iPhone compatibles : Apple Intelligence sur l’appareil). Ils peuvent être erronés ou incomplets ; vous pouvez signaler les résultats de l’IA dans l’application. Seul le courrier original fait foi.

L’IA fait des propositions (délai, montant, brouillon de réponse). Letterbe ne prend aucune décision produisant des effets juridiques (art. 22 RGPD) : vous vérifiez et agissez vous-même.

12. Âge

Letterbe s’adresse aux personnes âgées de 18 ans ou plus.

13. Modifications

Nous adaptons la présente politique lorsque l’application ou la situation juridique évolue. Nous vous informons des modifications substantielles dans l’application.

Informativa sulla privacy

Bozza – da far verificare da un avvocato prima della pubblicazione. I segnaposto tra [parentesi quadre] devono essere compilati. Aggiornamento: 27/10/2026.

Versioni linguistiche: Questa traduzione serve a informarti in modo chiaro e comprensibile nella tua lingua (art. 12 GDPR). In caso di discordanza prevale la versione tedesca; i tuoi diritti in quanto interessato restano invariati.

1. In breve

Non salviamo dati su server. Né le tue lettere né foto, scadenze, note, il tuo nome, un indirizzo e-mail o un account utente. Letterbe non ha alcun database e nessun account utente. Tutto ciò che archivi in Letterbe resta sul tuo dispositivo. Solo se ci scrivi tu, ad esempio via e-mail, riceviamo quel messaggio (punto 7).

• Solo sul tuo dispositivo: lettere, foto, scadenze, note e impostazioni vengono salvate esclusivamente nell’app sul tuo dispositivo. Non vi abbiamo accesso e non ne abbiamo alcuna copia.
• Solo il testo, non la foto: per la lettura è il tuo dispositivo stesso a riconoscere il testo della lettera. Solo questo testo viene inviato brevemente e in forma cifrata tramite il nostro server al nostro fornitore di IA Amazon Web Services (AWS) e viene analizzato esclusivamente in data center nell’UE; IBAN, numeri di carta, codice di identificazione fiscale, numeri di previdenza sociale, di assicurato, di conto e di documento d’identità vengono prima oscurati automaticamente sul tuo dispositivo, se riconosciuti. Il risultato torna direttamente al tuo dispositivo. Né il nostro server né AWS salvano i contenuti e il produttore del modello di IA (Anthropic) non li riceve. [Lasciare solo quando nell’account AWS il Model invocation logging è disattivato in tutte le regioni UE.]
• Modalità base senza IA cloud: l’analisi tramite il nostro server è facoltativa. Senza il tuo consenso nessuna lettera lascia il tuo dispositivo; data, importo e IBAN vengono allora riconosciuti direttamente sul dispositivo. Sugli iPhone supportati Apple Intelligence crea inoltre un riassunto, anch’esso solo sul dispositivo.
• Verifica del nome sul dispositivo: Letterbe registra solo lettere indirizzate a te o a un’altra persona da te inserita. Se il tuo nome compare sulla lettera lo verifica il tuo dispositivo, prima che venga inviato qualsiasi dato (punto 3).
• Traduzione: Letterbe traduce le lettere in un’altra lingua prima di tutto sul tuo dispositivo. Solo se ciò non è possibile e hai dato il consenso, il testo oscurato viene tradotto dall’IA tramite il nostro server.
• I backup li crei tu, in una cartella a tua scelta (ad esempio sul tuo computer o nel tuo spazio cloud personale). Non vengono trasmessi a noi.
• Le tue lettere non vengono utilizzate per l’addestramento dell’IA.
• Non vendiamo dati, non mostriamo pubblicità e non utilizziamo strumenti di analisi o di tracciamento.
• Letterbe non invia mai di propria iniziativa lettere a terzi e non esegue pagamenti.
• Abbonamenti senza account: gli abbonamenti passano per l’App Store o Google Play. Per l’IA il nostro server verifica a ogni richiesta la prova d’acquisto dello store e non la salva (punto 4).

2. Titolare del trattamento

Pepper Media Vision
Titolare: Reinhard Elvis Schütz
c/o POSTFLEX #PFX-554-853
Emsdettener Straße 10
48268 Greven
Germania
E-mail: info@peppermediavision.de

Telefono: 0177 4330479

Non abbiamo designato un responsabile della protezione dei dati; in quanto impresa individuale composta da una sola persona, in linea di principio non vi siamo obbligati ai sensi del § 38 BDSG (legge federale tedesca sulla protezione dei dati). Per domande sulla protezione dei dati puoi contattarci ai recapiti indicati sopra. [Da verificare da un avvocato: è necessaria una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (art. 35 GDPR) a causa di possibili dati relativi alla salute? In tal caso, ai sensi del § 38, comma 1, frase 2 BDSG, andrebbe designato un responsabile della protezione dei dati indipendentemente dal numero di dipendenti.]

3. Cosa viene salvato sul tuo dispositivo

Nel database dell’app del tuo browser o nella cartella protetta dell’app sul tuo dispositivo si trovano: le tue lettere (foto, testo e i dati ricavati, eventualmente la loro traduzione e la tua conferma che una lettera è indirizzata a te o all’altra persona), il tuo nome e cognome, su richiesta nome e cognome di un’altra persona con la relazione e la tua conferma di poterne gestire la posta (ciascuno con data), la data del tuo consenso all’analisi con IA, paese, lingua, impostazioni, persone di fiducia e la data del tuo ultimo backup. Non abbiamo accesso a questi dati. Puoi eliminarli completamente in qualsiasi momento in «Altro»; vengono eliminati anche quando rimuovi l’app o cancelli i dati del sito web.

Tieni presente che: se hai attivato il backup del tuo dispositivo (backup iCloud o backup Android nel tuo account Google), nella versione dell’app distribuita tramite gli store questi dati fanno parte di tale backup, in modo da non andare persi in caso di cambio o guasto del dispositivo. Su Android questo backup è cifrato end-to-end, a condizione che tu abbia impostato un blocco schermo. Non vi abbiamo accesso; ne è responsabile il rispettivo fornitore. I backup che crei in Letterbe vengono cifrati con la tua password (AES-256) prima che tu li salvi. Decidi tu dove archiviarli, ad esempio in una cartella sul tuo computer o nel tuo spazio cloud personale; di tale luogo di archiviazione è responsabile il rispettivo fornitore, non noi. L’archivio leggibile (ZIP) non è cifrato; conservalo solo in un luogo sicuro. Né i backup né gli archivi vengono trasmessi a noi.

Aiuti quotidiani: spese di casa, aumenti di prezzo, cartella fiscale, scontrini e garanzie, avvisi di truffa e letture dei contatori vengono calcolati da Letterbe esclusivamente sul tuo dispositivo a partire dai dati delle tue lettere; per questo non viene trasmesso nulla. Per ogni lettera Letterbe salva inoltre sul tuo dispositivo il testo riconosciuto, la spiegazione in linguaggio semplice, gli avvisi, la periodicità e il termine di disdetta di un importo, la categoria per la cartella fiscale nonché, per le prove d’acquisto, articolo, data di acquisto e durata della garanzia. Anche i contatori e le letture si trovano solo sul tuo dispositivo e fanno parte del tuo backup. Se fotografi un contatore, è il tuo dispositivo stesso a leggere il numero; la foto non viene né salvata né trasmessa. La cartella fiscale la salvi come file ZIP in un luogo a tua scelta; non è cifrata.

Lettura ad alta voce: a tal fine Letterbe utilizza esclusivamente la sintesi vocale integrata nel tuo dispositivo (iPhone e iPad: Apple; Android: le voci installate sul dispositivo; browser: solo le voci che il browser indica come locali). Le voci online, che invierebbero il testo a un fornitore, non vengono utilizzate. Se non è disponibile alcuna voce integrata, Letterbe non legge ad alta voce. Se hai acconsentito all’analisi con IA, l’IA può prima ripulire il testo da leggere (ad esempio errori di lettura, intestazione e piè di pagina); a tal fine il testo oscurato viene trasmesso come descritto al punto 4.

Verifica del nome (tutela del segreto epistolare): durante la configurazione inserisci il tuo nome e cognome; questo dato è necessario per l’uso di Letterbe. Senza di esso non possiamo fornire l’app, perché Letterbe deve registrare solo la posta indirizzata a te (ed eventualmente a un’altra persona). Dopo ogni scansione il tuo dispositivo verifica nel testo riconosciuto se vi compare uno dei nomi inseriti. Ciò avviene esclusivamente sul tuo dispositivo e prima di qualsiasi trasmissione; il tuo nome non viene inviato a tal fine. Se non viene trovato alcun nome, compare un avviso sulla privacy. Puoi allora proseguire solo se confermi espressamente che la lettera è indirizzata a te o all’altra persona; Letterbe salva questa conferma insieme alla lettera sul tuo dispositivo. Altrimenti la lettera non viene registrata e non viene inviato nulla. Il tuo nome non può più essere modificato 24 ore dopo la configurazione (solo tramite «Elimina tutti i dati»); l’altra persona al massimo ogni 30 giorni. In questo modo si vuole impedire che Letterbe venga usata per la posta altrui. Basi giuridiche: art. 6, par. 1, lett. b GDPR (fornitura dell’app) e lett. f (tutela dei destinatari di posta altrui da trattamenti non autorizzati).

Altra persona: se inserisci un’altra persona (ad esempio tua madre o tuo padre), Letterbe salva sul tuo dispositivo il suo nome e cognome, la sua relazione con te e la tua conferma di poterne gestire la posta (consenso della persona o rappresentanza legale, ad esempio procura o amministrazione di sostegno). Questi dati non vengono trasmessi a noi. Le lettere indirizzate a questa persona vengono trattate come le tue, quindi, con il tuo consenso, anche analizzate con l’IA. Informa la persona e consegnale la presente informativa sulla privacy. Per le lettere contenenti dati relativi alla salute dell’altra persona, per l’analisi con IA ti serve il suo consenso esplicito o un potere di rappresentanza che lo comprenda. [Da verificare da un avvocato: base giuridica per le categorie particolari di dati personali dell’altra persona e di altri terzi nelle lettere (art. 9 GDPR) nonché la ripartizione dei ruoli (utente come titolare del trattamento o esenzione per attività domestiche).]

Traduzione sul dispositivo: se una lettera è in una lingua diversa da quella dell’app, Letterbe la traduce nella lingua dell’app e la legge ad alta voce in tale lingua. Su iPhone e iPad (da iOS o iPadOS 18) Letterbe utilizza a tal fine prima di tutto la funzione di traduzione di Apple sul dispositivo; il testo non lascia il tuo dispositivo. Se manca un pacchetto lingua, il tuo dispositivo lo scarica da Apple; in tale occasione Apple tratta, sotto la propria responsabilità, dati tecnici come il tuo indirizzo IP e la lingua richiesta, ma non il testo della lettera. Se ciò non è possibile, la traduzione avviene tramite il nostro server solo con il tuo consenso (punto 4). Letterbe salva la traduzione insieme alla lettera sul tuo dispositivo.

Apple Intelligence sul dispositivo: sugli iPhone che supportano Apple Intelligence e su cui è attivata, Letterbe può creare in modalità base, con il modello linguistico di Apple sul dispositivo, un riassunto, la cosa da fare e una spiegazione in linguaggio semplice. In questo caso nulla lascia il tuo dispositivo; né noi né Apple riceviamo contenuti. Per atti giudiziari e lettere legali Letterbe non utilizza questa funzione.

4. Cosa viene trasmesso durante la lettura di una lettera

Matrimonio, nascita, trasloco: ciò che inserisci lì (data, nomi, codice postale, Land federale, nuovo indirizzo, altri destinatari con indirizzo e-mail) resta sul tuo dispositivo e fa parte del tuo backup. Se tocchi «Invia con …», Letterbe passa la lettera e, su richiesta, il documento scansionato all’app di tua scelta, ad esempio alla tua app di posta. L’invio lo effettua quell’app; Letterbe e il nostro server non vi partecipano. Le e-mail di solito non sono cifrate end-to-end. Le pagine delle autorità collegate si aprono nel tuo browser; lì si applicano le informative sulla privacy del rispettivo ente.

Scansione e riconoscimento del testo sul dispositivo: se scansioni o fotografi una lettera, l’app utilizza lo scanner di documenti e il riconoscimento del testo del tuo dispositivo (iPhone e iPad: Apple VisionKit e Apple Vision; Android: Google ML Kit, fornito tramite i servizi Google Play). Immagini e testo vengono trattati sul tuo dispositivo; la foto non lascia il tuo dispositivo. Su Android, secondo quanto dichiarato da Google stessa, Google raccoglie per ML Kit dati diagnostici tecnici (ad esempio modello del dispositivo, versione di Android, versione dell’app, dimensione dell’immagine, durata dell’elaborazione e codici di errore), ma non immagini o testi. Google tratta questi dati sotto la propria responsabilità; noi non li riceviamo.

PDF e file da altre app: se scegli un PDF o condividi con Letterbe un PDF o una foto da un’altra app (ad esempio dalla tua app di posta), l’app apre il file sul tuo dispositivo. Le pagine vengono salvate come immagini, proprio come una scansione; se il PDF contiene testo, l’app lo legge direttamente dal file, altrimenti con il riconoscimento del testo del tuo dispositivo. La copia del file creata dal tuo dispositivo viene poi eliminata. Per un’analisi con l’IA valgono le stesse regole di una scansione.

Oscuramento: prima che il testo lasci il tuo dispositivo, l’app sostituisce automaticamente con segnaposto, se li riconosce, IBAN, numeri di carte di credito, codice di identificazione fiscale, numero di previdenza sociale e numero di assicurato sanitario nonché numeri di conto, di carta d’identità e di passaporto. Gli originali restano sul tuo dispositivo e lì vengono reinseriti dopo l’analisi.

Trasmissione: con il tuo consenso l’app trasmette quindi in forma cifrata (HTTPS) al nostro server: il testo oscurato, lingua, paese, la data odierna e i nomi dei tuoi mittenti precedenti (affinché gli stessi mittenti vengano scritti allo stesso modo). Il tuo nome non viene trasmesso, ma inserito nelle bozze di risposta solo sul tuo dispositivo. Il nostro server inoltra questi dati ad AWS e restituisce il risultato al tuo dispositivo. In questo processo non salva né il testo né il risultato e non scrive contenuti nei log. Dallo stesso testo l’IA crea anche la spiegazione in linguaggio semplice, gli avvisi e dati come la categoria fiscale o la data di acquisto; per questo non vengono trasmessi ulteriori dati.

Traduzione e versione per la lettura ad alta voce con l’IA: se una traduzione sul dispositivo non è possibile, l’app trasmette con il tuo consenso, per la stessa via, il testo oscurato della lettera, la lingua riconosciuta della lettera e la lingua dell’app; la traduzione è creata da un modello di IA più piccolo di Anthropic (Claude Haiku) tramite Amazon Bedrock nell’UE. Per la versione per la lettura ad alta voce (punto 3) vengono trasmessi solo il testo oscurato e la lingua. Anche in questo caso non viene salvato nulla.

Modificare una bozza di risposta con l’IA: se chiedi all’IA di modificare una bozza di risposta (per esempio «più breve» o una tua indicazione), l’app trasmette per la stessa via, con il tuo consenso, la bozza, la tua indicazione e mittente, oggetto e riassunto della lettera. I numeri sensibili riconosciuti sono oscurati automaticamente e al posto del tuo nome viene inviato un segnaposto. La nuova versione è creata da Claude Haiku tramite Amazon Bedrock nell’UE; non viene salvato nulla. Anche questo rientra nel tuo consenso alle funzioni di IA.

Chi vede i contenuti: i testi trasmessi vengono trattati automaticamente. Non li consultiamo e, non essendo salvati, non possiamo consultarli nemmeno in seguito.

Eccezione foto: se sul tuo dispositivo non è possibile il riconoscimento del testo (ad esempio in un browser), l’app chiede ogni volta prima. Solo se scegli «Invia foto» la foto viene trasmessa per la stessa via; in questo caso non è possibile l’oscuramento. Se scegli «Inserisco io», nulla lascia il tuo dispositivo.

Modalità base senza IA: il consenso è facoltativo. Senza di esso l’app non trasmette lettere; data, importo, IBAN e numero di riferimento della pratica vengono riconosciuti solo sul tuo dispositivo secondo regole fisse e il resto lo inserisci tu. Le domande sulla posta non sono allora possibili.

Se fai una domanda sulla tua posta, vengono trasmessi la domanda e un riassunto delle tue lettere archiviate (mittente, titolo, tipo, importo, data, stato, cosa da fare, riassunto, numero di riferimento della pratica, data di ricezione), ma nessuna foto, nessun IBAN e nessuna bozza di risposta.

Le lettere possono contenere categorie particolari di dati personali, ad esempio dati relativi alla salute, e menzionare dati di altre persone.

Basi giuridiche: art. 6, par. 1, lett. b GDPR (fornitura della funzione da te richiesta) e, per le categorie particolari di dati personali, il tuo consenso esplicito ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a GDPR, che dai durante la configurazione o successivamente in «Altro» (art. 7 GDPR; Letterbe salva a tal fine la data sul tuo dispositivo). Il consenso comprende l’analisi, le domande sulla tua posta, la versione per la lettura ad alta voce e la traduzione con l’IA. Puoi revocarlo in qualsiasi momento in «Altro» con effetto per il futuro, con la stessa facilità con cui lo hai dato; il trattamento effettuato fino a quel momento resta lecito. Dopo di che Letterbe funziona in modalità base e non trasmette più lettere. Per i dati di altre persone presenti nelle tue lettere: art. 6, par. 1, lett. f GDPR (legittimo interesse a renderti comprensibile la tua lettera).

Verifica del tuo abbonamento: affinché solo gli abbonati utilizzino l’IA, a ogni analisi e a ogni domanda l’app invia anche la prova d’acquisto del tuo abbonamento. Nell’App Store si tratta della transazione firmata da Apple (contiene tra l’altro app, prodotto, data di acquisto e di scadenza nonché un numero di transazione, ma nessun nome, nessun ID Apple e nessun dato di pagamento); su Google Play si tratta del token di acquisto. Il nostro server verifica la firma di Apple oppure interroga Google con il token sullo stato dell’abbonamento (Google Play Developer API). Non salviamo la prova, non la registriamo nei log e non creiamo alcun account. Nella memoria di lavoro il server conserva solo un valore cifrato in modo irreversibile (hash), per limitare il numero di richieste per abbonamento e per giorno o mese, nonché, per Google, l’esito della verifica per un massimo di 10 minuti. Sul tuo dispositivo Letterbe salva il numero di analisi con IA del mese in corso; quale abbonamento è attivo, l’app lo apprende dallo store. Basi giuridiche: art. 6, par. 1, lett. b GDPR (esecuzione del contratto di abbonamento) e lett. f (protezione dagli abusi).

5. Dati tecnici durante l’accesso

Al caricamento dell’app e a ogni analisi il nostro server tratta, per necessità tecnica, il tuo indirizzo IP. Lo utilizziamo solo nella memoria di lavoro, cifrato in modo irreversibile (hash), per limitare gli abusi (numero di analisi per ora e per giorno). Non viene né salvato né registrato nei log e viene scartato dopo circa 24 ore. Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f GDPR. I log di accesso con indirizzi IP sono disattivati sul nostro server e presso il provider di hosting. [Lasciare così solo se presso il provider di hosting sono effettivamente disattivati; altrimenti indicarne ambito e durata.]

6. Cookie e archiviazione sul tuo dispositivo

Letterbe non imposta cookie né identificatori pubblicitari o di analisi. L’app salva i dati indicati al punto 3 nel database del tuo browser o dispositivo nonché i file dell’app per l’uso senza internet, e li legge da lì. Ciò è strettamente necessario per la funzione da te richiesta (§ 25, comma 2, n. 2 TDDDG, legge tedesca sulla protezione dei dati nelle telecomunicazioni e nei servizi digitali); a tal fine non è necessario alcun consenso.

7. Destinatari e responsabili del trattamento

• Hosting: [Fornitore, ubicazione del data center, ad es. Germania] – gestione del server. Lì non vengono salvate lettere né altri dati degli utenti.
• Analisi con IA: Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Lussemburgo (servizio «Amazon Bedrock») – legge le lettere e le domande trasmesse con un modello di IA di Anthropic (Claude). Il trattamento avviene esclusivamente in data center nell’UE: tramite un profilo di inferenza UE con accesso dalla regione Francoforte (eu-central-1); a seconda del carico, AWS elabora le richieste in diverse regioni dell’UE. Secondo quanto dichiara, AWS non salva input e risultati e non li utilizza per l’addestramento; la registrazione delle chiamate al modello non è attivata nel nostro account. AWS non trasmette i contenuti ad Anthropic. AWS appartiene a un gruppo statunitense; per il caso di un accesso da un paese terzo, il gruppo Amazon è certificato ai sensi dell’EU-US Data Privacy Framework e si applicano inoltre clausole contrattuali tipo. [Confrontare i dati con il contratto AWS (AWS GDPR DPA).]
• E-mail: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Germania; le e-mail in arrivo vengono inoltrate a una casella di posta presso Google Ireland Limited (Gmail) – se ci scrivi.
• Modello di IA: i modelli Claude (analisi) e Claude Haiku (domande sulla tua posta, versione per la lettura ad alta voce, traduzione e riformulazione delle bozze di risposta) sono di Anthropic PBC, USA. Anthropic mette a disposizione i modelli tramite Amazon Bedrock, ma non riceve né i tuoi contenuti né altri tuoi dati e pertanto non è un destinatario.
• Verifica degli abbonamenti di Google Play: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublino 4, Irlanda. Il nostro server trasmette solo il token di acquisto alla Google Play Developer API e riceve lo stato dell’abbonamento. Google conosce già il tuo abbonamento in quanto fornitore di Google Play. [Inquadramento legale da parte di un avvocato del ruolo di Google (titolare autonomo o responsabile del trattamento).]

Con i responsabili del trattamento sono in essere contratti ai sensi dell’art. 28 GDPR. Non ci sono altri destinatari. [Verificare: contratti di trattamento dei dati con il provider di hosting e il fornitore di posta elettronica effettivamente conclusi; l’AWS GDPR DPA si applica tramite le condizioni di servizio di AWS.]

Feedback e segnalazioni: se lasci un feedback nell’app o segnali un risultato dell’IA, Letterbe apre la tua app di posta elettronica con un testo preparato; se e cosa inviare lo decidi lì. La segnalazione contiene solo il motivo, la tua descrizione facoltativa e la versione dell’app, nessun contenuto delle lettere. Sul tuo dispositivo Letterbe salva solo quando hai lasciato l’ultimo feedback e nasconde i risultati dell’IA segnalati. Il nostro server non vi partecipa. Se valuti Letterbe pubblicamente nell’App Store o su Google Play, Apple o Google trattano la recensione sotto la propria responsabilità.

Se ci scrivi: se ci segnali un problema con una bozza, ci fai una domanda o eserciti il recesso da un acquisto, trattiamo il tuo indirizzo e-mail, il tuo nome (se indicato) e il contenuto del tuo messaggio per risponderti o per gestire il recesso. Basi giuridiche: art. 6, par. 1, lett. b GDPR, in caso di recesso anche lett. c (obbligo legale di conferma di ricezione). Cancelliamo il messaggio una volta evaso, salvo che sussista un obbligo legale di conservazione. Ti preghiamo di non inviarci contenuti di lettere che non desideri condividere.

App Store e Google Play: se scarichi Letterbe o acquisti qualcosa nell’app, Apple o Google trattano i tuoi dati dell’account e di pagamento sotto la propria responsabilità. Non riceviamo dati di pagamento. Se nelle impostazioni del tuo dispositivo hai consentito di condividere i rapporti sugli arresti anomali con gli sviluppatori di app, Apple o Google ci mettono a disposizione tali rapporti tecnici senza contenuti delle lettere. Letterbe stessa non contiene alcuno strumento di analisi o di rilevamento degli arresti anomali.

Ciò che condividi tu: se trasferisci una scadenza nel tuo calendario, condividi una bozza di risposta o salvi un file, decidi tu dove vanno questi dati. Gli eventi di calendario di Letterbe contengono solo il tipo di scadenza e il mittente, nessun importo e nessun contenuto. Se il tuo calendario è sincronizzato con un servizio cloud, ne è responsabile quest’ultimo. Nell’app per iPhone, iPad e Android, Letterbe inserisce le scadenze, dopo la tua autorizzazione, direttamente nel calendario del tuo dispositivo. Su iPhone e iPad (da iOS o iPadOS 17) a tal fine è sufficiente l’autorizzazione «Solo aggiunta»; Letterbe non legge il tuo calendario. Su Android l’autorizzazione al calendario comprende tecnicamente anche la lettura; Letterbe la usa solo per determinare in quale calendario può scrivere e non trasmette nulla. Puoi revocare l’autorizzazione in qualsiasi momento nelle impostazioni del tuo dispositivo.

8. Sicurezza

Tutte le connessioni sono cifrate tramite HTTPS. L’app non carica contenuti da server esterni e tecnicamente può comunicare solo con il nostro server (Content-Security-Policy). Il nostro server non ha alcun database e non salva lettere. I file di backup vengono cifrati con la tua password (PBKDF2 e AES-256-GCM). Proteggi il tuo dispositivo con un blocco schermo, perché chi usa il tuo dispositivo sbloccato può aprire anche Letterbe. Nell’app per iPhone, iPad e Android puoi inoltre bloccare Letterbe con Face ID, impronta digitale o il codice del tuo dispositivo. La verifica è effettuata dal sistema operativo del tuo dispositivo; Letterbe riceve solo la risposta «confermato» o «non confermato», mai dati biometrici. Su iPhone e iPad i file di Letterbe sono inoltre salvati in modo da essere leggibili solo con il dispositivo sbloccato.

9. Periodo di conservazione

• Sul tuo dispositivo: finché non elimini i dati in Letterbe, rimuovi l’app o cancelli i dati del sito web. Ciò vale anche per il tuo nome, per i dati dell’altra persona (finché non la rimuovi) e per le conferme relative alle singole lettere (finché non elimini la lettera).
• Sul nostro server: nessuna conservazione, nessun database, nessun account utente. Lettere e domande vengono mantenute nella memoria di lavoro solo durante l’analisi (pochi secondi) e poi scartate.
• Indirizzi IP sottoposti a hash per la protezione dagli abusi: circa 24 ore nella memoria di lavoro, cancellati immediatamente in caso di riavvio del server.
• Prova d’acquisto del tuo abbonamento: nessuna conservazione. Valore sottoposto a hash per i limiti per abbonamento: fino alla fine del giorno o del mese nella memoria di lavoro; esito della verifica di Google: massimo 10 minuti nella memoria di lavoro.
• Presso AWS: nessuna conservazione dei contenuti (vedi punto 7).
• E-mail a noi indirizzate: fino all’evasione, oltre solo in presenza di un obbligo legale di conservazione.

10. I tuoi diritti

Hai il diritto di accesso (art. 15), di rettifica (art. 16), alla cancellazione (art. 17), di limitazione del trattamento (art. 18) e alla portabilità dei dati (art. 20 GDPR). Poiché le tue lettere si trovano solo sul tuo dispositivo, puoi consultarle, modificarle, esportarle come backup o tabella ed eliminarle tu stesso lì. Puoi revocare i consensi in qualsiasi momento con effetto per il futuro (art. 7, par. 3 GDPR). Sul nostro server non ci sono tuoi dati sui quali potremmo fornirti informazioni o che potremmo cancellare; per le e-mail a noi indirizzate garantiamo naturalmente i tuoi diritti.

Diritto di opposizione: puoi opporti in qualsiasi momento, per motivi connessi alla tua situazione particolare, ai trattamenti basati sull’art. 6, par. 1, lett. f GDPR (art. 21 GDPR).

Rispondiamo alle domande all’indirizzo info@peppermediavision.de. Puoi proporre reclamo a un’autorità di controllo per la protezione dei dati (art. 77 GDPR), ad esempio all’autorità del tuo luogo di residenza o a quella competente per noi: Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland (Centro indipendente per la protezione dei dati del Saarland), Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken.

11. Intelligenza artificiale e nessuna decisione automatizzata

Letterbe è un’applicazione di IA. Analisi, riassunti, spiegazioni in linguaggio semplice, bozze di risposta, risposte a domande, versioni per la lettura ad alta voce e traduzioni sono generati da un’IA (con consenso: Claude o Claude Haiku di Anthropic tramite Amazon Bedrock; in modalità base sugli iPhone supportati: Apple Intelligence sul dispositivo). Possono essere errati o incompleti; puoi segnalare i risultati dell’IA nell’app. Fa sempre fede la lettera originale.

L’IA fa proposte (scadenza, importo, bozza di risposta). Letterbe non prende decisioni con effetti giuridici (art. 22 GDPR): verifichi e agisci tu.

12. Età

Letterbe si rivolge a persone a partire dai 18 anni.

13. Modifiche

Adeguiamo la presente informativa quando cambiano l’app o il quadro giuridico. Ti informiamo nell’app delle modifiche sostanziali.

Política de privacidad

Borrador: revisión por un abogado antes de la publicación. Los marcadores entre [corchetes] deben completarse. Versión: 27/10/2026.

Versiones lingüísticas: Esta traducción tiene por objeto informarte de forma clara y comprensible en tu idioma (artículo 12 del RGPD). En caso de discrepancia prevalece la versión alemana; tus derechos como interesado no se ven afectados.

1. Lo más importante en resumen

No guardamos datos en servidores. Ni tus cartas, ni fotos, plazos, notas, tu nombre, una dirección de correo electrónico o una cuenta de usuario. Letterbe no tiene ninguna base de datos ni cuentas de usuario. Todo lo que archivas en Letterbe se queda en tu dispositivo. Solo si nos escribes tú, por ejemplo por correo electrónico, recibimos ese mensaje (número 7).

• Solo en tu dispositivo: las cartas, fotos, plazos, notas y ajustes se guardan exclusivamente en la app de tu dispositivo. No tenemos acceso a ellos ni ninguna copia.
• Solo el texto, no la foto: para la lectura, tu propio dispositivo reconoce el texto de la carta. Solo este texto se envía brevemente y cifrado a través de nuestro servidor a nuestro proveedor de IA, Amazon Web Services (AWS), y se analiza exclusivamente en centros de datos de la UE; el IBAN, los números de tarjeta, el número de identificación fiscal y los números de la seguridad social, de asegurado, de cuenta y de documento de identidad se tachan antes automáticamente en tu dispositivo cuando se detectan. El resultado vuelve directamente a tu dispositivo. Ni nuestro servidor ni AWS guardan los contenidos, y el fabricante del modelo de IA (Anthropic) no los recibe. [Dejar este texto solo cuando en la cuenta de AWS el Model invocation logging esté desactivado en todas las regiones de la UE.]
• Modo básico sin IA en la nube: el análisis a través de nuestro servidor es voluntario. Sin tu consentimiento, ninguna carta sale de tu dispositivo; la fecha, el importe y el IBAN se reconocen entonces directamente en el dispositivo. En los iPhone compatibles, Apple Intelligence crea además un resumen, también solo en el dispositivo.
• Comprobación del nombre en el dispositivo: Letterbe solo registra cartas dirigidas a ti o a otra persona que hayas introducido. Si tu nombre figura en la carta lo comprueba tu dispositivo antes de que se envíe nada (número 3).
• Traducción: Letterbe traduce las cartas en otro idioma primero en tu dispositivo. Solo si esto no es posible y has dado tu consentimiento, la IA traduce el texto tachado a través de nuestro servidor.
• Las copias de seguridad las creas tú, en una carpeta de tu elección (por ejemplo, en tu ordenador o en tu propio almacenamiento en la nube). No se nos transmiten.
• Tus cartas no se utilizan para entrenar IA.
• No vendemos datos, no mostramos publicidad y no utilizamos herramientas de análisis ni de seguimiento.
• Letterbe nunca envía por sí misma escritos a terceros ni realiza pagos.
• Suscripciones sin cuenta: las suscripciones se gestionan a través del App Store o de Google Play. Para la IA, nuestro servidor comprueba en cada solicitud el comprobante de compra de la tienda y no lo guarda (número 4).

2. Responsable del tratamiento

Pepper Media Vision
Titular: Reinhard Elvis Schütz
c/o POSTFLEX #PFX-554-853
Emsdettener Straße 10
48268 Greven
Alemania
Correo electrónico: info@peppermediavision.de

Teléfono: 0177 4330479

No hemos designado un delegado de protección de datos; como empresa unipersonal, en principio no estamos obligados a ello según el § 38 BDSG (Ley Federal alemana de Protección de Datos). Para preguntas sobre protección de datos puedes contactarnos en los datos de contacto indicados arriba. [Revisión jurídica: ¿es necesaria una evaluación de impacto relativa a la protección de datos (art. 35 RGPD) por posibles datos relativos a la salud? En ese caso, según el § 38, apdo. 1, frase 2 BDSG, habría que designar un delegado de protección de datos independientemente del número de empleados.]

3. Qué se guarda en tu dispositivo

En la base de datos de la app de tu navegador o en la carpeta protegida de la app de tu dispositivo se encuentran: tus cartas (fotos, texto y los datos leídos de ellas, en su caso su traducción y tu confirmación de que una carta va dirigida a ti o a la otra persona), tu nombre y apellidos, si lo deseas el nombre y apellidos de otra persona con la relación y tu confirmación de que puedes gestionar su correo (en cada caso con la fecha), la fecha de tu consentimiento al análisis con IA, el país, el idioma, los ajustes, las personas de confianza y la fecha de tu última copia de seguridad. No tenemos acceso a estos datos. Puedes borrarlos por completo en cualquier momento en «Más»; también se borran al eliminar la app o al borrar los datos del sitio web.

Ten en cuenta: si has activado la copia de seguridad de tu dispositivo (copia de seguridad de iCloud o copia de seguridad de Android en tu cuenta de Google), en la versión del App Store estos datos forman parte de esa copia, para que no se pierdan al cambiar de dispositivo o en caso de avería. En Android, esta copia está cifrada de extremo a extremo siempre que hayas configurado un bloqueo de pantalla. No tenemos acceso a ella; el responsable es el proveedor correspondiente. Las copias de seguridad que creas en Letterbe se cifran con tu contraseña (AES-256) antes de que las guardes. Tú decides dónde las guardas, por ejemplo en una carpeta de tu ordenador o en tu propio almacenamiento en la nube; de esa ubicación es responsable el proveedor correspondiente, no nosotros. El archivo legible (ZIP) no está cifrado; guárdalo solo en un lugar seguro. Ni las copias de seguridad ni los archivos se nos transmiten.

Ayudas para el día a día: Letterbe calcula los gastos del hogar, las subidas de precio, la carpeta fiscal, los justificantes y las garantías, los avisos de fraude y las lecturas de contadores exclusivamente en tu dispositivo a partir de los datos de tus cartas; para ello no se transmite nada. Para cada carta, Letterbe guarda además en tu dispositivo el texto reconocido, la explicación en lenguaje sencillo, las advertencias, la periodicidad y el plazo de baja de un importe, el tipo para la carpeta fiscal y, en el caso de justificantes de compra, el artículo, la fecha de compra y la duración de la garantía. Los contadores y las lecturas también están solo en tu dispositivo y forman parte de tu copia de seguridad. Si fotografías un contador, tu propio dispositivo lee la cifra; la foto no se guarda ni se transmite. La carpeta fiscal la guardas como archivo ZIP en un lugar de tu elección; no está cifrada.

Lectura en voz alta: para ello, Letterbe utiliza exclusivamente la síntesis de voz integrada en tu dispositivo (iPhone y iPad: Apple; Android: las voces instaladas en el dispositivo; navegador: solo las voces que el navegador identifica como locales). No se utilizan voces en línea que enviarían texto a un proveedor. Si no hay ninguna voz integrada, Letterbe no lee en voz alta. Si has dado tu consentimiento al análisis con IA, la IA puede depurar antes el texto que se va a leer (por ejemplo, errores de lectura, membrete y pie de página); para ello se transmite el texto tachado tal como se describe en el número 4.

Comprobación del nombre (protección del secreto de la correspondencia): durante la configuración introduces tu nombre y apellidos; este dato es necesario para usar Letterbe. Sin él no podemos ofrecerte la app, porque Letterbe solo debe registrar correo dirigido a ti (y, en su caso, a otra persona). Después de cada escaneo, tu dispositivo comprueba en el texto reconocido si figura en él uno de los nombres introducidos. Esto se hace exclusivamente en tu dispositivo y antes de cualquier transmisión; tu nombre no se envía para ello. Si no se encuentra ningún nombre, aparece un aviso de protección de datos. Solo puedes continuar si confirmas expresamente que la carta va dirigida a ti o a la otra persona; Letterbe guarda esta confirmación junto a la carta en tu dispositivo. De lo contrario, la carta no se registra y no se envía nada. Tu propio nombre no se puede cambiar una vez pasadas 24 horas desde la configuración (solo mediante «Borrar todos los datos»); la otra persona, como máximo cada 30 días. Así se pretende evitar que Letterbe se utilice para correo ajeno. Bases jurídicas: art. 6, apdo. 1, letra b RGPD (prestación de la app) y letra f (protección de las destinatarias y los destinatarios de correo ajeno frente a un tratamiento no autorizado).

Otra persona: si introduces a otra persona (por ejemplo, tu madre o tu padre), Letterbe guarda en tu dispositivo su nombre y apellidos, su relación contigo y tu confirmación de que puedes gestionar su correo (consentimiento de la persona o representación legal, por ejemplo un poder o una curatela). Estos datos no se nos transmiten. Las cartas dirigidas a esta persona se tratan como las tuyas; con tu consentimiento, por tanto, también se analizan con la IA. Informa a la persona de ello y entrégale esta política de privacidad. En el caso de cartas con datos relativos a la salud de la otra persona, para el análisis con IA necesitas su consentimiento expreso o una facultad de representación que lo cubra. [Revisión jurídica: base jurídica para las categorías especiales de datos personales de la otra persona y de otros terceros en las cartas (art. 9 RGPD), así como el reparto de funciones (usuario como responsable del tratamiento o excepción doméstica).]

Traducción en el dispositivo: si una carta está en un idioma distinto del de la app, Letterbe la traduce al idioma de la app y la lee en voz alta así. En iPhone y iPad (a partir de iOS o iPadOS 18), Letterbe utiliza para ello en primer lugar la función de traducción de Apple en el dispositivo; el texto no sale de tu dispositivo. Si falta un paquete de idioma, tu dispositivo lo descarga de Apple; en ese proceso, Apple trata bajo su propia responsabilidad datos técnicos como tu dirección IP y el idioma solicitado, pero no el texto de la carta. Si esto no es posible, solo se traduce a través de nuestro servidor con tu consentimiento (número 4). Letterbe guarda la traducción junto a la carta en tu dispositivo.

Apple Intelligence en el dispositivo: en los iPhone que son compatibles con Apple Intelligence y lo tienen activado, Letterbe puede crear en modo básico, con el modelo de lenguaje de Apple en el dispositivo, un resumen, la tarea y una explicación en lenguaje sencillo. En ese proceso nada sale de tu dispositivo; ni nosotros ni Apple recibimos contenidos. En el caso de escritos judiciales y jurídicos, Letterbe no utiliza esta función.

4. Qué se transmite al leer una carta

Boda, nacimiento, mudanza: lo que introduces allí (fecha, nombres, código postal, estado federado, nueva dirección, otros destinatarios con dirección de correo electrónico) se queda en tu dispositivo y forma parte de tu copia de seguridad. Si tocas «Enviar por …», Letterbe pasa el escrito y, si lo deseas, el documento escaneado a la app que elijas, por ejemplo a tu aplicación de correo. El envío lo realiza esa app; ni Letterbe ni nuestro servidor intervienen. Los correos electrónicos no suelen estar cifrados de extremo a extremo. Las páginas de organismos públicos enlazadas se abren en tu navegador; allí se aplica la información sobre protección de datos de la entidad correspondiente.

Escaneo y reconocimiento de texto en el dispositivo: si escaneas o fotografías una carta, la app utiliza el escáner de documentos y el reconocimiento de texto de tu dispositivo (iPhone y iPad: Apple VisionKit y Apple Vision; Android: Google ML Kit, proporcionado a través de los servicios de Google Play). Las imágenes y el texto se tratan en tu dispositivo; la foto no sale de tu dispositivo. En Android, según sus propias indicaciones, Google recoge para ML Kit datos técnicos de diagnóstico (por ejemplo, modelo del dispositivo, versión de Android, versión de la app, tamaño de la imagen, duración del procesamiento y códigos de error), pero no imágenes ni textos. Google trata estos datos bajo su propia responsabilidad; nosotros no los recibimos.

PDF y archivos de otras apps: si eliges un PDF o compartes con Letterbe un PDF o una foto desde otra app (por ejemplo, tu app de correo), la app abre el archivo en tu dispositivo. Las páginas se guardan como imágenes, igual que un escaneo; si el PDF contiene texto, la app lo lee directamente del archivo y, si no, con el reconocimiento de texto de tu dispositivo. La copia del archivo creada por tu dispositivo se elimina después. Para un análisis con IA se aplican las mismas reglas que para un escaneo.

Tachado: antes de que el texto salga de tu dispositivo, la app sustituye automáticamente por marcadores, cuando los detecta, el IBAN, los números de tarjeta de crédito, el número de identificación fiscal, el número de la seguridad social y el número de asegurado del seguro de enfermedad, así como los números de cuenta, de documento de identidad y de pasaporte. Los originales se quedan en tu dispositivo y allí se vuelven a insertar después del análisis.

Transmisión: con tu consentimiento, la app transmite entonces de forma cifrada (HTTPS) a nuestro servidor: el texto tachado, el idioma, el país, la fecha de hoy y los nombres de tus remitentes anteriores (para que los mismos remitentes se escriban igual). Tu propio nombre no se transmite, sino que se inserta en los borradores de respuesta solo en tu dispositivo. Nuestro servidor pasa estos datos a AWS y devuelve el resultado a tu dispositivo. En ese proceso no guarda ni el texto ni el resultado y no escribe contenidos en registros. A partir del mismo texto, la IA crea también la explicación en lenguaje sencillo, las advertencias y datos como el tipo fiscal o la fecha de compra; para ello no se transmiten más datos.

Traducción y versión para leer en voz alta con IA: si no es posible traducir en el dispositivo, la app transmite con tu consentimiento, por la misma vía, el texto tachado de la carta, el idioma reconocido de la carta y el idioma de la app; la traducción la crea un modelo de IA más pequeño de Anthropic (Claude Haiku) a través de Amazon Bedrock en la UE. Para la versión para leer en voz alta (número 3) solo se transmiten el texto tachado y el idioma. Tampoco aquí se guarda nada.

Cambiar un borrador de respuesta con IA: si pides a la IA que cambie un borrador de respuesta (por ejemplo «más corto» o una instrucción propia), la app envía por la misma vía, con tu consentimiento, el borrador, tu instrucción y el remitente, el asunto y el resumen de la carta. Los números sensibles detectados se ocultan automáticamente y en lugar de tu nombre se envía un marcador. La nueva versión la crea Claude Haiku a través de Amazon Bedrock en la UE; no se guarda nada. Esto también forma parte de tu consentimiento a las funciones de IA.

Quién ve los contenidos: los textos transmitidos se tratan automáticamente. No los consultamos y, al no guardarse, tampoco podemos consultarlos más tarde.

Excepción de la foto: si en tu dispositivo no es posible el reconocimiento de texto (por ejemplo, en un navegador), la app te pregunta antes cada vez. Solo si eliges entonces «Enviar foto», la foto se transmite por la misma vía; en ese caso no es posible tachar datos. Si eliges «Introducir yo», nada sale de tu dispositivo.

Modo básico sin IA: el consentimiento es voluntario. Sin él, la app no transmite cartas; la fecha, el importe, el IBAN y el número de referencia se reconocen solo en tu dispositivo según reglas fijas, y el resto lo introduces tú. Entonces no es posible hacer preguntas sobre el correo.

Si haces una pregunta sobre tu correo, se transmiten la pregunta y un resumen de tus cartas archivadas (remitente, título, tipo, importe, fecha, estado, tarea, resumen, número de referencia, fecha de recepción), pero no fotos, ni el IBAN, ni borradores de respuesta.

Las cartas pueden contener categorías especiales de datos personales, por ejemplo datos relativos a la salud, y mencionar datos de otras personas.

Bases jurídicas: art. 6, apdo. 1, letra b RGPD (prestación de la función que solicitas) y, para las categorías especiales de datos personales, tu consentimiento explícito conforme al art. 9, apdo. 2, letra a RGPD, que das durante la configuración o más tarde en «Más» (art. 7 RGPD; Letterbe guarda para ello la fecha en tu dispositivo). El consentimiento abarca el análisis, las preguntas sobre tu correo, la versión para leer en voz alta y la traducción con IA. Puedes retirarlo en cualquier momento en «Más» con efectos para el futuro, de forma tan sencilla como lo diste; el tratamiento realizado hasta entonces sigue siendo lícito. A partir de ese momento, Letterbe funciona en modo básico y ya no transmite cartas. Para los datos de otras personas en tus cartas: art. 6, apdo. 1, letra f RGPD (interés legítimo en hacerte comprensible tu carta).

Comprobación de tu suscripción: para que solo las personas suscritas usen la IA, la app envía además, con cada análisis y cada pregunta, el comprobante de compra de tu suscripción. En el App Store es la transacción firmada por Apple (contiene, entre otros datos, la app, el producto, la fecha de compra y de vencimiento y un número de transacción, pero ningún nombre, ningún ID de Apple ni datos de pago); en Google Play es el token de compra. Nuestro servidor comprueba la firma de Apple o consulta con el token a Google el estado de la suscripción (Google Play Developer API). No guardamos el comprobante, no lo registramos y no creamos ninguna cuenta. En la memoria de trabajo, el servidor solo conserva un valor cifrado de forma irreversible (hash) para limitar el número de solicitudes por suscripción y día o mes, así como, en el caso de Google, el resultado de la comprobación durante 10 minutos como máximo. En tu dispositivo, Letterbe guarda el número de análisis con IA del mes en curso; qué suscripción está activa lo sabe la app por la tienda. Bases jurídicas: art. 6, apdo. 1, letra b RGPD (ejecución del contrato de suscripción) y letra f (protección frente a abusos).

5. Datos técnicos al acceder

Al cargar la app y en cada análisis, nuestro servidor trata, por ser técnicamente necesario, tu dirección IP. Solo la usamos en la memoria de trabajo, cifrada de forma irreversible (hash), para limitar los abusos (número de análisis por hora y por día). No se guarda ni se registra y se descarta tras unas 24 horas. Base jurídica: art. 6, apdo. 1, letra f RGPD. Los registros de acceso con direcciones IP están desactivados en nuestro servidor y en el proveedor de alojamiento. [Dejar así solo si en el proveedor de alojamiento están realmente desactivados; de lo contrario, indicar alcance y duración.]

6. Cookies y almacenamiento en tu dispositivo

Letterbe no utiliza cookies ni identificadores publicitarios o de análisis. La app guarda los datos mencionados en el número 3 en la base de datos de tu navegador o dispositivo, así como los archivos de la app para el uso sin internet, y los vuelve a leer desde allí. Esto es estrictamente necesario para la función que solicitas (§ 25, apdo. 2, n.º 2 TDDDG, Ley alemana de protección de datos en telecomunicaciones y servicios digitales); no se necesita consentimiento para ello.

7. Destinatarios y encargados del tratamiento

• Alojamiento: [proveedor, ubicación del centro de datos, p. ej., Alemania] – funcionamiento del servidor. Allí no se guardan cartas ni otros datos de usuario.
• Análisis con IA: Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburgo (servicio «Amazon Bedrock») – lee las cartas y preguntas transmitidas con un modelo de IA de Anthropic (Claude). El tratamiento se realiza exclusivamente en centros de datos de la UE: mediante un perfil de inferencia de la UE, con acceso a través de la región de Fráncfort (eu-central-1); según la carga, AWS procesa las solicitudes en distintas regiones de la UE. Según sus propias indicaciones, AWS no guarda las entradas ni los resultados y no los utiliza para entrenamiento; el registro de invocaciones de modelos no está activado en nuestra cuenta. AWS no transmite los contenidos a Anthropic. AWS pertenece a un grupo estadounidense; para el caso de un acceso desde un tercer país, el grupo Amazon está certificado conforme al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (EU-US Data Privacy Framework) y, además, se aplican cláusulas contractuales tipo. [Cotejar los datos con el contrato de AWS (AWS GDPR DPA).]
• Correo electrónico: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Alemania; los correos entrantes se reenvían a un buzón de Google Ireland Limited (Gmail) – si nos escribes.
• Modelo de IA: los modelos Claude (análisis) y Claude Haiku (preguntas sobre tu correo, versión para leer en voz alta, traducción y nueva redacción de borradores de respuesta) son de Anthropic PBC, EE. UU. Anthropic pone los modelos a disposición a través de Amazon Bedrock, pero no recibe ni tus contenidos ni otros datos tuyos y, por tanto, no es destinatario.
• Comprobación de suscripciones de Google Play: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda. Nuestro servidor solo transmite el token de compra a la Google Play Developer API y recibe a cambio el estado de la suscripción. Google ya conoce tu suscripción como proveedor de Google Play. [Clasificación jurídica del papel de Google (responsabilidad propia o encargo del tratamiento).]

Con los encargados del tratamiento existen contratos conforme al art. 28 RGPD. No hay otros destinatarios. [Comprobar: contratos de encargo del tratamiento con el proveedor de alojamiento y el proveedor de correo electrónico efectivamente celebrados; el AWS GDPR DPA se aplica a través de las condiciones de servicio de AWS.]

Opiniones y notificaciones: si das tu opinión en la app o notificas un resultado de la IA, Letterbe abre tu propia aplicación de correo con un texto preparado; allí decides si envías algo y qué. La notificación solo contiene el motivo, tu descripción opcional y la versión de la app, sin contenido de cartas. En tu dispositivo, Letterbe solo guarda cuándo diste tu opinión por última vez y oculta los resultados de la IA notificados. Nuestro servidor no interviene. Si valoras Letterbe públicamente en el App Store o en Google Play, Apple o Google tratan la valoración bajo su propia responsabilidad.

Si nos escribes: si nos comunicas un problema con un borrador, nos haces una pregunta o desistes de una compra, tratamos tu dirección de correo electrónico, tu nombre (si lo indicas) y el contenido de tu mensaje para responderte o tramitar el desistimiento. Bases jurídicas: art. 6, apdo. 1, letra b RGPD y, en caso de desistimiento, además la letra c (obligación legal de confirmar la recepción). Borramos el mensaje cuando el asunto está resuelto, salvo que exista una obligación legal de conservación. Por favor, no nos envíes contenido de cartas que no quieras compartir.

App Store y Google Play: si descargas Letterbe o compras algo en la app, Apple o Google tratan tus datos de cuenta y de pago bajo su propia responsabilidad. No recibimos datos de pago. Si en los ajustes de tu dispositivo has permitido compartir informes de fallos con los desarrolladores de apps, Apple o Google nos ponen a disposición esos informes técnicos sin contenido de cartas. Letterbe no contiene por sí misma ninguna herramienta de análisis ni de informes de fallos.

Lo que compartes tú: si pasas un plazo a tu calendario, compartes un borrador de respuesta o guardas un archivo, decides tú adónde van esos datos. Los eventos de calendario de Letterbe solo contienen el tipo de plazo y el remitente, sin importes ni contenidos. Si tu calendario se sincroniza con un servicio en la nube, este es responsable de ello. En la app para iPhone, iPad y Android, Letterbe añade los plazos directamente al calendario de tu dispositivo tras tu permiso. En iPhone y iPad (a partir de iOS o iPadOS 17) basta para ello con el permiso «Solo añadir eventos»; Letterbe no lee tu calendario. En Android, el permiso de calendario incluye técnicamente también la lectura; Letterbe solo lo utiliza para determinar en qué calendario puede escribir y no transmite nada. Puedes retirar el permiso en cualquier momento en los ajustes de tu dispositivo.

8. Seguridad

Todas las conexiones están cifradas mediante HTTPS. La app no carga contenidos de servidores ajenos y técnicamente solo puede comunicarse con nuestro propio servidor (Content-Security-Policy). Nuestro servidor no tiene ninguna base de datos y no guarda cartas. Los archivos de copia de seguridad se cifran con tu contraseña (PBKDF2 y AES-256-GCM). Protege tu dispositivo con un bloqueo de pantalla, porque quien use tu dispositivo desbloqueado también puede abrir Letterbe. En la app para iPhone, iPad y Android puedes bloquear además Letterbe con Face ID, huella dactilar o el código de tu dispositivo. La comprobación la realiza el sistema operativo de tu dispositivo; Letterbe solo recibe la respuesta «confirmado» o «no confirmado», nunca datos biométricos. En iPhone y iPad, los archivos de Letterbe se guardan además de forma que solo pueden leerse con el dispositivo desbloqueado.

9. Plazo de conservación

• En tu dispositivo: hasta que borres los datos en Letterbe, elimines la app o borres los datos del sitio web. Esto se aplica también a tu nombre, a los datos de la otra persona (hasta que la quites) y a las confirmaciones de cartas concretas (hasta que borres la carta).
• En nuestro servidor: ningún almacenamiento, ninguna base de datos, ninguna cuenta de usuario. Las cartas y preguntas solo se mantienen en la memoria de trabajo durante el análisis (unos segundos) y después se descartan.
• Direcciones IP en hash para la protección frente a abusos: unas 24 horas en la memoria de trabajo; se borran de inmediato al reiniciar el servidor.
• Comprobante de compra de tu suscripción: ningún almacenamiento. Valor en hash para los límites por suscripción: hasta el final del día o del mes en la memoria de trabajo; resultado de la comprobación de Google: 10 minutos como máximo en la memoria de trabajo.
• En AWS: ningún almacenamiento de los contenidos (véase el número 7).
• Correos electrónicos que nos envías: hasta que el asunto esté resuelto; más allá, solo si existe una obligación legal de conservación.

10. Tus derechos

Tienes derecho de acceso (art. 15), de rectificación (art. 16), de supresión (art. 17), a la limitación del tratamiento (art. 18) y a la portabilidad de los datos (art. 20 RGPD). Como tus cartas están solo en tu dispositivo, puedes consultarlas, modificarlas, exportarlas como copia de seguridad o tabla y borrarlas tú mismo allí. Puedes retirar tus consentimientos en cualquier momento con efectos para el futuro (art. 7, apdo. 3 RGPD). En nuestro servidor no hay datos tuyos sobre los que podamos informarte o que podamos suprimir; en cuanto a los correos electrónicos que nos envías, por supuesto atendemos tus derechos.

Derecho de oposición: puedes oponerte en cualquier momento, por motivos relacionados con tu situación particular, a los tratamientos basados en el art. 6, apdo. 1, letra f RGPD (art. 21 RGPD).

Respondemos a tus preguntas en info@peppermediavision.de. Puedes presentar una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos (art. 77 RGPD), por ejemplo ante la autoridad de tu lugar de residencia o ante la competente para nosotros: Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland (Centro Independiente de Protección de Datos del Sarre), Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken.

11. Inteligencia artificial y ausencia de decisiones automatizadas

Letterbe es una aplicación de IA. Los análisis, resúmenes, explicaciones en lenguaje sencillo, borradores de respuesta, respuestas a preguntas, versiones para leer en voz alta y traducciones los crea una IA (con consentimiento: Claude o Claude Haiku de Anthropic a través de Amazon Bedrock; en modo básico, en los iPhone compatibles: Apple Intelligence en el dispositivo). Pueden ser incorrectos o incompletos; puedes notificar los resultados de la IA en la app. Lo que cuenta siempre es el escrito original.

La IA hace sugerencias (plazo, importe, borrador de respuesta). Letterbe no toma decisiones con efectos jurídicos (art. 22 RGPD): tú compruebas y actúas.

12. Edad

Letterbe está dirigida a personas a partir de 18 años.

13. Modificaciones

Adaptamos esta política cuando cambian la app o la situación jurídica. Te informaremos en la app de los cambios importantes.

Política de privacidade

Projeto – a rever por um advogado antes da publicação. Os espaços reservados entre [parênteses retos] têm de ser preenchidos. Versão de: 27/10/2026.

Versões linguísticas: Esta tradução destina-se a informá-lo de forma clara e compreensível na sua língua (artigo 12.º do RGPD). Em caso de divergência, prevalece a versão alemã; os seus direitos enquanto titular dos dados não são afetados.

1. O essencial em resumo

Não guardamos dados em servidores. Nem as suas cartas, nem fotografias, prazos, notas, o seu nome, um endereço de e-mail ou uma conta de utilizador. O Letterbe não tem base de dados nem contas de utilizador. Tudo o que arquiva no Letterbe permanece no seu dispositivo. Só recebemos uma mensagem se o próprio utilizador nos escrever, por exemplo por e-mail (ponto 7).

• Apenas no seu dispositivo: as cartas, fotografias, prazos, notas e definições são guardados exclusivamente na aplicação, no seu dispositivo. Não temos acesso a eles nem qualquer cópia.
• Apenas o texto, não a fotografia: para a leitura, o próprio dispositivo reconhece o texto da carta. Só este texto é enviado, brevemente e de forma encriptada, através do nosso servidor ao nosso prestador de serviços de IA, a Amazon Web Services (AWS), e é analisado exclusivamente em centros de dados na UE; o IBAN, os números de cartão, o número de identificação fiscal e os números de segurança social, de beneficiário de seguro, de conta e de documento de identificação são previamente ocultados de forma automática no seu dispositivo, quando detetados. O resultado regressa diretamente ao seu dispositivo. Nem o nosso servidor nem a AWS guardam os conteúdos, e o fabricante do modelo de IA (Anthropic) não os recebe. [Só manter quando, na conta AWS, o Model invocation logging estiver desativado em todas as regiões da UE.]
• Modo básico sem IA na nuvem: a análise através do nosso servidor é facultativa. Sem o seu consentimento, nenhuma carta sai do seu dispositivo; a data, o montante e o IBAN são então reconhecidos diretamente no dispositivo. Nos iPhones compatíveis, o Apple Intelligence cria ainda um resumo, também apenas no dispositivo.
• Verificação do nome no dispositivo: o Letterbe só regista cartas dirigidas ao utilizador ou a uma outra pessoa por si indicada. É o seu dispositivo que verifica se o seu nome consta da carta, antes de qualquer envio (ponto 3).
• Tradução: o Letterbe traduz as cartas noutra língua primeiro no seu dispositivo. Só se isso não for possível e o utilizador tiver dado o seu consentimento é que o texto ocultado é traduzido pela IA através do nosso servidor.
• As cópias de segurança são criadas pelo próprio utilizador, numa pasta à sua escolha (por exemplo, no seu computador ou no seu próprio armazenamento na nuvem). Não nos são transmitidas.
• As suas cartas não são utilizadas para treinar IA.
• Não vendemos dados, não mostramos publicidade e não utilizamos ferramentas de análise ou de rastreamento.
• O Letterbe nunca envia por si próprio cartas a terceiros e não efetua pagamentos.
• Subscrições sem conta: as subscrições são geridas através da App Store ou do Google Play. Para a IA, o nosso servidor verifica, em cada pedido, o comprovativo de compra da loja e não o guarda (ponto 4).

2. Responsável pelo tratamento

Pepper Media Vision
Titular: Reinhard Elvis Schütz
c/o POSTFLEX #PFX-554-853
Emsdettener Straße 10
48268 Greven
Alemanha
E-mail: info@peppermediavision.de

Telefone: 0177 4330479

Não designámos um encarregado da proteção de dados; enquanto empresa unipessoal, não estamos, em princípio, obrigados a fazê-lo nos termos do § 38 BDSG (Lei federal alemã de proteção de dados). Para questões sobre proteção de dados, pode contactar-nos através dos dados de contacto acima indicados. [A verificar por advogado: é necessária uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados (artigo 35.º do RGPD) devido a possíveis dados relativos à saúde? Nesse caso, nos termos do § 38 Abs. 1 Satz 2 BDSG, teria de ser designado um encarregado da proteção de dados, independentemente do número de trabalhadores.]

3. O que é guardado no seu dispositivo

Na base de dados da aplicação no seu navegador ou na pasta protegida da aplicação no seu dispositivo encontram-se: as suas cartas (fotografias, texto e os dados extraídos, eventualmente a respetiva tradução e a sua confirmação de que uma carta é dirigida a si ou à outra pessoa), o seu nome próprio e apelido, se o desejar, o nome próprio e apelido de uma outra pessoa, com a relação e a sua confirmação de que tem o direito de gerir o correio dela (cada um com data), a data do seu consentimento para a análise por IA, o país, a língua, as definições, as pessoas de confiança e a data da sua última cópia de segurança. Não temos acesso a estes dados. Pode eliminá-los integralmente a qualquer momento em «Mais»; também são eliminados quando remove a aplicação ou elimina os dados do sítio web.

Tenha em atenção: se tiver ativado a cópia de segurança do seu dispositivo (cópia de segurança em iCloud ou cópia de segurança do Android na sua Conta Google), estes dados fazem parte dessa cópia de segurança na versão da loja de aplicações, para que não se percam em caso de mudança de dispositivo ou avaria. No Android, esta cópia de segurança é encriptada ponto a ponto, desde que tenha configurado um bloqueio de ecrã. Não temos acesso a ela; o responsável é o respetivo fornecedor. As cópias de segurança que cria no Letterbe são encriptadas com a sua palavra-passe (AES-256) antes de as guardar. É o utilizador quem decide onde as guarda, por exemplo numa pasta no seu computador ou no seu próprio armazenamento na nuvem; o responsável por esse local de armazenamento é o respetivo fornecedor, e não nós. O arquivo legível (ZIP) não é encriptado; guarde-o apenas num local seguro. Nem as cópias de segurança nem os arquivos nos são transmitidos.

Ajudas do dia a dia: as despesas da casa, os aumentos de preço, a pasta fiscal, os comprovativos e garantias, os avisos de fraude e as leituras de contadores são calculados pelo Letterbe exclusivamente no seu dispositivo, a partir dos dados das suas cartas; para isso, nada é transmitido. Para cada carta, o Letterbe guarda ainda no seu dispositivo o texto reconhecido, a explicação em linguagem simples, os avisos, a periodicidade e o prazo de rescisão de um montante, o tipo para a pasta fiscal e, no caso de comprovativos de compra, o artigo, a data de compra e a duração da garantia. Os contadores e as leituras também se encontram apenas no seu dispositivo e fazem parte da sua cópia de segurança. Se fotografar um contador, o próprio dispositivo lê o número; a fotografia não é guardada nem transmitida. A pasta fiscal é guardada pelo utilizador como ficheiro ZIP num local à sua escolha; não é encriptada.

Leitura em voz alta: para isso, o Letterbe utiliza exclusivamente a síntese de voz integrada no seu dispositivo (iPhone e iPad: Apple; Android: as vozes instaladas no dispositivo; navegador: apenas vozes que o navegador assinala como locais). Não são utilizadas vozes online que enviariam texto a um fornecedor. Se não houver nenhuma voz integrada, o Letterbe não lê em voz alta. Se tiver consentido na análise por IA, a IA pode limpar previamente o texto a ler (por exemplo, erros de leitura, cabeçalho e rodapé da carta); para isso, o texto ocultado é transmitido conforme descrito no ponto 4.

Verificação do nome (proteção do sigilo da correspondência): na configuração, o utilizador indica o seu nome próprio e apelido; esta informação é necessária para utilizar o Letterbe. Sem ela, não podemos disponibilizar a aplicação, porque o Letterbe deve registar apenas correio dirigido ao utilizador (e, eventualmente, a uma outra pessoa). Após cada digitalização, o seu dispositivo verifica no texto reconhecido se este contém um dos nomes indicados. Isto acontece exclusivamente no seu dispositivo e antes de qualquer transmissão; o seu nome não é enviado para este efeito. Se não for encontrado nenhum nome, é apresentado um aviso de proteção de dados. Só pode então continuar se confirmar expressamente que a carta é dirigida a si ou à outra pessoa; o Letterbe guarda esta confirmação com a carta no seu dispositivo. Caso contrário, a carta não é registada e nada é enviado. O seu próprio nome deixa de poder ser alterado 24 horas após a configuração (apenas através de «Eliminar todos os dados deste dispositivo»); a outra pessoa só pode ser alterada no máximo uma vez a cada 30 dias. Pretende-se assim impedir que o Letterbe seja utilizado para correio alheio. Fundamentos jurídicos: artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD (disponibilização da aplicação) e alínea f) (proteção dos destinatários de correio alheio contra tratamento não autorizado).

Outra pessoa: se indicar uma outra pessoa (por exemplo, a mãe ou o pai), o Letterbe guarda no seu dispositivo o nome próprio e apelido dessa pessoa, a relação consigo e a sua confirmação de que tem o direito de gerir o correio dela (consentimento da pessoa ou representação legal, por exemplo procuração ou acompanhamento de maior). Estes dados não nos são transmitidos. As cartas dirigidas a essa pessoa são tratadas como as suas, ou seja, com o seu consentimento, também analisadas pela IA. Informe a pessoa sobre isso e entregue-lhe a presente política de privacidade. No caso de cartas com dados relativos à saúde da outra pessoa, precisa, para a análise por IA, do consentimento explícito dessa pessoa ou de poderes de representação que o abranjam. [A verificar por advogado: fundamento jurídico para categorias especiais de dados pessoais da outra pessoa e de outros terceiros nas cartas (artigo 9.º do RGPD), bem como a repartição de papéis (utilizador como responsável pelo tratamento ou exceção doméstica).]

Tradução no dispositivo: se uma carta estiver noutra língua que não a da aplicação, o Letterbe traduz a carta para a língua da aplicação e lê-a em voz alta nessa língua. No iPhone e no iPad (a partir do iOS ou iPadOS 18), o Letterbe utiliza para isso, em primeiro lugar, a função de tradução da Apple no dispositivo; o texto não sai do seu dispositivo. Se faltar um pacote de idioma, o seu dispositivo descarrega-o da Apple; nesse processo, a Apple trata, sob a sua própria responsabilidade, dados técnicos como o seu endereço IP e o idioma pretendido, mas não o texto da carta. Se isso não for possível, a tradução só é feita através do nosso servidor com o seu consentimento (ponto 4). O Letterbe guarda a tradução com a carta no seu dispositivo.

Apple Intelligence no dispositivo: nos iPhones compatíveis com o Apple Intelligence e em que este esteja ativado, o Letterbe pode, no modo básico, criar no dispositivo, com o modelo de linguagem da Apple, um resumo, a tarefa e uma explicação em linguagem simples. Nesse processo, nada sai do seu dispositivo; nem nós nem a Apple recebemos conteúdos. No caso de cartas de tribunais e cartas de natureza jurídica, o Letterbe não utiliza esta função.

4. O que é transmitido ao ler uma carta

Casamento, nascimento, mudança de casa: o que aí indicar (data, nomes, código postal, estado federado, novo endereço, outros destinatários com endereço de e-mail) permanece no seu dispositivo e faz parte da sua cópia de segurança. Se tocar em «Enviar por …», o Letterbe passa a carta e, se o desejar, a certidão digitalizada para a aplicação à sua escolha, por exemplo a sua aplicação de e-mail. O envio é feito por essa aplicação; o Letterbe e o nosso servidor não participam. Os e-mails, na maioria dos casos, não são encriptados ponto a ponto. As páginas de autoridades para as quais existem ligações abrem-se no seu navegador; aí aplicam-se as informações de proteção de dados da respetiva entidade.

Digitalização e reconhecimento de texto no dispositivo: se digitalizar ou fotografar uma carta, a aplicação utiliza o digitalizador de documentos e o reconhecimento de texto do seu dispositivo (iPhone e iPad: Apple VisionKit e Apple Vision; Android: Google ML Kit, disponibilizado através dos serviços do Google Play). As imagens e o texto são tratados no seu dispositivo; a fotografia não sai do seu dispositivo. No Android, segundo as suas próprias informações, a Google recolhe para o ML Kit dados técnicos de diagnóstico (por exemplo, modelo do dispositivo, versão do Android, versão da aplicação, tamanho da imagem, duração do processamento e códigos de erro), mas não imagens nem textos. A Google trata estes dados sob a sua própria responsabilidade; nós não os recebemos.

PDF e ficheiros de outras apps: se escolher um PDF ou partilhar com o Letterbe um PDF ou uma fotografia de outra app (por exemplo, da sua app de e-mail), a app abre o ficheiro no seu dispositivo. As páginas são guardadas como imagens, tal como uma digitalização; se o PDF contiver texto, a app lê-o diretamente do ficheiro e, caso contrário, com o reconhecimento de texto do seu dispositivo. A cópia do ficheiro criada pelo seu dispositivo é depois eliminada. Para uma análise com IA aplicam-se as mesmas regras que para uma digitalização.

Ocultação: antes de o texto sair do seu dispositivo, a aplicação substitui automaticamente, quando os deteta, o IBAN, os números de cartão de crédito, o número de identificação fiscal, o número de segurança social e o número de beneficiário do seguro de saúde, bem como os números de conta, de documento de identificação e de passaporte, por marcadores. Os originais permanecem no seu dispositivo e são aí repostos após a análise.

Transmissão: com o seu consentimento, a aplicação transmite então de forma encriptada (HTTPS) ao nosso servidor: o texto ocultado, a língua, o país, a data do dia e os nomes dos seus remetentes anteriores (para que os mesmos remetentes sejam escritos da mesma forma). O seu próprio nome não é transmitido; só é inserido nos rascunhos de resposta no seu dispositivo. O nosso servidor reencaminha estes dados para a AWS e devolve o resultado ao seu dispositivo. Nesse processo, não guarda nem o texto nem o resultado e não escreve conteúdos em registos. A partir do mesmo texto, a IA cria também a explicação em linguagem simples, os avisos e dados como o tipo fiscal ou a data de compra; para isso, não são transmitidos outros dados.

Tradução e versão para leitura em voz alta com IA: se não for possível uma tradução no dispositivo, a aplicação transmite, com o seu consentimento, pela mesma via, o texto ocultado da carta, a língua reconhecida da carta e a língua da aplicação; a tradução é criada por um modelo de IA mais pequeno da Anthropic (Claude Haiku) através do Amazon Bedrock na UE. Para a versão para leitura em voz alta (ponto 3), só são transmitidos o texto ocultado e a língua. Também aqui nada é guardado.

Alterar um rascunho de resposta com IA: se pedires à IA que altere um rascunho de resposta (por exemplo «mais curto» ou uma instrução tua), a app envia pela mesma via, com o teu consentimento, o rascunho, a tua instrução e o remetente, o assunto e o resumo da carta. Os números sensíveis detetados são ocultados automaticamente e em vez do teu nome é enviado um marcador. A nova versão é criada pelo Claude Haiku através da Amazon Bedrock na UE; nada é guardado. Isto também faz parte do teu consentimento para as funções de IA.

Quem vê os conteúdos: os textos transmitidos são tratados automaticamente. Não os consultamos e, como não são guardados, também não os podemos consultar posteriormente.

Exceção – fotografia: se não for possível reconhecer texto no seu dispositivo (por exemplo, num navegador), a aplicação pergunta sempre previamente. Só se escolher então «Enviar fotografia» é que a fotografia é transmitida pela mesma via; neste caso, não é possível ocultar dados. Se escolher «Preencher eu», nada sai do seu dispositivo.

Modo básico sem IA: o consentimento é facultativo. Sem ele, a aplicação não transmite cartas; a data, o montante, o IBAN e a referência do processo são reconhecidos apenas no seu dispositivo, segundo regras fixas, e o restante é preenchido pelo próprio utilizador. Nesse caso, não é possível fazer perguntas sobre o correio.

Se fizer uma pergunta sobre o seu correio, são transmitidos a pergunta e um resumo das suas cartas arquivadas (remetente, título, tipo, montante, data, estado, tarefa, resumo, referência do processo, data de receção), mas não fotografias, IBAN nem rascunhos de resposta.

As cartas podem conter categorias especiais de dados pessoais, por exemplo dados relativos à saúde, e mencionar dados de outras pessoas.

Fundamentos jurídicos: artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD (disponibilização da função pretendida pelo utilizador) e, para categorias especiais de dados pessoais, o seu consentimento explícito nos termos do artigo 9.º, n.º 2, alínea a), do RGPD, que dá na configuração ou mais tarde em «Mais» (artigo 7.º do RGPD; para o efeito, o Letterbe guarda a data no seu dispositivo). O consentimento abrange a análise, as perguntas sobre o seu correio, a versão para leitura em voz alta e a tradução com IA. Pode retirá-lo a qualquer momento em «Mais», com efeitos para o futuro, de forma tão simples como o deu; o tratamento efetuado até então mantém-se lícito. Depois disso, o Letterbe funciona no modo básico e deixa de transmitir cartas. Para dados de outras pessoas nas suas cartas: artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD (interesse legítimo em tornar a sua carta compreensível para si).

Verificação da sua subscrição: para que só os assinantes utilizem a IA, a aplicação envia ainda, em cada análise e em cada pergunta, o comprovativo de compra da sua subscrição. Na App Store, trata-se da transação assinada pela Apple (que contém, entre outros, a aplicação, o produto, a data de compra e de expiração e um número de transação, mas nenhum nome, nenhum ID Apple e nenhuns dados de pagamento); no Google Play, trata-se do token de compra. O nosso servidor verifica a assinatura da Apple ou consulta junto da Google, com o token, o estado da subscrição (Google Play Developer API). Não guardamos o comprovativo, não o registamos e não criamos nenhuma conta. Na memória de trabalho, o servidor mantém apenas um valor cifrado de forma irreversível (hash), para limitar o número de pedidos por subscrição e por dia ou por mês, bem como, no caso da Google, o resultado da verificação durante, no máximo, 10 minutos. No seu dispositivo, o Letterbe guarda o número de análises por IA do mês em curso; a aplicação sabe pela loja qual a subscrição ativa. Fundamentos jurídicos: artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD (execução do contrato de subscrição) e alínea f) (proteção contra abusos).

5. Dados técnicos no acesso

Ao carregar a aplicação e em cada análise, o nosso servidor trata, por necessidade técnica, o seu endereço IP. Utilizamo-lo apenas na memória de trabalho, cifrado de forma irreversível (hash), para limitar abusos (número de análises por hora e por dia). Não é guardado nem registado e é descartado após cerca de 24 horas. Fundamento jurídico: artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD. Os registos de acesso com endereços IP estão desativados no nosso servidor e no fornecedor de alojamento. [Só manter assim se estiverem efetivamente desativados no fornecedor de alojamento; caso contrário, indicar o âmbito e a duração.]

6. Cookies e armazenamento no seu dispositivo

O Letterbe não utiliza cookies nem identificadores de publicidade ou de análise. A aplicação guarda os dados referidos no ponto 3 na base de dados do seu navegador ou dispositivo, bem como os ficheiros da aplicação para utilização sem Internet, e lê-os a partir daí. Isto é estritamente necessário para a função pretendida pelo utilizador (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG – Lei alemã de proteção de dados nas telecomunicações e nos serviços digitais); não é necessário consentimento para o efeito.

7. Destinatários e subcontratantes

• Alojamento: [Fornecedor, localização do centro de dados, p. ex. Alemanha] – funcionamento do servidor. Aí não são guardadas cartas nem quaisquer outros dados de utilizadores.
• Análise por IA: Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburgo (serviço «Amazon Bedrock») – lê as cartas e perguntas transmitidas com um modelo de IA da Anthropic (Claude). O tratamento é efetuado exclusivamente em centros de dados na UE: através de um perfil de inferência da UE, com acesso pela região de Frankfurt (eu-central-1); consoante a carga, a AWS trata os pedidos em diferentes regiões da UE. Segundo as suas próprias indicações, a AWS não guarda as entradas nem os resultados e não os utiliza para treino; o registo de invocações de modelos não está ativado na nossa conta. A AWS não transmite os conteúdos à Anthropic. A AWS pertence a um grupo norte-americano; para o caso de um acesso a partir de um país terceiro, o grupo Amazon está certificado ao abrigo do Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA (EU-US Data Privacy Framework), aplicando-se ainda cláusulas contratuais-tipo. [Confrontar os dados com o contrato AWS (AWS GDPR DPA).]
• E-mail: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Alemanha; os e-mails recebidos são reencaminhados para uma caixa de correio na Google Ireland Limited (Gmail) – quando nos escreve.
• Modelo de IA: os modelos Claude (análise) e Claude Haiku (perguntas sobre o seu correio, versão para leitura em voz alta, tradução e reformulação de rascunhos de resposta) são da Anthropic PBC, EUA. A Anthropic disponibiliza os modelos através do Amazon Bedrock, mas não recebe os seus conteúdos nem outros dados seus, pelo que não é destinatária.
• Verificação de subscrições do Google Play: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda. O nosso servidor transmite apenas o token de compra à Google Play Developer API e recebe de volta o estado da subscrição. A Google já conhece a sua subscrição enquanto fornecedora do Google Play. [Qualificar juridicamente o papel da Google (responsabilidade própria ou subcontratação).]

Com os subcontratantes existem contratos nos termos do artigo 28.º do RGPD. Não existem outros destinatários. [Verificar: contratos de subcontratação efetivamente celebrados com o fornecedor de alojamento e o fornecedor de e-mail; o AWS GDPR DPA aplica-se através dos termos de serviço da AWS.]

Opinião e denúncias: se der a sua opinião na aplicação ou denunciar um resultado da IA, o Letterbe abre a sua própria aplicação de e-mail com um texto preparado; é aí que decide se envia e o que envia. A denúncia contém apenas o motivo, a sua descrição opcional e a versão da aplicação, sem conteúdos de cartas. No seu dispositivo, o Letterbe guarda apenas quando deu a sua opinião pela última vez e oculta os resultados da IA denunciados. O nosso servidor não participa. Se avaliar publicamente o Letterbe na App Store ou no Google Play, a Apple ou a Google tratam a avaliação sob a sua própria responsabilidade.

Quando nos escreve: se nos comunicar um problema com um rascunho, fizer uma pergunta ou exercer o direito de livre resolução relativamente a uma compra, tratamos o seu endereço de e-mail, o seu nome (se indicado) e o conteúdo da sua mensagem, para responder ou processar a livre resolução. Fundamentos jurídicos: artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD e, no caso da livre resolução, também a alínea c) (obrigação legal de confirmação da receção). Eliminamos a mensagem quando o assunto estiver resolvido, salvo se existir uma obrigação legal de conservação. Por favor, não nos envie conteúdos de cartas que não pretenda partilhar.

App Store e Google Play: se descarregar o Letterbe ou comprar algo na aplicação, a Apple ou a Google tratam os seus dados de conta e de pagamento sob a sua própria responsabilidade. Não recebemos dados de pagamento. Se tiver permitido, nas definições do seu dispositivo, a partilha de relatórios de falhas com os programadores de aplicações, a Apple ou a Google disponibilizam-nos esses relatórios técnicos, sem conteúdos de cartas. O próprio Letterbe não contém nenhuma ferramenta de análise ou de relatórios de falhas.

O que o próprio utilizador partilha: se transferir um prazo para o seu calendário, partilhar um rascunho de resposta ou guardar um ficheiro, é o utilizador quem decide para onde vão esses dados. As entradas no calendário criadas pelo Letterbe contêm apenas o tipo de prazo e o remetente, sem montantes nem conteúdos. Se o seu calendário for sincronizado com um serviço na nuvem, esse serviço é responsável por isso. Na aplicação para iPhone, iPad e Android, o Letterbe introduz os prazos, após a sua autorização, diretamente no calendário do seu dispositivo. No iPhone e no iPad (a partir do iOS ou iPadOS 17), basta para isso a permissão «Apenas adicionar»; o Letterbe não lê o seu calendário. No Android, a permissão de calendário abrange tecnicamente também a leitura; o Letterbe utiliza-a apenas para determinar em que calendário pode escrever e não transmite nada. Pode revogar a autorização a qualquer momento nas definições do seu dispositivo.

8. Segurança

Todas as ligações são encriptadas por HTTPS. A aplicação não carrega conteúdos de servidores de terceiros e, tecnicamente, só pode comunicar com o nosso próprio servidor (Content-Security-Policy). O nosso servidor não tem base de dados e não guarda cartas. Os ficheiros de cópia de segurança são encriptados com a sua palavra-passe (PBKDF2 e AES-256-GCM). Proteja o seu dispositivo com um bloqueio de ecrã, pois quem utilizar o seu dispositivo desbloqueado pode também abrir o Letterbe. Na aplicação para iPhone, iPad e Android, pode ainda bloquear o Letterbe com Face ID, impressão digital ou o código do seu dispositivo. A verificação é feita pelo sistema operativo do seu dispositivo; o Letterbe recebe apenas a resposta «confirmado» ou «não confirmado», nunca dados biométricos. No iPhone e no iPad, os ficheiros do Letterbe estão ainda guardados de forma a só poderem ser lidos com o dispositivo desbloqueado.

9. Prazo de conservação

• No seu dispositivo: até eliminar os dados no Letterbe, remover a aplicação ou eliminar os dados do sítio web. Isto aplica-se também ao seu nome, aos dados da outra pessoa (até a remover) e às confirmações relativas a cartas individuais (até eliminar a carta).
• No nosso servidor: nenhum armazenamento, nenhuma base de dados, nenhumas contas de utilizador. As cartas e perguntas são mantidas na memória de trabalho apenas durante a análise (alguns segundos) e descartadas em seguida.
• Endereços IP em hash para proteção contra abusos: cerca de 24 horas na memória de trabalho, eliminados de imediato em caso de reinício do servidor.
• Comprovativo de compra da sua subscrição: nenhum armazenamento. Valor em hash para os limites por subscrição: até ao fim do dia ou do mês na memória de trabalho; resultado da verificação da Google: no máximo 10 minutos na memória de trabalho.
• Na AWS: nenhum armazenamento dos conteúdos (ver ponto 7).
• E-mails que nos são enviados: até o assunto estar resolvido; para além disso, apenas se existir uma obrigação legal de conservação.

10. Os seus direitos

Tem direito de acesso (artigo 15.º), retificação (artigo 16.º), apagamento (artigo 17.º), limitação do tratamento (artigo 18.º) e portabilidade dos dados (artigo 20.º do RGPD). Como as suas cartas se encontram apenas no seu dispositivo, pode consultá-las, alterá-las, exportá-las como cópia de segurança ou tabela e eliminá-las aí. Pode retirar os consentimentos a qualquer momento, com efeitos para o futuro (artigo 7.º, n.º 3, do RGPD). No nosso servidor não existem dados seus sobre os quais possamos prestar informações ou que possamos apagar; relativamente aos e-mails que nos envia, asseguramos naturalmente os seus direitos.

Direito de oposição: pode opor-se a qualquer momento, por motivos relacionados com a sua situação particular, aos tratamentos baseados no artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD (artigo 21.º do RGPD).

Respondemos a perguntas através de info@peppermediavision.de. Pode apresentar reclamação junto de uma autoridade de controlo da proteção de dados (artigo 77.º do RGPD), por exemplo a autoridade do seu local de residência ou a autoridade competente em relação a nós: Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland (Centro Independente de Proteção de Dados do Sarre), Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken.

11. Inteligência artificial e ausência de decisões automatizadas

O Letterbe é uma aplicação de IA. As análises, os resumos, as explicações em linguagem simples, os rascunhos de resposta, as respostas a perguntas, as versões para leitura em voz alta e as traduções são criados por uma IA (com consentimento: Claude ou Claude Haiku da Anthropic através do Amazon Bedrock; no modo básico, nos iPhones compatíveis: Apple Intelligence no dispositivo). Podem ser incorretos ou incompletos; o utilizador pode denunciar resultados da IA na aplicação. Prevalece sempre o documento original.

A IA faz sugestões (prazo, montante, rascunho de resposta). O Letterbe não toma decisões que produzam efeitos jurídicos (artigo 22.º do RGPD): é o utilizador quem verifica e age.

12. Idade

O Letterbe destina-se a pessoas com idade igual ou superior a 18 anos.

13. Alterações

Adaptamos a presente política quando a aplicação ou a situação jurídica se alterarem. Informamos o utilizador na aplicação sobre alterações significativas.

Privacyverklaring

Concept – vóór publicatie juridisch laten controleren. Plaatshouders tussen [vierkante haken] moeten worden ingevuld. Stand: 27-10-2026.

Taalversies: Deze vertaling is bedoeld om je duidelijk en begrijpelijk in je eigen taal te informeren (artikel 12 AVG). Bij verschillen geldt de Duitse versie; je rechten als betrokkene blijven onverlet.

1. Het belangrijkste in het kort

Wij slaan geen gegevens op servers op. Niet je brieven, foto’s, termijnen of notities, niet je naam, geen e-mailadres en geen gebruikersaccount. Letterbe heeft geen database en geen gebruikersaccounts. Alles wat je in Letterbe opbergt, blijft op je apparaat. Alleen als je ons zelf schrijft, bijvoorbeeld per e-mail, ontvangen wij dat bericht (nummer 7).

• Alleen op je apparaat: brieven, foto’s, termijnen, notities en instellingen worden uitsluitend in de app op je apparaat opgeslagen. Wij hebben daar geen toegang toe en geen kopie van.
• Alleen de tekst, niet de foto: om te lezen herkent je apparaat zelf de tekst van de brief. Alleen deze tekst gaat kort en versleuteld via onze server naar onze AI-dienstverlener Amazon Web Services (AWS) en wordt uitsluitend in datacenters in de EU geanalyseerd; IBAN, kaartnummers, fiscaal identificatienummer, socialezekerheids-, verzekerden-, rekening- en identiteitsbewijsnummers worden, als ze worden herkend, vooraf automatisch op je apparaat onleesbaar gemaakt. Het resultaat gaat direct terug naar je apparaat. Noch onze server noch AWS slaat de inhoud op, en de maker van het AI-model (Anthropic) ontvangt die niet. [Pas laten staan als in het AWS-account Model invocation logging in alle EU-regio’s uit staat.]
• Basismodus zonder cloud-AI: de analyse via onze server is vrijwillig. Zonder jouw toestemming verlaat geen enkele brief je apparaat; datum, bedrag en IBAN worden dan direct op het apparaat herkend. Op ondersteunde iPhones maakt Apple Intelligence daarnaast een korte samenvatting, eveneens alleen op het apparaat.
• Naamcontrole op het apparaat: Letterbe legt alleen brieven vast die aan jou zijn gericht of aan een andere persoon die je hebt ingevuld. Of je naam op de brief staat, controleert je apparaat voordat er ook maar iets wordt verstuurd (nummer 3).
• Vertalen: brieven in een andere taal vertaalt Letterbe eerst op je apparaat. Alleen als dat niet lukt en je toestemming hebt gegeven, wordt de onleesbaar gemaakte tekst via onze server door de AI vertaald.
• Back-ups maak je zelf, in een map naar keuze (bijvoorbeeld op je computer of in je eigen cloudopslag). Ze worden niet naar ons verzonden.
• Je brieven worden niet gebruikt om AI te trainen.
• Wij verkopen geen gegevens, tonen geen reclame en gebruiken geen analyse- of trackingtools.
• Letterbe verstuurt nooit zelf brieven naar derden en voert geen betalingen uit.
• Abonnementen zonder account: abonnementen lopen via de App Store of Google Play. Voor de AI controleert onze server bij elk verzoek het aankoopbewijs van de store en slaat dit niet op (nummer 4).

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Pepper Media Vision
Eigenaar: Reinhard Elvis Schütz
c/o POSTFLEX #PFX-554-853
Emsdettener Straße 10
48268 Greven
Duitsland
E-mail: info@peppermediavision.de

Telefoon: 0177 4330479

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen; als eenmanszaak zijn wij daartoe volgens § 38 BDSG (Duitse federale wet gegevensbescherming) in beginsel niet verplicht. Met vragen over gegevensbescherming kun je ons bereiken via de hierboven genoemde contactgegevens. [Juridisch controleren: is vanwege mogelijke gezondheidsgegevens een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (art. 35 AVG) nodig? Dan zou volgens § 38 lid 1, zin 2, BDSG ongeacht het aantal medewerkers een functionaris voor gegevensbescherming moeten worden aangewezen.]

3. Wat er op je apparaat wordt opgeslagen

In de app-database van je browser of in de beveiligde app-map van je apparaat staan: je brieven (foto’s, tekst en de daaruit gelezen gegevens, eventueel hun vertaling en je bevestiging dat een brief aan jou of aan de andere persoon is gericht), je voor- en achternaam, desgewenst de voor- en achternaam van een andere persoon met de relatie en je bevestiging dat je diens post mag beheren (telkens met datum), de datum van je toestemming voor de AI-analyse, land, taal, instellingen, vertrouwenspersonen en de datum van je laatste back-up. Tot deze gegevens hebben wij geen toegang. Je kunt ze onder ‘Meer’ op elk moment volledig wissen; ook bij het verwijderen van de app of het wissen van de websitegegevens worden ze gewist.

Let op: als je de back-up van je apparaat hebt ingeschakeld (iCloud-reservekopie of Android-back-up in je Google-account), maken deze gegevens in de App Store-versie deel uit van die back-up, zodat ze bij een nieuw apparaat of een defect niet verloren gaan. Bij Android is deze back-up end-to-end versleuteld, mits je een schermvergrendeling hebt ingesteld. Wij hebben daar geen toegang toe; verantwoordelijk is de betreffende aanbieder. Back-ups die je in Letterbe maakt, worden met je wachtwoord versleuteld (AES-256) voordat je ze opslaat. Je beslist zelf waar je ze bewaart, bijvoorbeeld in een map op je computer of in je eigen cloudopslag; voor die opslaglocatie is de betreffende aanbieder verantwoordelijk, niet wij. Het leesbare archief (ZIP) is niet versleuteld; bewaar het alleen op een veilige plek. Back-ups en archieven worden niet naar ons verzonden.

Hulp in het dagelijks leven: huishoudkosten, prijssprongen, belastingmap, aankoopbewijzen en garanties, waarschuwingen voor oplichting en meterstanden berekent Letterbe uitsluitend op je apparaat op basis van de gegevens uit je brieven; daarvoor wordt niets verzonden. Bij een brief slaat Letterbe op je apparaat daarnaast de herkende tekst op, de uitleg in eenvoudige taal, waarschuwingen, ritme en opzegtermijn van een bedrag, de soort voor de belastingmap en bij aankoopbewijzen het artikel, de aankoopdatum en de garantieduur. Meters en metingen staan eveneens alleen op je apparaat en maken deel uit van je back-up. Fotografeer je een meter, dan leest je apparaat het getal zelf af; de foto wordt niet opgeslagen en niet verzonden. De belastingmap sla je als ZIP-bestand op een plek naar keuze op; die is niet versleuteld.

Voorlezen: Letterbe gebruikt daarvoor uitsluitend de ingebouwde spraakweergave van je apparaat (iPhone en iPad: Apple; Android: de op het apparaat geïnstalleerde stemmen; browser: alleen stemmen die de browser als lokaal aanmerkt). Onlinestemmen die tekst naar een aanbieder zouden sturen, worden niet gebruikt. Is er geen ingebouwde stem beschikbaar, dan leest Letterbe niet voor. Heb je toestemming gegeven voor de AI-analyse, dan kan de AI de voor te lezen tekst vooraf opschonen (bijvoorbeeld leesfouten, briefhoofd en voettekst); daarvoor wordt de onleesbaar gemaakte tekst verzonden zoals beschreven in nummer 4.

Naamcontrole (bescherming van het briefgeheim): bij het instellen vul je je voor- en achternaam in; dit gegeven is nodig om Letterbe te gebruiken. Zonder dit gegeven kunnen wij de app niet leveren, omdat Letterbe alleen post aan jou (en eventueel aan een andere persoon) mag vastleggen. Na elke scan controleert je apparaat in de herkende tekst of een van de ingevulde namen erop staat. Dat gebeurt uitsluitend op je apparaat en vóór elke verzending; je naam wordt daarvoor niet verstuurd. Wordt er geen naam gevonden, dan verschijnt er een privacymelding. Je kunt dan alleen verder als je uitdrukkelijk bevestigt dat de brief aan jou of aan de andere persoon is gericht; deze bevestiging slaat Letterbe bij de brief op je apparaat op. Anders wordt de brief niet vastgelegd en wordt er niets verstuurd. Je eigen naam kun je 24 uur na het instellen niet meer wijzigen (alleen via ‘Alle gegevens wissen’), de andere persoon hoogstens eens per 30 dagen. Zo moet worden voorkomen dat Letterbe wordt gebruikt voor post van anderen. Rechtsgronden: art. 6, lid 1, onder b), AVG (levering van de app) en onder f) (bescherming van de ontvangers van post van anderen tegen onbevoegde verwerking).

Andere persoon: vul je een andere persoon in (bijvoorbeeld je moeder of vader), dan slaat Letterbe op je apparaat diens voor- en achternaam op, de relatie tot jou en je bevestiging dat je diens post mag beheren (instemming van de persoon of wettelijke vertegenwoordiging, bijvoorbeeld een volmacht of wettelijk vertegenwoordigerschap (Betreuung)). Deze gegevens worden niet naar ons verzonden. Brieven aan deze persoon worden verwerkt zoals je eigen brieven, met jouw toestemming dus ook met de AI geanalyseerd. Informeer de persoon hierover en geef hem of haar deze privacyverklaring. Bij brieven met gezondheidsgegevens van de andere persoon heb je voor de AI-analyse diens uitdrukkelijke toestemming nodig of een vertegenwoordigingsbevoegdheid die dit omvat. [Juridisch controleren: rechtsgrond voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens van de andere persoon en van overige derden in brieven (art. 9 AVG) en de rolverdeling (gebruiker als verwerkingsverantwoordelijke of uitzondering voor huishoudelijk gebruik).]

Vertaling op het apparaat: is een brief in een andere taal dan de app, dan vertaalt Letterbe hem naar de taal van de app en leest hem zo voor. Op iPhone en iPad (vanaf iOS resp. iPadOS 18) gebruikt Letterbe daarvoor eerst de vertaalfunctie van Apple op het apparaat; de tekst verlaat daarbij je apparaat niet. Ontbreekt een taalpakket, dan downloadt je apparaat dit van Apple; daarbij verwerkt Apple technische gegevens zoals je IP-adres en de gewenste taal onder eigen verantwoordelijkheid, maar niet de tekst van de brief. Lukt dat niet, dan wordt alleen met jouw toestemming via onze server vertaald (nummer 4). De vertaling slaat Letterbe bij de brief op je apparaat op.

Apple Intelligence op het apparaat: op iPhones die Apple Intelligence ondersteunen en waarop dit is ingeschakeld, kan Letterbe in de basismodus met het taalmodel van Apple op het apparaat een korte samenvatting, de taak en een uitleg in eenvoudige taal maken. Daarbij verlaat niets je apparaat; wij en Apple ontvangen geen inhoud. Bij brieven van rechtbanken en juridische brieven gebruikt Letterbe deze functie niet.

4. Wat er bij het lezen van een brief wordt verzonden

Huwelijk, geboorte, verhuizing: wat je daar invult (datum, namen, postcode, deelstaat, nieuw adres, andere ontvangers met e-mailadres), blijft op je apparaat en maakt deel uit van je back-up. Tik je op ‘Versturen via …’, dan geeft Letterbe de brief en desgewenst de gescande akte door aan de app van je keuze, bijvoorbeeld je e-mailapp. Het versturen doet die app; Letterbe en onze server zijn daar niet bij betrokken. E-mails zijn meestal niet end-to-end versleuteld. Gelinkte websites van overheidsinstanties openen in je browser; daar gelden de privacyverklaringen van de betreffende instantie.

Scannen en tekstherkenning op het apparaat: scan of fotografeer je een brief, dan gebruikt de app de documentscanner en de tekstherkenning van je apparaat (iPhone en iPad: Apple VisionKit en Apple Vision; Android: Google ML Kit, geleverd via de Google Play-services). Afbeeldingen en tekst worden daarbij op je apparaat verwerkt; de foto verlaat je apparaat niet. Op Android verzamelt Google volgens eigen opgave voor ML Kit technische diagnosegegevens (bijvoorbeeld apparaatmodel, Android-versie, app-versie, afbeeldingsgrootte, verwerkingsduur en foutcodes), maar geen afbeeldingen of teksten. Deze gegevens verwerkt Google onder eigen verantwoordelijkheid; wij ontvangen ze niet.

Pdf’s en bestanden uit andere apps: kies je een pdf of deel je een pdf of foto uit een andere app (bijvoorbeeld je e-mailapp) met Letterbe, dan opent de app het bestand op je apparaat. De pagina’s worden net als een scan als afbeeldingen opgeslagen; bevat de pdf tekst, dan leest de app die rechtstreeks uit het bestand, anders met de tekstherkenning van je apparaat. De kopie van het bestand die je apparaat heeft gemaakt, wordt daarna verwijderd. Voor een analyse met AI gelden dezelfde regels als voor een scan.

Onleesbaar maken: voordat tekst je apparaat verlaat, vervangt de app herkende IBAN, creditcardnummers, fiscaal identificatienummer, socialezekerheids- en zorgverzekeringsnummer en rekening-, identiteitskaart- en paspoortnummers automatisch door plaatshouders. De originelen blijven op je apparaat en worden daar na de analyse weer ingevoegd.

Verzending: met jouw toestemming verzendt de app vervolgens versleuteld (HTTPS) naar onze server: de onleesbaar gemaakte tekst, taal, land, de datum van vandaag en de namen van je eerdere afzenders (zodat dezelfde afzenders op dezelfde manier worden geschreven). Je eigen naam wordt niet verzonden, maar pas op je apparaat in de conceptantwoorden ingevoegd. Onze server geeft deze gegevens door aan AWS en stuurt het resultaat terug naar je apparaat. Hij slaat daarbij noch de tekst noch het resultaat op en schrijft geen inhoud in logbestanden. Uit dezelfde tekst maakt de AI ook de uitleg in eenvoudige taal, waarschuwingen en gegevens zoals de fiscale soort of de aankoopdatum; daarvoor worden geen verdere gegevens verzonden.

Vertalen en voorleesversie met AI: is een vertaling op het apparaat niet mogelijk, dan verzendt de app met jouw toestemming langs dezelfde weg de onleesbaar gemaakte tekst van de brief, de herkende taal van de brief en de taal van de app; de vertaling maakt een kleiner AI-model van Anthropic (Claude Haiku) via Amazon Bedrock in de EU. Voor de voorleesversie (nummer 3) worden alleen de onleesbaar gemaakte tekst en de taal verzonden. Ook hier wordt niets opgeslagen.

Antwoordconcept met AI wijzigen: Vraag je de AI een antwoordconcept te wijzigen (bijvoorbeeld „korter” of een eigen instructie), dan stuurt de app met jouw toestemming het concept, je instructie en afzender, onderwerp en samenvatting van de brief via dezelfde weg. Herkende gevoelige nummers zijn automatisch zwartgemaakt en in plaats van je naam wordt een plaatshouder verstuurd. De nieuwe versie maakt Claude Haiku via Amazon Bedrock in de EU; er wordt niets opgeslagen. Ook dit valt onder je toestemming voor de AI-functies.

Wie de inhoud ziet: de doorgegeven teksten worden automatisch verwerkt. Wij bekijken ze niet en kunnen ze, omdat ze niet worden opgeslagen, ook later niet inzien.

Uitzondering foto: is op je apparaat geen tekstherkenning mogelijk (bijvoorbeeld in een browser), dan vraagt de app dat elke keer vooraf. Alleen als je dan ‘Foto versturen’ kiest, wordt de foto langs dezelfde weg verzonden; onleesbaar maken is daarbij niet mogelijk. Kies je ‘Zelf invullen’, dan verlaat niets je apparaat.

Basismodus zonder AI: de toestemming is vrijwillig. Zonder toestemming verzendt de app geen brieven; datum, bedrag, IBAN en kenmerk worden alleen op je apparaat volgens vaste regels herkend, de rest vul je zelf in. Vragen aan je post zijn dan niet mogelijk.

Stel je een vraag aan je post, dan worden de vraag en een samenvatting van je opgeborgen brieven verzonden (afzender, titel, soort, bedrag, datum, status, taak, samenvatting, kenmerk, ontvangstdatum), maar geen foto’s, geen IBAN en geen conceptantwoorden.

Brieven kunnen bijzondere categorieën van persoonsgegevens bevatten, zoals gezondheidsgegevens, en gegevens van andere personen noemen.

Rechtsgronden: art. 6, lid 1, onder b), AVG (levering van de door jou gewenste functie) en, voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens, je uitdrukkelijke toestemming volgens art. 9, lid 2, onder a), AVG, die je bij het instellen of later onder ‘Meer’ geeft (art. 7 AVG; Letterbe slaat daarvoor de datum op je apparaat op). De toestemming omvat de analyse, vragen aan je post, de voorleesversie en de vertaling met AI. Je kunt haar onder ‘Meer’ op elk moment met ingang van dat moment intrekken, net zo eenvoudig als je haar hebt gegeven; de verwerking tot dat moment blijft rechtmatig. Daarna werkt Letterbe in de basismodus en verzendt geen brieven meer. Voor gegevens van andere personen in je brieven: art. 6, lid 1, onder f), AVG (gerechtvaardigd belang om jouw brief voor jou begrijpelijk te maken).

Controle van je abonnement: om ervoor te zorgen dat alleen abonnees de AI gebruiken, stuurt de app bij elke analyse en elke vraag ook het aankoopbewijs van je abonnement mee. In de App Store is dat de door Apple ondertekende transactie (die onder meer app, product, aankoop- en vervaldatum en een transactienummer bevat, maar geen naam, geen Apple ID en geen betaalgegevens); bij Google Play is het de aankooptoken. Onze server controleert de handtekening van Apple of vraagt met de token bij Google de status van het abonnement op (Google Play Developer API). Wij slaan het bewijs niet op, leggen het niet vast in logbestanden en maken geen account aan. In het werkgeheugen houdt de server alleen een onomkeerbaar versleutelde waarde (hash) bij om het aantal verzoeken per abonnement en per dag of maand te beperken, en bij Google het controleresultaat gedurende hoogstens 10 minuten. Op je apparaat slaat Letterbe het aantal AI-analyses in de lopende maand op; welk abonnement actief is, hoort de app van de store. Rechtsgronden: art. 6, lid 1, onder b), AVG (uitvoering van de abonnementsovereenkomst) en onder f) (bescherming tegen misbruik).

5. Technische gegevens bij het openen

Bij het laden van de app en bij elke analyse verwerkt onze server om technische redenen noodzakelijkerwijs je IP-adres. Wij gebruiken het alleen in het werkgeheugen, onomkeerbaar versleuteld (hash), om misbruik te beperken (aantal analyses per uur en per dag). Het wordt niet opgeslagen of in logbestanden vastgelegd en na ongeveer 24 uur verwijderd. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder f), AVG. Toegangslogs met IP-adressen zijn op onze server en bij de hostingprovider uitgeschakeld. [Alleen zo laten staan als het bij de hostingprovider daadwerkelijk is uitgeschakeld; anders omvang en duur invullen.]

6. Cookies en opslag op je apparaat

Letterbe plaatst geen cookies en geen reclame- of analyse-ID’s. De app slaat de in nummer 3 genoemde gegevens op in de database van je browser of apparaat, evenals de app-bestanden voor gebruik zonder internet, en leest ze daar weer uit. Dat is strikt noodzakelijk voor de door jou gewenste functie (§ 25 lid 2 nr. 2 TDDDG, Duitse wet op gegevensbescherming bij telecommunicatie en digitale diensten); toestemming is daarvoor niet nodig.

7. Ontvangers en verwerkers

• Hosting: [aanbieder, locatie datacenter, bijv. Duitsland] – beheer van de server. Daar worden geen brieven en geen andere gebruikersgegevens opgeslagen.
• AI-analyse: Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg (dienst ‘Amazon Bedrock’) – leest de doorgegeven brieven en vragen met een AI-model van Anthropic (Claude). De verwerking vindt uitsluitend plaats in datacenters in de EU: via een EU-inferentieprofiel met toegang via de regio Frankfurt (eu-central-1); afhankelijk van de belasting verwerkt AWS de verzoeken in verschillende EU-regio’s. Volgens eigen zeggen slaat AWS invoer en resultaten niet op en gebruikt die niet voor training; het loggen van modelaanroepen is in ons account niet ingeschakeld. AWS geeft de inhoud niet door aan Anthropic. AWS hoort bij een Amerikaans concern; voor het geval van toegang vanuit een derde land is de Amazon-groep gecertificeerd volgens het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (EU-US Data Privacy Framework), daarnaast gelden standaardcontractbepalingen. [Gegevens afstemmen met het AWS-contract (AWS GDPR DPA).]
• E-mail: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Duitsland; inkomende e-mails worden doorgestuurd naar een mailbox bij Google Ireland Limited (Gmail) – als je ons schrijft.
• AI-model: de modellen Claude (analyse) en Claude Haiku (vragen aan je post, voorleesversie, vertaling en herschrijven van conceptantwoorden) zijn afkomstig van Anthropic PBC, VS. Anthropic stelt de modellen beschikbaar via Amazon Bedrock, maar ontvangt noch je inhoud noch andere gegevens van jou en is daarom geen ontvanger.
• Controle van abonnementen uit Google Play: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland. Onze server stuurt alleen de aankooptoken naar de Google Play Developer API en ontvangt de status van het abonnement terug. Google kent je abonnement al als aanbieder van Google Play. [Rol van Google (eigen verantwoordelijkheid of verwerker) juridisch kwalificeren.]

Met de verwerkers zijn overeenkomsten volgens art. 28 AVG gesloten. Andere ontvangers zijn er niet. [Controleren: verwerkersovereenkomsten met hostingprovider en e-mailaanbieder daadwerkelijk gesloten; AWS GDPR DPA geldt via de AWS-dienstvoorwaarden.]

Feedback en meldingen: geef je in de app feedback of meld je een AI-resultaat, dan opent Letterbe je eigen e-mailapp met een voorbereide tekst; of en wat je verstuurt, beslis je daar. De melding bevat alleen de reden, je optionele beschrijving en de app-versie, geen inhoud van brieven. Op je apparaat slaat Letterbe alleen op wanneer je voor het laatst feedback hebt gegeven, en verbergt gemelde AI-resultaten. Onze server is daar niet bij betrokken. Beoordeel je Letterbe openbaar in de App Store of op Google Play, dan verwerken Apple of Google de beoordeling onder eigen verantwoordelijkheid.

Als je ons schrijft: meld je ons een probleem met een concept, stel je een vraag of herroep je een aankoop, dan verwerken wij je e-mailadres, je naam (indien opgegeven) en de inhoud van je bericht om te antwoorden of de herroeping af te handelen. Rechtsgronden: art. 6, lid 1, onder b), AVG, bij herroeping daarnaast onder c) (wettelijke verplichting tot ontvangstbevestiging). Wij wissen het bericht zodra het is afgehandeld, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht geldt. Stuur ons alsjeblieft geen inhoud van brieven die je niet wilt delen.

App Store en Google Play: download je Letterbe of koop je iets in de app, dan verwerken Apple of Google je account- en betaalgegevens onder eigen verantwoordelijkheid. Wij ontvangen geen betaalgegevens. Heb je in de instellingen van je apparaat toegestaan dat crashrapporten met app-ontwikkelaars worden gedeeld, dan stellen Apple of Google zulke technische rapporten zonder inhoud van brieven aan ons beschikbaar. Letterbe zelf bevat geen analyse- of crashrapportagetool.

Wat je zelf doorgeeft: als je een termijn naar je agenda overzet, een conceptantwoord deelt of een bestand opslaat, beslis je zelf waar deze gegevens naartoe gaan. Agenda-afspraken van Letterbe bevatten alleen de soort termijn en de afzender, geen bedragen en geen inhoud. Wordt je agenda gesynchroniseerd met een clouddienst, dan is die daarvoor verantwoordelijk. In de app voor iPhone, iPad en Android zet Letterbe termijnen na jouw toestemming direct in de agenda van je apparaat. Op iPhone en iPad (vanaf iOS resp. iPadOS 17) volstaat daarvoor het recht ‘Alleen toevoegen’; Letterbe leest je agenda niet. Op Android omvat de agendamachtiging technisch ook het lezen; Letterbe bepaalt daarmee alleen in welke agenda het mag schrijven, en verzendt niets. De toestemming kun je in de instellingen van je apparaat op elk moment intrekken.

8. Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld via HTTPS. De app laadt geen inhoud van servers van derden en mag technisch alleen met onze eigen server communiceren (Content-Security-Policy). Onze server heeft geen database en slaat geen brieven op. Back-upbestanden worden met je wachtwoord versleuteld (PBKDF2 en AES-256-GCM). Beveilig je apparaat met een schermvergrendeling, want wie je ontgrendelde apparaat gebruikt, kan ook Letterbe openen. In de app voor iPhone, iPad en Android kun je Letterbe daarnaast vergrendelen met Face ID, vingerafdruk of de code van je apparaat. De controle doet het besturingssysteem van je apparaat; Letterbe krijgt alleen het antwoord ‘bevestigd’ of ‘niet bevestigd’, nooit biometrische gegevens. Op iPhone en iPad zijn de bestanden van Letterbe bovendien zo opgeslagen dat ze alleen leesbaar zijn als het apparaat ontgrendeld is.

9. Bewaartermijn

• Op je apparaat: totdat je de gegevens in Letterbe wist, de app verwijdert of de websitegegevens wist. Dat geldt ook voor je naam, de gegevens van de andere persoon (totdat je die verwijdert) en de bevestigingen bij afzonderlijke brieven (totdat je de brief verwijdert).
• Op onze server: geen opslag, geen database, geen gebruikersaccounts. Brieven en vragen worden alleen tijdens de analyse (enkele seconden) in het werkgeheugen gehouden en daarna verwijderd.
• Gehashte IP-adressen voor de bescherming tegen misbruik: ongeveer 24 uur in het werkgeheugen, bij een herstart van de server direct gewist.
• Aankoopbewijs van je abonnement: geen opslag. Gehashte waarde voor de limieten per abonnement: tot het einde van de dag of maand in het werkgeheugen; controleresultaat van Google: hoogstens 10 minuten in het werkgeheugen.
• Bij AWS: geen opslag van de inhoud (zie nummer 7).
• E-mails aan ons: tot de afhandeling, daarna alleen bij een wettelijke bewaarplicht.

10. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage (art. 15), rectificatie (art. 16), wissing (art. 17), beperking van de verwerking (art. 18) en overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG). Omdat je brieven alleen op je apparaat staan, kun je ze daar zelf inzien, wijzigen, als back-up of tabel exporteren en wissen. Toestemmingen kun je op elk moment met ingang van dat moment intrekken (art. 7, lid 3, AVG). Op onze server staan geen gegevens van jou waarover wij inzage kunnen geven of die wij kunnen wissen; voor e-mails aan ons geven wij uiteraard gevolg aan je rechten.

Recht van bezwaar: tegen verwerkingen die berusten op art. 6, lid 1, onder f), AVG kun je op elk moment bezwaar maken om redenen die verband houden met je specifieke situatie (art. 21 AVG).

Vragen beantwoorden wij via info@peppermediavision.de. Je kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG), bijvoorbeeld bij de autoriteit van je woonplaats of bij de autoriteit die voor ons bevoegd is: Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland (Onafhankelijk Centrum voor Gegevensbescherming Saarland), Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken.

11. Kunstmatige intelligentie en geen geautomatiseerde besluiten

Letterbe is een AI-toepassing. Analyses, samenvattingen, uitleg in eenvoudige taal, conceptantwoorden, antwoorden op vragen, voorleesversies en vertalingen worden door een AI gemaakt (met toestemming: Claude of Claude Haiku van Anthropic via Amazon Bedrock; in de basismodus op ondersteunde iPhones: Apple Intelligence op het apparaat). Ze kunnen onjuist of onvolledig zijn; AI-resultaten kun je in de app melden. Bepalend is altijd het oorspronkelijke schrijven.

De AI doet voorstellen (termijn, bedrag, conceptantwoord). Besluiten met rechtsgevolgen neemt Letterbe niet (art. 22 AVG): je controleert en handelt zelf.

12. Leeftijd

Letterbe is bedoeld voor personen vanaf 18 jaar.

13. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan als de app of de rechtssituatie verandert. Over wezenlijke wijzigingen informeren wij je in de app.